Asuntos Básicos
Independientemente de los mecanismos de revisión que se hayan establecido para la recepción del material en los sitios de votación, se debe realizar una revisión final antes del inicio de la votación para asegurar que se cuenta con todo el material necesario. Si el sitio se instala antes de la jornada electoral, puede ser posible colocar parte del material en el sitio que corresponde el día previo a la jornada, excepto las papeletas, los registros electorales y otros materiales delicados.
Distribución de materiales
Antes de la apertura de votación, es necesario distribuir las papeletas y las listas de electores en la mesas correspondientes. Se deben establecer estrictos controles contables sobre las papeletas (o sobres) de votación que se reciban. Para que haya una conciliación precisa de las papeletas o sobres al cierre de la votación (ver Recolección de las Papeletas de Votación), es vital que todas las papeletas recibidas se contabilicen de manera individual y se registre su número total. Incluso cuando las papeletas se entregan en lotes, con talones numerados, pueden ocurrir errores durante su producción.
Cuando más de una persona se encarga de distribuir las papeletas o sobres de votación o no todos ellos son entregados antes del inicio de la votación, el administrador del sitio de votación debe llevar un control estricto de las cantidades y del horario en que se le distribuyen a cada responsable de su emisión. Ya sea que reciba las papeletas o sobres una sola vez antes de la votación o en varias entregas a lo largo de la jornada electoral, el personal que las recibe también debe contabilizarlas y llevar un registro de ello, sobre todo cuando se utiliza el método de entregas múltiples a lo largo de la jornada electoral.
Revisiones necesarias
La revisión de los materiales previa al inicio de la votación puede incluir lo siguiente:
- Todos los oficiales encargados de repartir las papeletas o sobres a los electores han recibido y contabilizado todo el material y equipo necesario;
- El número de papeletas o sobres con que se cuenta para iniciar la votación ha sido anotado en el registro de conciliación;
- Se cuenta con todos los formatos y materiales requeridos para la votación y se han distribuido de manera adecuada en las distintas mesas de votación;
- Se cuenta con materiales informativos para los electores;
- Se han distribuido las listas de electores entre el personal apropiado y se les ha dado una revisión final para asegurarse que contienen un juego completo de páginas y están listas para su uso;
- Las papeletas, sobres o material electoral que se mantienen en reserva se encuentran resguardadas en un sitio seguro que puede ser supervisado permanentemente;
- Si las papeletas van a ser llenadas a mano, que cada compartimento de votación cuente con los lápices o plumas necesarias;
- Se han distribuido materiales de apoyo entre todo el personal (plumas, lápices, papel, etc.)
