Consideraciones básicas
Las consideraciones financieras para las operaciones electorales deben garantizar lo siguiente:
- Fondos suficientes para el desarrollo de las actividades necesarias.
- Controles adecuados para un uso eficiente de los fondos.
- Disponibilidad de fondos al momento en que se necesiten.
(Para procedimientos financieros de organismos electorales, ver Costos. Para un análisis general de presupuestos y necesidades económicas, ver Consideraciones Presupuestales, Ciclos de Planeación Presupuestal y Financiera, Sistemas de Presupuestación, Garantías en el Suministro de Fondos, Calendario de Financiamiento y Consideraciones para la Presupuestación por Partidas.)
Existen algunos temas sobre el manejo de fondos en los operativos electorales que sobrepasan los temas de presupuesto y costos.
Autorización de gastos
Durante el periodo electoral con frecuencia existirá la necesidad de contratar personal y de hacer algunas compras urgentes en localidades específicas. Los procedimientos para la autorización de gastos pueden satisfacer dicha necesidad si se delega a las oficinas locales la responsabilidad de cualquier gasto menor que se haya considerado en el presupuesto. Por supuesto, esta delegación de responsabilidades económicas deberá llevarse a cabo de manera limitada y a través de un estricto sistema de control. Los sistemas de monitoreo relacionados con tales gastos son vitales para asegurar que los topes de gastos de las áreas administrativas locales sean respetados, para traspasar fondos entre áreas cuando ésto sea necesario y para asegurar que los fondos se distribuyan de manera satisfactoria. En ambientes bien controlados, el tema del otorgamiento de tarjetas de crédito para el uso de administradores electorales para la compra de materiales electorales puede ser un método apropiado.
Recibos de compra
Generalmente el Estado cuenta con diversas normas económicas que rigen los procedimientos de compra de los organismos o autoridades electorales. Dados los límites de tiempo que se dan durante los procesos electorales, los cronogramas que se necesitan para la aplicación efectiva de dichos procedimientos podrían hacer que éstos resulten impracticables (sobre todo cuando existen procedimientos tradicionales de compra, y cuando los gastos mayores están sujetos a aprobación por parte de alguna junta estatal). Para asegurar el abastecimiento puntual de material y equipo, es importante que se aceleren los procedimientos de compra disponibles y que éstos mantengan un estricto control de gastos.
Para esto se requiere de:
- Comparación de abastecedores potenciales con productos de calidad, y de precios correctos para que se alcance un valor óptimo por precio.
- Protección contra las comisiones o contrataciones ilegales.
- Controles contra el fraude por parte del personal.
Contratación de personal
Los costos de contratación de personal generarán el componente más importante de los operativos electorales, con excepción de las jurisdicciones en las que el personal está obligado por ley a otorgar sus servicios gratuitamente. La forma en que estos recursos (ver Costos de Personal y Capacitación) recursos sean manejados determinará la economía de todo el proceso electoral.
Los niveles de pago del personal necesitan ser considerados cuidadosamente. Excepto en las sociedades en las que la labor de los funcionarios de mesa se considera como una responsabilidad cívica, los salarios deberán ser suficientemente atractivos para la contratación de personal competente. La retención de este personal es importante; si los salarios se consideran como demasiado bajos, los funcionarios de mesa no estarán dispuestos a aceptar ofertas de empleo en las elecciones futuras, llevando esto a una pérdida de personal con experiencia.
Los salarios aceptables para los funcionarios de mesa pueden ser determinados comparándolos con los del personal del mismo nivel en agencias del sector público. Cuando los funcionarios de mesa tienen diferentes niveles de responsabilidad, por ejemplo, en el caso de los presidentes de mesa comparados con los guardias de urnas, se podría hacer una escala de diferenciación. Sin embargo esta escala de pago debe ser lo más sencilla posible para la mejora del proceso.
La simplicidad se puede aumentar al pagarle a los funcionarios de mesa una cantidad por las labores desarrolladas el día de las elecciones, por la capacitación, y por otras responsabilidades similares.
Al personal temporal que asista en las labores de oficina del organismo administrativo electoral podría pagársele por hora para disminuir los gastos de acuerdo a las altas y bajas de carga de trabajo. (ver Personal y Capacitación .)
Sistema de pago de personal
El hecho de que exista un gran número de personas contratadas como funcionarios de mesa generalmente funcionará como un elemento de presión sobre los sistemas de pago del personal y control de la validez de los pagos. Debe existir un sistema confiable para pagarle a todos los funcionarios de mesa con rapidez y puntualidad. El personal debe ser informado sobre los métodos de pago y las fechas de su capacitación. Los sistemas de pago deben ser capaces de alcanzar un nivel alto que permita cumplir con los compromisos establecidos. El no pagar a tiempo desalentará al personal para aceptar nombramientos en el futuro como funcionarios de mesa.
El uso de sistemas de pago ya existentes, (agencias gubernamentales grandes o sistemas de nómina de agencias de recursos humanos), deberían ser promovidos en las elecciones nacionales, especialmente cuando hay un gran número de personal que debe ser remunerado, ésto hará difícil lograr un nivel satisfactorio de eficiencia en el sistema de contrataciones externas (el hecho de que el personal no reciba su pago dentro de las dos primeras semanas después del día de las elecciones puede significar un deficiente nivel de servicio). Cuando no exista un sistema disponible con la suficiente capacidad, se requerirá adoptar la ruta más costosa de desarrollar un sistema interno.
Métodos de pago de personal
El método de pago tendrá variaciones de acuerdo al entorno. Puede ser posible que se otorgue el pago al personal el día mismo de las elecciones, aunque esto podría ocasionar problemas adicionales de seguridad en un día en el que la seguridad del material electoral debe tener prioridad. Además, se requerirá un control estricto de contabilidad financiera por parte de cada presidente de mesa.
Sería más propicio el enviar los cheques a los funcionarios de mesas después de recibir y procesar los reportes de asistencia y de conducta del día de las elecciones. Sin embargo, el pago inmediatamente seguido a la conclusión de las labores o un recibo personal del organismo administrativo electoral puede ser el único método viable en algunas sociedades. Cuando el pago se hace después del día de las elecciones, se deben hacer arreglos especiales para hacerles llegar sus pagos a los funcionarios en áreas en las que el servicio postal no sea confiable o a zonas rurales remotas. Para esto se puede utilizar un crédito directo a las cuentas de banco o a los recibos que utilice el organismo electoral.
La distribución del personal y del equipo (que en la mayoría de las ocasiones es portátil y muy valioso) en diferentes mesas puede presentar oportunidades de "pagos fantasmas"; por ejemplo, el pago a personal ficticio, y el pago adicional indebido a funcionarios de mesa. Los sistemas de control de contratación y de pago deben ser lo suficientemente fuertes para prevenir estas malas prácticas, pero además deben ser lo suficientemente sencillos para permitir el procesamiento expedito de un gran número de pagos.
Disponibilidad y fiscalización
Ya que los operativos de votación involucran grandes cantidades de personal y de equipo móvil distribuido en diversas locaciones, los sistemas para la contabilidad deben ser muy buenos. Se debe tener un cuidado especial en mantener el control sobre los objetos pequeños y desechables, así como teléfonos celulares y radios personales, además de garantizar que sólo se le pague al personal de mesa auténticamente designado. Los procedimientos de control financiero oficiales deben garantizar que:
- Los archivos de los materiales sean mantenidos en orden al igual que los archivos sobre la adquisición de equipo y transferencias, incluyendo registros, suministros y recibos.
- Los sistemas de fiscalización para los archivos de pago de funcionarios de mesa deben ser mantenidos con debido orden.
- El personal debe ser responsable de los fondos, materiales, y equipo en su posesión.
- Los controles de disposición de gastos, de materiales y equipo sean suficientemente rígidos como para prevenir apropiación ilegal o fraudulenta de los bienes electorales.
Durante su capacitación, los funcionarios electorales deben tomar consciencia de estos procedimientos, al igual que de las infracciones por quebrantar las reglas de fiscalización y estándares de comprobación.
Todas las transacciones y adquisiciones de materiales y equipo para los operativos electorales deben estar sujetos a fiscalización para asegurar que los procesos de contabilidad sean puestos en práctica. Cuando el organismo de administración electoral no cuenta con sus propias capacidades de contaduría, se requerirá la contratación de especialistas fiscales externos.
Asistencia internacional
La asistencia financiera internacional para los propósitos de los operativos electorales puede ser otorgada con base en misiones de asesoramiento, las cuales pueden no tener suficiente tiempo ni oportunidades para comprender totalmente los problemas de disponibilidad de fondos. Existe el peligro de que se tomen decisiones tardías por culpa de los procesos de revisión y aprobación en los países donantes, lo que llevará a una asistencia deficiente o al desperdicio de asistencia. Como cualquier otro arreglo financiero electoral, es mejor que esta asistencia sea planeada en relación al calendario electoral y enfocada apropiadamente, en vez de hacerlo en forma indiscriminada de manera que sea demasiado tarde para su uso efectivo o para el propósito original.
La disponibilidad para el financiamiento internacional (particularmente cuando ésta se ha retrasado y los fondos se mantienen sin gastarse al final del periodo electoral) es un tema de gran importancia financiera. El involucrar a los donantes a través de grupos guías para el uso de los fondos, o la atribucón de cientos de poderes para aprobar el uso de los fondos, puede ser a veces inapropiado.
