Estructura de responsabilidades
Los requisitos presupuestales y técnicos para mantener estructuras electorales permanentes capaces de distribuir internamente todo el material y servicios electorales pueden ser de tal magnitud que, como regla general, no resulte una propuesta viable. Por lo tanto, los organismos electorales dependerán en mayor o menor medida de otras agencias estatales, contratistas comerciales, e inclusive no comerciales, para el suministro de componentes vitales de la logística electoral.
La estructura o división de responsabilidades para el suministro de materiales y servicios de logística electoral variará de acuerdo con las capacidades del órgano electoral y del país en su conjunto. El papel fundamental del órgano electoral en la logística electoral es el de ofrecer una administración efectiva y garantizar su libertad, equidad e integridad. Esto se puede lograr de mejor forma en términos de costo-efectividad, a través de una estricta vigilancia de diversas funciones de la logística electoral, especialmente en los países de mayor desarrollo, que a través de la ejecución directa de muchas de esas funciones.
Cuando existe una pluralidad de organismos involucrados en la logística electoral, las responsabilidades y niveles de interrelación requieren ser definidos en arreglos contractuales que especifiquen cuales deben ser los estándares en el cumplimiento de tareas, los cuales serán supervisados por el órgano electoral y aplicados sistemáticamente. Con los plazos dispuestos para la logística electoral y el carácter inamovible de la fecha de los comicios, no se puede tener el lujo de entrar en largas disputas sobre la distribución de responsabilidades, o el descubrimiento tardío de que ciertas funciones no se han llevado a cabo.
Organismos electorales
La naturaleza y composición de los organismos electorales son factores que influyen en la distribución de responsabilidades de la logística electoral:
- Permanente o temporal.
- Independiente o controlado por el poder ejecutivo.
- Centralizado o descentralizado.
- Compuesto por miembros independientes o con representación de intereses.
En algunos casos, los órganos electorales pueden no tener la libertad para determinar la distribución de responsabilidades. En general, las políticas del sector público limitan su capacidad para adoptar soluciones basadas en criterios de costo-efectividad en la prestación del servicio electoral (Para un debate más amplio, véase Tipos de Organismos Electorales, y sobre tareas fundamentales, ver Actividades Clave).
En algunos casos, las ventajas percibidas en el organismo electoral respecto al suministro de un servicio transparente, imparcial y profesional -cuando se percibe a otras dependencias públicas o privadas como sesgadas, carentes de profesionalismo o corruptas--, significa que independientemente de imperativos de costo o eficacia, sería peligroso para la integridad de la elección delegar localmente algunas funciones de logística.
Puede haber ciertas tareas electorales que afecten la logística electoral y que, por razones de política estatal, sean asumidas por otros organismos. Por ejemplo, el registro de electores y la recopilación de una lista de votantes, podrían ser responsabilidad de otra agencia estatal cuyas habilidades y recursos en el manejo de datos sobre la población, le otorguen mayor eficiencia y ventajas en esta área. Dichos arreglos requieren de vigilancia por parte de los organismos electorales para asegurar que se recibirá un producto oportuno, profesional y exacto. Además, cuando estas tareas son llevadas a cabo por otros órganos, deben mantener su transparencia, con disposiciones para su monitoreo y observación como si fueran asumidas por el órgano electoral.
Aunque sería imposible cubrir en este breve resumen todos los modelos de responsabilidad posibles, es útil revisar cuales podrían ser las funciones clave del organismo electoral en materia de logística electoral y cuáles otras podrían delegarse de manera efectiva, considerando un entorno social neutro.
Funciones clave de la logística electoral
Al analizar lo que podrían ser las funciones clave de un organismo electoral en el terreno de la logística, es necesario determinar en que áreas su participación aporta un valor agregado a los procedimientos de logística a través de su experiencia, percepción pública de integridad y por las ventajas en cuanto a sus recursos. Estas incluyen:
- La vigilancia activa, la coordinación y control de calidad de todos los materiales y servicios requeridos para la logística electoral.
- El desarrollo de todas las políticas y procedimientos.
- El desarrollo y supervisión de todos los calendarios y horarios de la logística.
- Formular las especificaciones para el diseño y producción de todo el material y equipo de logística.
- La selección de los sitios de votación.
- El enlace con los participantes políticos, incluyendo la asesoría sobre requisitos administrativos.
- La administración de las mesas de votación, incluyendo la determinación sobre los horarios del personal y los materiales, y la administración de las funciones el día de las elecciones.
- La administración del conteo de votos.
- La determinación y comunicación de los resultados de las elecciones.
- El monitoreo sobre la integridad de los procedimientos de votación.
Para el desempeño de otras tareas que no involucran un conocimiento específico del proceso electoral, se pueden contratar otras agencias, de acuerdo a la experiencia, recursos y capacidades ejecutorias del órgano electoral. Dichos contratos no suplen la responsabilidad del organismo electoral de garantizar que el cumplimiento de estas se realice conforme a los principios básicos que rigen la logística electoral (ver Principios Guía).
Dada la naturaleza crítica de tiempo en que se deben ejecutar las tareas de logística, los estándares de confiabilidad y calidad del servicio que se suministra son factores de primordial importancia. Al determinar cuales tareas pueden ser delegadas, estos factores deben pesar mas que cualquier ahorro económico.
Funciones que pueden ser delegadas
Algunas de las funciones que podrían ser asumidas por organizaciones externas incluyen:
Seguridad. Contratación de una agencia especializada a nivel regional, nacional o internacional o, si fuera necesario, de alguna agencia militar (ver Seguridad).
Obtención de suministros. Para aumentar la percepción pública de transparencia, o de acuerdo con los requisitos de auditoría, la obtención de suministros puede ponerse en manos de comités oficiales (ver Materiales y Equipamiento).
Información al votante. El diseño y la producción de materiales, el manejo y la distribución de información en los medios de comunicación pueden ser manejadas más eficazmente por agencias especializadas de la comunicación, con el apoyo de organismos comunitarios.
Diseño de formularios y papeletas de votación. Esta función puede ser manejada mas eficazmente por especialistas en comunicación y producción, trabajando con base en especificaciones estrictas que formule la autoridad electoral.
Producción de material. Si bien el organismo electoral puede hacerse cargo de la producción de formularios cuando se trate de un bajo volumen, es poco probable que contar con facilidades para la producción masiva de formatos u otros documentos y materiales sea una buena política para el uso de sus recursos.
Selección de personal para las mesas de votación y los centros de conteo de votos. Esta es una labor muy intensa en un momento en que puede haber otras exigencias importantes sobre los recursos del órgano electoral. Dada la naturaleza dispersa e intensiva de la logística, esta función se le puede delegar a expertos en reclutamiento que trabajen de acuerdo con normas estrictas y vigiladas de selección.
Desarrollo de material y sesiones de capacitación para el personal de las mesas de votación. Esta función puede ser llevada a cabo de mejor manera en términos de costo-efectividad al utilizar recursos ya existentes en el sector educativo que trabajen con base en las especificaciones estipuladas por el organismo electoral.
Administración de la nómina del personal de votación. El día de las elecciones traerá consigo un aumento masivo en el personal del organismo electoral. El contar, para atender estos eventos tan poco frecuentes, con personal administrativo permanente puede no ser una buena forma de hacer un uso efectivo de los recursos del organismo electoral.
Identificación de los sitios de votación. La agencia de censo u otras agencias con sistemas de información geográfica ya existentes, pueden ser las mejor capacitadas para la identificación (mapeo) de los sitios de votación.
Logística para la votación en el extranjero. Esta labor puede ser desempeñada mas eficazmente mediante la contratación de recursos ya existentes en misiones diplomáticas, comerciales o gubernamentales en el extranjero, cuando éstas sean percibidas por el público como capaces de suministrar un servicio imparcial.
Desarrollo de sistemas y programas informáticos. Empresas externas especializadas pueden proporcionar este servicio según los requisitos o especificaciones del organismo electoral.
Manejo de plataformas de equipos automatizados. Debido a los altos niveles de inversión necesarios en sistemas informáticos que serán utilizados únicamente durante las elecciones, el uso de sistemas y redes de proveedores externos puede ser una alternativa más económica, siempre y cuando se mantenga y garantice el nivel requerido de confiabilidad, acceso e integridad.
Logística y almacenaje. Al igual que en el caso de la producción de materiales y equipo, el mantenimiento por parte del organismo electoral de facilidades permanentes de transporte y almacenaje interno ( e inclusive la contratación de una flota de automóviles o almacenes a corto plazo) no es la mejor manera de manejar los recursos internos del organismo.
Al considerar la delegación de cualquiera de estas funciones no fundamentales, se debe analizar cuidadosamente una visión a largo plazo sobre cuáles serían las implicaciones de cualquier dependencia de proveedores de servicio externos en la confiabilidad, calidad y costos de las necesidades de logística electoral. Las ventajas de administrar estas áreas de manera interna deben ser, por ejemplo, comparadas contra los beneficios de la contratación de proveedores externos:
- Desarrollo de habilidades internas;
- Consistencia en la estructura de prestación del servicio (en vez de desarrollar relaciones con proveedores externos de servicio en ocasión cada elección);
- El carácter instintivo interno para cumplir con los plazos y fechas límite.
El desarrollo de capacidades internas dentro del órgano electoral puede servir mejor las necesidades a largo plazo. Cuando el cumplimiento de las funciones de logística se contrate en el exterior, se debe determinar si estas responsabilidades pueden ser asumidas por:
