Cuestiones básicas
Una vez establecida la necesidad de los sitios de votación en áreas particulares (ver Análisis Demográfico y Ubicación de los Sitios de Votación), se deberán hacer los siguientes arreglos:
- Se deben identificar las construcciones actuales u otras localidades donde se vaya a llevar a cabo el voto;
- Se deben poner en su lugar los arreglos contractuales para su utilización;
- Se debe asegurar que estos están propiamente equipados, amueblados y abastecidos.
Identificación de los Predios Adecuados
Los arreglos a hacerse para la identificación de los sitios de votación adecuados están mejor organizados al nivel local más que centralizado, a través del jefe del distrito electoral o comisión electoral para el distrito o área de administración. Generalmente el personal local tendrá una mayor habilidad para hallar facilidades potenciales en el área. En donde hay cuerpos electorales permanentes con presencia en las localidades, la valoración periódica de potenciales localidades/predios disponibles ayudará a la minimización de las cargas de trabajo durante el periodo de elección. Es importante que el contacto se inicie con representantes de las autoridades estatales responsables o dueños de los predios potenciales en una etapa temprana del periodo de elección.
Inspecciones de Sitio
Donde sea posible, los sitios o predios a ser utilizados para la votación deberán ser inspeccionados por personal experimentado antes de que se tome cualquier decisión en la locación (ver Estándares para los Sitios de Votación). Si no es posible la inspección, cierta cantidad de información, las facilidades disponibles y cosas por el estilo de deberán obtener de la investigación que se haga a los dueños de las localidades o predios. (Para un ejemplo de un paquete de documentos de investigación y de confirmación del uso del sitio o predio para casilla de votación, ver Determination of Polling Location Forms, New Zealand .)
Para ayudar en la determinación de la conveniencia de ciertos predios o localidades específicas para ser utilizados como casillas de votación, se deberá desarrollar un criterio con respecto al estándar de facilidades que se deberán presentar en la localidad de votación. (para las facilidades que se podrían necesitar, ver Facilidades en los Sitios de Votación.)
Esquema convencional
El desarrollo del esquema convencionalk para las casillas de votación ayudará al máximo en lo siguiente:
- La consistencia del servicio a los votantes;
- El suministro de costo eficiencia;
- La correcta implementación de los procesos de votación;
(para esquemas potenciales, ver Criterios para los Arreglos en la Estación de Votación.)
Valoración de las Necesidades
Puede ser que no sea posible obtener la localidades que reúnan por completo los requisitos para los estándares de facilidades, mueblería y otros equipos por lo que hace a los esquemas autorizados. Para cada casilla de votación se deberá efectuar una valoración de la necesidades, identificando así el equipo adicional y otras facilidades que se requieran. (Para la valoración de las necesidades, ver Revisión de las Necesidades en los Sitios de Votación.)
Arreglos Contractuales
La especificación de las actuales localidades de votación deberá ser un proceso registrado -por razones de rendimiento de cuentas tanto operacionales como financieras. Las construcciones o localidades a ser utilizadas para la votación deberán ser cubiertas por un arreglo contractual formal (ya sea que hay o no un pago de por medio) para asegurar el sitio y que las facilidades estén disponibles como se requiere para la votación (ver Reservación de los Sitios de Votación para más detalles). Las decisiones en las localidades de votación adecuadas deberán considerar el costo asociado, tanto los costos del arrendamiento como cualquier otro costo en el que sea necesario incurrir para mejorar las facilidades presentadas..
Disposición de las Casillas
Una de las tareas más importantes en el manejo de las operaciones de votación es el asegurar que todas las casillas de votación estén listas para sus operaciones el día de la votación. El sistema de monitoreo para seguir el estado de la disposición de cada casilla de votación y rectificar las deficiencias es esencial para el manejo de la efectividad el día de las votaciones y para la integridad del voto. (el monitoreo de la preparación de las facilidades de las casillas de votación se discute en Preparación del Sitio de Votación.)
Mapas
Es esencial en la planeación de la logística y para las campañas de información pública, que se produzcan los mapas indicando la ubicación del sitio de votación. El detalle requerido de estos mapas variara de acuerdo con el propósito para el que se utilicen (ver Mapas para la Ubicación de los Sitios de Votación).
Nombres/Números de Identificación de las Casillas de Votación
A cada casilla de votación se le debe asignar un nombre o número de identificación, para su uso en:
- Campañas de información pública;
- Crucial, para asegurar el control del despacho y la devolución de las urnas y materiales de elección;
- Control del conteo y de resultados.
Cuando diversas subdivisiones de votación o distritos electorales comparten la misma locación, la separación de los nombres y/o números de identificación se vuelve crucial. Sería de utilidad que el marco legal electoral exigiera que el número o nombre designado a cada casilla de votación se autorizara por un alto miembro designado de el cuerpo de manejo electoral y publicado oficialmente.
