Importancia de la asignación de responsabilidad en las tareas
Al desarrollar el plan de trabajo de la logística electoral, es importante que:
- Sea identificada cada tarea necesaria.
- Se especifique el plazo en el cual debe ser completada cada tarea.
- Se indiquen claramente las relaciones e interdependencia entre las diferentes tareas.
- Se designen personas o equipos específicos para concluir cada tarea.
Sin una clara asignación de responsabilidades, que permita un monitoreo efectivo del desempeño, pueden fallar los mecanismos de responsabilidad y rendición de cuentas. Bajo el clima de presión de la logística electoral, es muy fácil olvidar tareas aparentemente irrelevantes pero críticas, a menos que los responsables estén claramente identificados y sepan que de ellos depende concluir debidamente esa tarea. Para muchas tareas que forman parte de la logística electoral
existe también una responsabilidad legal para que se lleven a cabo correctamente.
Es muy importante que las personas a quienes se asigne una responsabilidad estén plenamente conscientes de ella y de cómo se relaciona con otras actividades de la logística electoral. Para esto será muy útil que se le suministren no solamente la legislación, los reglamentos y los ordenamientos aplicables, sino también que se preparen y distribuyan manuales y listas de verificación de las diferentes actividades. Existe un aspecto más personal y positivo en la asignación de responsabilidades: el tener plena conciencia de las responsabilidades que le corresponden y cumplir con ellas, incrementa la autoestima del personal y permite mejorar su desempeño.
Asignación de tareas y estructura del organismo electoral
El patrón real de asignación de responsabilidades dependerá de la estructura administrativa del organismo electoral y de todas sus responsabilidades legalmente estipuladas (ver Tipos de Organismos Electorales y Autoridad Centralizada vs. Compartida). Si se asignan demasiadas responsabilidades en niveles centralizados de autoridad se desperdicia la experiencia disponible y se impide el futuro desarrollo de las oficinas locales. Esto también puede sobrecargar de trabajo a quienes deberían asegurar su abastecimiento, calidad, consistencia e integridad, al distraerlos en actividades que se podrían llevar a cabo localmente.
La votación es una función localizada. Sin embargo, el desarrollo y producción del material, las normas, los procedimientos y el control de calidad son generalmente más consistentes si están centralizados. Las funciones específicas -tales como el reclutamiento de personal, el entrenamiento y la determinación de los sitios de votación-son generalmente más eficaces si la responsabilidad de su desarrollo se encuentra en el ámbito regional o local.
Asegurar la rendición de cuentas en el suministro de los servicios
Muchas funciones incluidas en los planes de trabajo de la logística electoral requieren la contribución de diferentes áreas del organismo electoral y/o una relación entre éste y otras organizaciones. Cuando se requiera ese tipo de vinculaciones, los planes de trabajo deben identificar al personal del organismo electoral responsable para rendir cuentas por la ejecución de los trabajos y los canales de vinculación que sean necesarios.
Cuando se contraten determinadas funciones de la logística con otras organizaciones, será de vital importancia que la responsabilidad de rendir cuentas sobre el desarrollo correcto de las actividades sea también asignada a personas específicas que formen parte del organismo electoral. Estas responsabilidades deben llevar consigo la tarea de desarrollar medidas para el control de la calidad (ver Control de Calidad de los Materiales) a fin de asegurarse de que los productos o servicios alcanzan por lo menos el nivel estipulado en el contrato.
Asignación de tareas en los sitios de votación
Desarrollar un plan de trabajo que haga responsables de tareas específicas a determinados miembros del personal u oficiales de los sitios de votación puede incrementar la eficiencia del entrenamiento y ayudar al servicio a los votantes. (Para más detalles acerca de las responsabilidad del personal en los sitios de trabajo, ver Categorías y Responsabilidades del Personal.)
