Asuntos básicos
En sistemas donde las papeletas son artículos contables, la impresión debe estar rodeada de estrictos controles de seguridad. Si la autenticidad de las papeletas depende del uso de papel especial, el stock de papel también deben estar estrictamente controlado. Como la producción de papeletas de votación es un proceso de gran volumen y sujeto a un tiempo limitado que requiere de total exactitud, el organismo electoral debe tener completa confianza en la capacidad, procedimientos de control de calidad, integridad y seguridad de los contratistas de impresión, además de que deberá instituir sus propios mecanismos de control de calidad.
Cuando se usan procedimientos de votación en los que las papeletas se colocan dentro de sobres -como los que se apegan al sistema francés- las papeletas se reparten libremente entre los votantes. Si bien la exactitud del contenido de la papeleta sigue siendo importante, no es necesario el mismo control de seguridad e integridad de los sistemas que usan papeletas de opción múltiple en las que el elector debe "marcar su preferencia".
Sitio de impresión
Para determinar el diseño de las papeletas, se debe tomar en consideración el tiempo que tardarán en imprimirse y si los contratistas potenciales son capaces de satisfacer las especificaciones establecidas. En el caso de algunos tipos de papeletas con características especiales, puede ser limitado el número de instalaciones de impresión potenciales, o pueden ser imposibles de producir a nivel local debido a la falta de la tecnología necesaria, o a la falta de capacidad para completar la tarea dentro del lapso disponible. Estos casos podrían obedecer a:
- Uso de papel de marca de agua u otros papeles especiales
- Métodos de impresión de seguridad
- Producción en block con talones foliados
- Impresión a colores y/o con fotos a color de los candidatos
La producción de papeletas en otro país puede elevar significativamente el costo, además de dificultar el control de calidad y el programa de suministro del material electoral más importante. Los tiempos requeridos serían más prolongados, a menos que se utilizaran medios de transporte muy costosos. La decisión de imprimir en otro país debe hacerse sólo después de considerar cuidadosamente todas las alternativas de producción local.
Debido al gran volumen y al corto periodo que suele estar disponible para la impresión de papeletas, puede ser más conveniente contratar la impresión a nivel regional, si existen los contratistas adecuados. Pero no ser conveniente contratar a más de uno, ya que se puede comprometer fácilmente el control de calidad y la estandarización del producto.
Calendarización de la impresión
La calendarización de la impresión dependerá de factores como con cuánta anticipación se necesitan las diversas papeletas. Si se requieren papeletas detalladas para el voto anticipado, o para mandar a mesas de votación en otros países, puede haber cierta urgencia para producir una cantidad inicial reducida para todos los distritos electorales.
Por el contrario, cuando se manejan papeletas en blanco para su llenado a mano para el voto anticipado o voto en ausencia (que pueden producirse con más anticipación), las instalaciones de producción centrales o regionales deben imprimir primero el material para los distritos electorales más remotos y con los tiempos de transportación más largos, para permitir que el empaque de las papeletas, junto con los otros suministros de las mesas de votación, se realicen a tiempo.
Control de calidad de la impresión
Es necesario que el organismo electoral, así como el contratista, apliquen medidas intensivas de control de calidad para asegurar que las papeletas de votación se impriman correctamente. Para esto, el organismo podría transferir al contratista el formato y la información de las papeletas de manera electrónica. Toda la impresión debe llevarse a cabo de acuerdo con instrucciones estrictas de control que incluyan autorizaciones para imprimir y transferir material, cantidades, contenido, seguridad y distribución (ver Ballot Paper Printing Instructions - Canada ).
Las medidas de control de calidad que deben instrumentarse para cada papeleta impresa (para distintos distritos electorales, diferentes tipos de votación o diferentes elecciones), incluirían la verificación inicial:
- Entrega de especificaciones detalladas del diseño al contratista, y comprobación que han sido comprendidas perfectamente -mediante el análisis exhaustivo de pruebas de impresión;
- Verificación detallada de las papeletas antes de mandarlas al contratista para su impresión revisión del orden de partido/candidato contra el orden anunciado después el cierre de las nominaciones; revisión de que sean correctos todos los detalles de partido/candidato requeridos en la papeleta contra la información proporcionada en las formas de nominación aceptadas;
- Revisión y firma, por parte del organismo electoral, de todos los negativos producidos por el contratista antes de que se impriman las pruebas.
Durante el proceso de producción, es necesario instrumentar las siguientes revisiones:
- Durante el proceso de puesta en marcha de los trabajos de impresión, La presencia de un funcionario del organismo administrador que cuente con la suficiente experiencia, para verificar el formato, la información, el color, la posición de la imagen y el corte de la boleta, únicamente cuando las muestras han sido aprobadas por el organismo administrador, se puede dar inicio a la impresión de los materiales;
- Durante el proceso de impresión, se debe hacer una constante revisión de boletas para revisar el color, imagen y corte de la papeleta. En caso de encontrarse alguna deficiencia, se debe detener el proceso para realizar nuevas pruebas hasta obtener la aceptación por parte del organismo administrador. Se deben revisar los paquetes de boletas producidas desde la última revisión y destruirse las que presenten alguna falla.
- Estos procesos de control deben repetirse siempre que se utilice un nuevo grabado, se incorpore a la producción una máquina para imprimir de distintas características a las existentes, o se vaya a dar inicio a la impresión de otro tipo de papeletas de votación.
- Cuando se producen papeletas en matrices numeradas u otros paquetes ordinarios, se deberán revisar los productos finales de ejemplo, para asegurar que están numerados correctamente, siguiendo una secuencia lógica y/o que los paquetes contienen el número exacto de papeletas de votación.
- En primera instancia esto puede parecer tedioso, sin embargo las consecuencias derivadas de la elaboración de un formato incorrecto de papeletas, de ordenar incorrectamente la información sobre los partidos y los candidatos, de una defectuosa presentación y recorte de la papeleta de votación (nombres de partidos/candidatos, eliminación de información sobre la forma de llenado de la papeleta), o fallas en el color (específicamente para papeletas impresas a color que contienen la fotografía del candidato o del logotipo del partido representado), pueden ser lo suficientemente serias como para comprometer el proceso electoral.
Seguridad.
En aquellos sistemas donde las papeletas de votación se perciben como materiales que conllevan significativos niveles de responsabilidad, se podrían incluir medidas de seguridad durante el proceso de impresión. Entre éstas, podríamos incluir:
- Instrumentar medidas para la seguridad del material de las papeletas;
- Almacenar en un lugar seguro y a prueba de agua todas las papeletas impresas, el stock de papel, las placas de impresión y todo el material de reproducción de papeletas;
- Mantener la seguridad física de la planta de impresión, incluyendo revisar a los empleados cuando se retiran de las instalaciones;
- Devolver de manera segura todas las placas de impresión y el material de reproducción al organismo electoral para su destrucción segura al final del tiraje.
Cuando se usa un stock de papel especial como control de integridad, también se requiere que el contratista adopte medidas de seguridad para:
- Disponer que el stock de papel esté almacenado en un lugar seguro de sus instalaciones;
- Rendir cuentas por la destrucción segura de todo el papel sobrante y de desecho, y todas las impresiones arruinadas;
- Responder por todo el papel suministrado pero no utilizado.
