El papel de la evaluación de necesidades en la planeación
En la planeación de la logística electoral, el principal punto de partida para determinar los planes de trabajo relevantes será una evaluación de necesidades que compare la estructura y los recursos disponibles que serán necesarios para instrumentar la logística electoral con efectividad. Si bien la determinación de las necesidades globales es un factor importante, la evaluación de necesidades deberá también considerar detalles como qué sistemas y recursos se requieren en cada área. Con frecuencia, esta evaluación es más efectiva si se lleva a cabo en el ámbito local (bajo supervisión central) que desde un enfoque central.
La calendarios de la evaluación de necesidades es también un punto crítico para la buena administración de la logística electoral. Para lograr una planeación efectiva e integral dicha evaluación debe realizarse en la fase inicial del proceso de planeación. Si no se determinan con claridad las necesidades reales, se corre el grave riesgo de desperdiciar recursos, de tener un nivel inadecuado de ellos o de entorpecer su distribución o gestión. Todo lo cual incrementa el costo de la logística y puede afectar la integridad de la elección.
Aspectos básicos
La evaluación de necesidades normalmente debe incluir dos funciones relacionadas entre sí:
- Una evaluación corporativa de los sistemas, procedimientos y la organización de la administración para identificar áreas que requieran un esfuerzo adicional para que la logística electoral se lleve a cabo de manera efectiva.
- La identificación de las necesidades generales de recursos para la logística electoral y la determinación de que recursos adicionales se requerirán en términos de instalaciones, materiales, equipo, personal y comunicaciones.
Asuntos de administración corporativa
El primero de estos asuntos que es necesario considerar se refiere a la estructura, las habilidades y la cultura del organismo electoral, así como a cualquier incremento o cambio necesario para administrar efectivamente la logística electoral. Los organismos electorales pueden pasar de organizaciones relativamente pequeñas concentradas en algunas localidades hasta convertirse en una organización con numerosas y muy dispersas ramificaciones que incluyan sitios de votación y un gran número de empleados, como por ejemplo oficiales de votación. Es necesario identificar los incrementos efectivos que se requieren en los esquemas administrativos para lidiar con estos cambios.
Al respecto, la evaluación de necesidades estará relacionada con asuntos como:
La configuración de la administración de la logística electoral. Es necesario identificar los cambios requeridos en el esquema administrativo existente a fin de contar con estructuras organizativas y de distribución de responsabilidades, ubicación de los administradores electorales y cadenas de mando capaces de lidiar con muchas de las actividades relacionadas con la logística electoral que se encuentran dispersas y desconcentradas.
Mecanismos de control y supervisión. Serán necesarias estructuras de reporte, monitoreo y control adecuados para manejar los recursos y el personal que se ubican en diferentes localidades, así como las necesidades informativas que se derivan de la administración de un gran número de mesas de votación.
Un marco para los procedimientos de la logística electoral. Evaluar que tan apropiado resulta para cumplir efectivamente, en todas las posibles circunstancias, los requisitos o las disposiciones del marco legal y reglamentario de la logística electoral.
Acoplamiento y complejidad de los sistemas. Con objeto de asegurar la capacidad de aislar posibles fallas en algún punto de la logística a fin de que no se extienda y cause un colapso general en áreas conexas, será necesario contar con esquemas de planeación de contingencia y respuesta a situaciones de emergencia.
Capacidades corporativas disponibles. Evaluar su capacidad para ejecutar las diferentes tareas y determinar si es necesario algún entrenamiento adicional.
Canales de comunicación, tanto formales como informales. Evaluar los canales que es necesario establecer a fin de que la información y las instrucciones lleguen a sus respectivos destinatarios en forma clara y oportuna.
Estilo administrativo apropiado. Determinar el modo apropiado de delegar la toma de decisiones a las autoridades de los sitios de votación, para lidiar con la expansión del rango de actividades y del número de recintos administrados por un organismo electoral.
Cultura. Evaluar la atmósfera de equipo y el compromiso con los principios de la logística electoral (ver Principios Guía) de los administradores electorales y la necesidad de inculcarlos en el personal temporal contratado durante el proceso así como en los proveedores de servicios externos.
Evaluar la necesidad de cualquier esfuerzo adicional para lograr los objetivos anteriores es tan importante como evaluar la necesidad de recursos. Si no se logra que la administración, los procedimientos, la comunicación y el cumplimiento de los compromisos sean eficaces, los recursos disponibles no podrán ser utilizados de manera efectiva.
Asuntos relacionados con la necesidad de recursos
El segundo nivel de evaluación de necesidades se relaciona con los recursos que realmente se necesitan para llevar a cabo la logística electoral de manera efectiva. El factor determinante en la necesidad de recursos es el número de votantes a quienes hay que servir, considerando los requisitos legales y procedimentales del voto. La evaluación tentativa de los recursos necesarios es un elemento indispensable en la planeación electoral anticipada. Esta evaluación se ajustará más adelante cuando se tenga información más precisa de factores como el número de votantes y la ubicación de los sitios de votación.
La evaluación de los recursos necesarios debe incluir elementos como:
- El equipo y materiales necesarios en las oficinas de los organismos electorales.
- El personal necesario para los sitios de votación, el escrutinio de votos y la administración de la elección, así como las necesidades para su reclutamiento, capacitación, transporte y abastecimiento (ver Personal y Capacitación y Capacitación).
- El personal, material y otros recursos necesarios para que los programas de información a los votantes puedan darles a conocer los sitios y métodos de votación (ver Información a Votantes).
- El equipo necesario para los sitios de votación y el escrutinio de papeletas -urnas, compartimentos o mamparas para votación, mobiliario, facilidades-- (ver Materiales y Equipamiento, Equipamiento para la Jornada Electoral).
- El material necesario para los sitios de votación (ver Materiales para la Jornada Electoral).
- Cualquier almacenamiento necesario para el equipamiento y el material (ver Almacenamiento Previo a la Jornada Electoral y Almacenamiento Posterior a la Jornada Electoral).
- El transporte y distribución de equipamiento, material y personal para la jornada electoral (ver Transportación).
- Los sistemas y equipos de comunicación para posibilitar el flujo de información eficaz y mantener la seguridad (ver Sistemas de Comunicación).
- Con base en la evaluación de riesgos, requerimientos para la seguridad (ver Seguridad).
- El número de sitios para la votación y el escrutinio, tomando en consideración cualquier facilidad de votación especial que tenga que estar disponible (ver Sitios de votación).
Criterios para la asignación de recursos
Disponer de criterios o procedimientos generales para la asignación de los recursos permitirá evaluar las necesidades de un modo consistente, poco complejo y en términos de costo-efectividad, asuntos como:
Una vez que se hayan determinado las necesidades, habrá que emprender acciones para:
- Identificar cuándo se pueden satisfacer esas necesidades con los recursos existentes, ya sea en el organismo electoral o en alguna otra fuente.
- Identificar los recursos adicionales que será necesario adquirir, así como el mejor método para hacerlo.
- Desarrollar planes de trabajo que aseguren que todos los recursos necesarios estarán disponibles en el lugar y momento adecuados.
Como parte de la evaluación de necesidades, es indispensable realizar, si aún no existe, un inventario de los recursos existentes -equipamiento, material, personal, sistemas y procedimientos, así como de su ubicación.
Uso de registros históricos
Para llevar a cabo la evaluación de necesidades, es muy útil contar con información de las elecciones pasadas. Esta información debería incluir no solamente los registros de adquisición y distribución de recursos de los organismos electorales, y las acciones administrativas emprendidas, sino también:
- Las evaluaciones y otros reportes del funcionamiento de las pasadas elecciones, detallando en qué momento los cambios en las estructuras, los sistemas, los procedimientos y el nivel de recursos administrativos incrementaron el costo-efectividad de la logística electoral (ver Evaluación del Reclutamiento y la Capacitación).
- Los reportes del personal administrativo y de los oficiales de las mesas de votación acerca del funcionamiento de la elección anterior (ver Cierre de la Votación).
