Sería preferible que los arreglos con los proveedores de materiales y equipamiento se realicen sobre la base de un programa de almacenamiento libre, que incluya disposiciones para su transportación a las locaciones centrales o regionales de almacenamiento o empaque del organismo electoral. Generalmente esto será mejor en términos de costo-efectividad, que si el organismo electoral toma a su cargo arreglos de transportación por separado y relevará de una carga administrativa al personal electoral. Esto no sería apropiado en los ambientes donde existen grandes riesgos en la seguridad. En este caso, lo más indicado sería que la autoridad electoral se encargue de transportar de manera segura el material a los sitios de almacenamiento y empaquetado
Para grandes cantidades de artículos, las entregas escalonadas pueden ser más apropiadas. Particularmente cuando se utiliza la transportación por parte de los proveedores, es esencial que la revisión detallada de los materiales que sean entregados al almacén se lleve a cabo antes de que salgan de su lugar de origen; que los documentos de transferencia (inventario de entrega del proveedor y archivos de control de materiales de la autoridad electoral) destaquen cualquier diferencia en la entrega esperada y que sean endosados por el personal del organismo electoral y por el conductor del transporte. Este es un componente importante de los mecanismos de auditoría y rendición de cuentas sobre los suministros electorales.
También es importante asegurar que el tipo de transportación que utilizarán los provedores sea el más apropiado y que no se comprometa como resultado de una negociación para tratar de disminuir los costos del contrato. Se deben especificar los tipos de vehículos que serán utilizados (por ejemplo, con protectores para el clima y para descarga rápida en las locaciones de almacenamiento electoral).
