Métodos de empaquetado
Existen dos métodos básicos de empaquetado para la entrega de materiales:
Un ejercicio que consiste en "recoger y empaquetar", el cual se lleva a cabo cuando se empaquetan materiales de diferentes mesas electorales de manera individual y de acuerdo con los inventarios de cada una de ellas. Este sistema resulta apropiado cuando las mesas electorales tienen diferentes capacidades de recepción y cuando los salarios y otros costos resultan bajos en comparación con los costos de los materiales.
Un paquete estándar con cantidades uniformes de material (en una o más cajas) para entrega a las mesas electorales. Este método resulta muy efectivo cuando las capacidades de las mesas electorales son similares (y particularmente cuando casi no existe un máximo de votantes para cada una de ellas). Incluso cuando las capacidades de las mesas varían mayormente, la provisión de paquetes múltiples a mesas con más capacidad, o bien la creación de paquetes estándar "normales" y paquetes estándar "de reserva", resultarán más convenientes que la creación de paquetes individuales para cada una de las mesas receptora de votos. (ver Election Kit Materials List - Canada .)
En cualquiera de estos dos casos, resulta más efectivo empaquetar un solo artículo a la vez que intentar la formación de un paquete completo, o la realización de un inventario en la mesa de votación antes de pasar a la siguiente. De esta manera, los materiales para las mesas pueden empaquetarse de manera progresiva al momento en que los proveedores los entregan.
Además, resultará más efectivo entregar todos los artículos a la mesa de votación en una sola entrega. Las entregas múltiples pueden dificultar el trabajo de los administradores de las mesas, así como aumentar los costos. Por otra parte, también pueden incrementarse las necesidades de seguridad en la mayoría de las mesas electorales.
A continuación se enumeran algunas medidas adicionales:
- Los paquetes de material electoral deben almacenarse en cajas o bolsas que tengan la resistencia y las medidas idóneas para cada método de entrega;
- Los paquetes deben cerrarse con sellos y/o cinta de seguridad para que pueda notarse cualquier intento de violación;
- Los paquetes deben etiquetarse de manera que su destino y sus contenidos queden claros.
(Para mayor información, ver Distribución.)
Localización de los paquetes
Cuando se utilizan paquetes estándar de materiales, resulta más efectivo empaquetarlos en instalaciones centrales. Con esto se evita la transportación y el manejo innecesarios y, por lo tanto, se reduce la posibilidad de error. Incluso cuando se hacen paquetes individuales para cada mesa de votación, el empaquetado en el ámbito central o regional permite:
- Evitar el manejo innecesario y reducir los costos de transportación así como posibles errores.
- Mejorar el control de calidad.
Controles de empaquetado
Siempre será necesario realizar auditorías e inventarios durante el empaquetado para controlar los siguientes aspectos:
- Los planes secuenciales de empaquetado;
- El marcado de los paquetes individuales o de los materiales electorales mientras se empaquetan;
- La organización de los materiales que requieren de seguridad una vez que se han empaquetado;
- La numeración y el etiquetado de los paquetes;
- La redacción de informes en cuanto al progreso de la operación;
- La procuración de seguridad en el lugar donde se lleva a cabo el empaquetado.
Normas sanitarias y de seguridad
El empaquetado debe cumplir con todos los requerimientos de sanidad y seguridad que sean necesarias. Para asegurar que los materiales puedan transportarse dentro de las mesas de votación y entre éstas, ningún paquete individual debe exceder los 20 kilos de peso.
