Consideraciones básicas
Los planes de contingencia son una parte importante de los planes generales de manejo de las operaciones electorales en todos los entornos y circunstancias. Puesto que el tiempo es crucial en las operaciones electorales, es necesario hacer planes de respaldo para posibilitar una rápida reacción ante las fallas de las operaciones o los cambios en el entorno social o físico. La elaboración de los planes de contingencia y de respaldo es de vital necesidad en lugares donde operan los procesos o sistemas por primera vez o en contextos donde existe el riesgo de un trastorno social. Idealmente, los planes de contingencia deberán identificar opciones flexibles adaptables a situaciones específicas; generalmente no es posible anticipar todas las contingencias que pudieran ocurrir.
Aunque es imposible identificar todas las contingencias que pudieran presentarse, para una discusión sobre las áreas en las que se necesitan planes de contingencia para las operaciones electorales remitirse a (ver Planes de Contingencia para los Materiales, Planes de Contingencia para los Sitios de Votación, Planes de Contingencia para el Personal y Planes de Contingencia Relativos a la Afluencia de Electores).
Enfoque operativo
La planeación para contingencias debe abordar diversas áreas donde las fallas de los sistemas o de otro tipo o los sucesos sobre los que los administradores operativos no tengan control alguno, podrían afectar la prestación eficaz de los servicios electorales, de acuerdo con el plan establecido. Estas áreas pueden incluir:
Las dificultades operativas o de manejo en casillas de votación específicas: Entre ellas se pueden incluir las ausencias del personal, los eslabones de comunicación averiados o la entrega extemporánea de ciertos materiales. Estos problemas podrían manejarse en la casilla de votación o en conjunto con los representantes locales del organismo electoral.
Fallas en el manejo electoral general o en los sistemas de suministro:. Tales contingencias incluyen fallas generales de logística, en el transporte, en los sistemas de correo o de comunicación, fallas en la producción de material esencial como son las boletas, las listas de votantes y los formatos electorales, o cuando el sistema de cómputo no responde como se espera. Puesto que esto afecta las capacidades y la eficacia general de las operaciones electorales, es recomendable que la instrumentación de los planes de contingencia se maneje desde un nivel más central de administración electoral, y que esté en manos de administradores electorales de alto rango en una posición desde la cual puedan tener una amplia perspectiva de los efectos de estas acciones en todos los aspectos del proceso electoral.
Desastres naturales o alteraciones del orden social. Entre ellos se incluyen incendios, inundaciones, terremotos, levantamientos sociales u otros disturbios. Estos fenómenos podrían afectar las operaciones electorales en su totalidad o limitar sus efectos a una o a algunas casillas. Puesto que podría ser necesario tomar decisiones con respecto al aplazamiento o la suspensión de la votación, en estas circunstancias es imperativo contar con la participación de los administradores electorales de alto rango para dar la respuesta apropiada ante tales casos.
Responsabilidades de la toma de decisiones
Los planes de contingencia deberán ofrecer un marco claro para la toma de decisiones de emergencia y presentar las opciones posibles de solución, y también deben definir las responsabilidades para determinar la instrumentación de dichos planes y los momentos clave en los que hay que tomar dichas decisiones. Deben definir específicamente para qué contingencias se podrá tomar la decisión a nivel local, aquellas para las cuales la decisión debe provenir de los funcionarios de alto rango del organismo electoral a nivel central, y aquellas para las que hay que consultar a otras dependencias estatales. Sin un marco claramente definido existe el riesgo de que se tomen decisiones locales sobre cuestiones de mayor trascendencia que podrían ser incongruentes o no dirigirse a las causas de fondo que originan los problemas.
Contenido del Plan de Contingencia
Los planes de contingencia deberán identificar cuestiones clave tales como:
- La naturaleza de la contingencia
- Las repercusiones operativas de la contingencia
- Las respuestas viables
- Las implicaciones financieras de las respuestas
- Cualquier efecto en otro proceso
Las respuestas viables, las implicaciones financieras y los efectos vinculados tienden a variar de acuerdo con la oportunidad de las decisiones de instrumentación del plan de contingencia, por lo que deberá incluir información acerca de estas variaciones.
Reconocimiento de la interdependencia del proceso
Dada la interdependencia de los procesos electorales, es importante que la planeación de contingencias no aborde cada una de las operaciones electorales como tareas independientes, sino que dé seguimiento a los efectos a futuro de cierta contingencia en un área, que puede no estar dentro de las operaciones electorales, en las actividades subsecuentes. Por ejemplo:
- La falta de planeación de los sitios de votación afectará las actividades de distribución de materiales, de contratación de personal y de información a los electores;
- Si hay una falla en los sistemas de impresión de listas de votantes se podría requerir la elaboración de una lista de formato diferente, cuyo manejo deberá ser explicado al personal electoral;
- La delimitación tardía de los distritos electorales afectará el momento indicado para el registro de candidatos y la identificación de las casillas electorales.
Planeación realista
Los planes de contingencia deberán ser realistas y eficaces. Deberá existir un mecanismo para determinar qué plan de contingencia alternativo se instrumentará, tomando en consideración la eficiencia con respecto al costo. Para elaborar planes de contingencia es necesario contar con un marco que haga referencia a los resultados de las operaciones electorales. Cualquiera que sea la tarea específica que requiera de respaldo o de apoyo para contingencias, el objetivo principal es contar con suficientes casillas que tengan los suministros adecuados para que los electores puedan votar. En situaciones de crisis, el rendimiento con respecto a otros objetivos es secundario.
A menudo la falla de los sistemas se debe a su excesiva complejidad con respecto a su entorno. No es conveniente crear planes de contingencia igualmente complejos, ni destinar gastos considerables para obtener pequeñas mejoras en el ejercicio o en el servicio.
