Revisión de la preparación.
Las fallas, durante la implementación de los sistemas de control, para asegurar que cada estación de votación se encuentra propiamente preparada para abrir la votación a la hora señalada, no solo traen como consecuencia un servicio deficiente al votante sino a fallas potenciales en la elección. Es absolutamente vital que los planes de trabajo del cuerpo directivo electoral para el periodo electoral incluya puntos de revisión sobre los cuales se evaluará la preparación del sitio de votación, permitiendo con ello una rectificación rápida de cualquier deficiencia. Mientras que el momento exacto para tales puntos de revisión dependerá de los lapsos sobre el calendario electoral específico, existen aspectos estandarizados que necesitan señalarse.
Especialmente, durante la última semana al día de la votación, es esencial llevar a cabo un monitoreo del estado de preparación que guarda la estación de votación. Ello contiene no solo un aseguramiento con respecto al sitio mismo, sino que todas las provisiones y personal se encuentran en el transporte con dirección a la locación de votación y que todo material que se entregue haya llegado a su destino indicado. Estas verificaciones generalmente se delegan al nivel de comandante de elección más que a un nivel central.
Uso de listados de verificación
Se debe reforzar el uso de listados de verificación. A nivel de distrito electoral, puede realizarse un inventario por separado para cada estación de votación o bien, realizarlo combinado contrastando el inventario maestro contra la preparación de la estación de votación. A un nivel central, el estado total de preparación en cada distrito electoral directivo debe verificarse similarmente.
Revisión inicial general
La revisión de preparación a un primer nivel puede tomar lugar cuatro semanas antes del día de votación, dependiendo del calendario electoral. En este punto, los directivos de distritos electorales deben estar disponibles para asegurarle al ejecutivo del cuerpo directivo electoral central que:
- Todas la locaciones de votación que se requieren han sido aprobadas oficialmente y satisfecho todos los requerimientos para empleo;
- Se firmaron todos los convenios para el uso de las locaciones de votación y centros de conteo requeridos;
- La disposición para cada locación de votación haya sido aprobada;
- Las evaluaciones de necesidades haya sido realizadas para cada locación de votación y que el equipo que se requiere, así como los materiales, los arreglos logísticos para la transportación y el mejoramiento de las facilidades del sitio hayan sido identificadas, registradas y arregladas para ser surtidas, aún por el cuerpo directivo electoral o por proveedores externos, todo ello implementado de acuerdo a los procedimientos preestablecidos;
- En número de personal del equipo de trabajo para cada estación de votación y locaciones para el conteo debieron ser aprobados y ya recluido el personal para cada una de las posiciones;
- Ya los arreglos listos para la capacitación dirigida a todo el equipo de trabajo.
Segunda Revisión General
Mientras que el monitoreo continuo de los preparativos en los sitos de votación tomarán lugar durante todas las semanas siguientes, un momento de mayor revisión posterior podrá programarse alrededor del 7 días antes de la votación. En este momento, se deben tomar en consideración los compromisos siguientes, relacionados a los preparativos del sitio de votación a ser proporcionado por el cuerpo central directivo electoral:
- Se han contratado y entrenado a todas las personas que conforman el equipo de trabajo de las estaciones de votación que se requieren (así como la sustitución del equipo de trabajo en caso necesario);
- Cualquier medio adicional en telecomunicación, que se requieran en las estaciones de votación, que se encuentren en su lugar y los sistemas de comunicación para todas las estaciones de votación ya hayan probado y trabajen satisfactoriamente;
- Arreglos para confirmar el conjunto de llaves para entrar a los establecimientos de las estaciones de votación.
- Planes de contingencia a materiales, equipo y personal de trabajo listos a funcionar de ser necesarios;
- Reporte sobre la situación de recepción de materiales requeridos para proveer a los sitios de votación y acciones a tomar para cubrir cualquier déficit;
- Reporte sobre la situación que guarda el empaquetamiento de los materiales y equipo para su transporte a los sitios de votación;
- Reporte sobre la situación sobre cualquier programa de información pública a cerca de facilidades para la votación, locación de las estaciones de votación y horario de votación publicados.
Distribución de Provisiones
Para asegurar que se encuentre listo el sitio de votación, todos los materiales y equipos requeridos deben estar distribuidos previamente al día de la votación, dejar ello hasta la mañana en que inicia la votación implica problemas. Los métodos y tiempos de distribución y recepción de materiales y equipo se discute en Distribución y Recepción de los Materiales de Votación y Transportación. En situaciones de bajo riesgo de seguridad, en donde los materiales se distribuyen o colectan por los directivos de la estación de votación, ellos mismo deben también verificarlo y cualquier omisión ó déficit será reportado inmediatamente.
De igual forma, cuando los materiales se entreguen directamente a la estación de votación, los directivos de la estación de votación deben comprometerse a estar presentes en la estación de votación para recibir y verificar la entrega correcta de todo el equipo y de los materiales sobre un inventario de la estación de votación. Cualquier diferencia en la entrega debe reportarse inmediatamente a la oficina de administración del distrito electoral. Las listas de verificación para dichos reportes las mantendrán los directivos de los distritos electorales.
La instalación antes del día de votación
Una votación a punto de iniciar se reforzará si las estaciones de votación se instalan por los directivos de la estación de votación (apoyados por otros oficiales de casilla si fuera necesario) en la noche inmediata anterior al inicio de la votación, en la medida en que la locación lo permita (en las locaciones al aire libre por ejemplo no sería generalmente posible llevarlo a cabo de esta manera). Ello es útil, si siguiendo la instalación, cada directivo de la estación de votación reporta al directivo del distrito electoral que la estación de votación está instalada y segura, lista para dar inicia a la votación del día siguiente. Dichos reportes pueden incluso servir para un examen final de los sistemas de comunicación que se usarán en el día de la votación.
Continuando con la instalación completa, y del reporte sobre su puesta en marcha, el directivo de la estación de votación debe asegurarse de que se apaguen las luces, las alarmas se activen y que el área se cierre con llave antes de dejar la locación.
Lista de verificación de la instalación
Un listado de verificación se debe completar por el directivo de cada estación de votación comprobando que todas las acciones requeridas para la instalación de la estación de votación se han completado. Los aspectos relevantes que se incluyan en la lista pueden ser:
- Luminosidad satisfactoria, y que se ha instalado cualquier equipo adicional de luz que se requiriera;
- Se encuentran en operación los sistemas de comunicación _ teléfonos, fax, radios, etc;
- Se encuentran accesibles todas las áreas de la estación de votación que se requieren, con la provisión de las llaves respectivas;
- Se encuentran presentes las urnas de boletas, aún sin sellas y en las posiciones requeridas;
- Se encuentran arregladas las mesas, sillas y vallas de acuerdo a la disposición acordada;
- Los compartimientos de votación se han instalado, en posición correcta, y ( en donde se utilice de acuerdo al manual) se han añadido leyendas respectivas;
- Se encuentran en su lugar los equipos de comunicación locales;
- Posters de información y noticias que se requieran adentro de la estación de votación se han dispuesto en las posiciones correctas;
- Los materiales, incluyendo cualquier material instruccional o listado de verificación para los oficiales se han sorteado para su uso y colocado en las tablas de las áreas correctas dentro de la estación de votación.
- Si se han implementado arreglos para seguridad, las fuerzas de seguridad se encuentran en sus posiciones de acuerdo a lo planes;
- Las boletas, listas de votación y demás material contable ha sido asegurado apropiadamente (en ambientes de bajo riesgo de seguridad, ello puede permanecer bajo responsabilidad del directivo de la estación de votación y ser verificado y verificado hasta el día de votación, en ambientes con menor seguridad, el directivo de la estación de votación debe reportar que este material contable se encuentra seguro en cualquier locación que previamente se haya arreglado, por ejemplo, policía, banco u otra institución de seguridad);
- Se ha probado cualquier equipo electrónico que se use para la votación en el sitio y con funcionamiento correcto.
La mañana del día de votación
En la mañana del día de votación, antes de que dé inicio el horario para el comienzo de la votación, cada directivo del sitio de votación debe reportar al directivo del distrito electoral que la estación de votación se encuentra lista. Esta información es vital para los directivos electorales. El último problema que ellos desean en el día de la votación es percatarse de que la estación de votación no abrirá en tiempo o que los directivos de la estación de votación repentinamente se dieron cuenta de que faltaban materiales esenciales.
Cuando las estaciones de votación se han instalado y se han proporcionado los reportes de su puesta en marcha una noche anterior ello parecería un requisito redundante, sin embargo, las situaciones pueden cambiar del momento de la instalación a la mañana siguiente. Cuando un gran número de estaciones de votación se administran desde un solo punto, se diseñarán un horario para la entrega de reportes, lo que es importante es que el reporte se entregue antes del momento en que inicie la votación con respecto a otras estaciones de votación.
Cualquier problema en las estaciones de votación - personal del quipo de trabajo que no cumplió su obligación de reportar, problemas en materiales o equipo previamente no notificado, sobre aspectos de seguridad o problemas de multitudes de votantes llegado el momento de la votación - deben pronta y claramente ser reportados a fin de permitir la implementación de los planes de contingencia (ver Planes de Contingencia). El listado de verificación pre-inicio a las actividades de votación (ver Preparativos para el Inicio de la Votación) puede servir de base para dcho reporte.
