Requisitos generales
Los arreglos para el transporte y flete de material y equipo electoral necesitan cubrir:
- La entrega de equipo y materiales al organismo electoral después de su producción (en situaciones de bajos riesgos de seguridad, esa entrega es a menudo llevada a cabo de manera más económica por el fabricante y está incluida en los costos de producción);
- Cualquier entrega requerida que necesite transportarse desde las bodegas centrales o regionales del organismo electoral hacia las oficinas administrativas locales;
- La distribución de equipo y materiales a las mesas de votación y otros sitios electorales;
- Las contingencias de transporte de emergencia durante la jornada electoral;
- El transporte de material electoral a los centros de conteo de votos (cuando el conteo se realice en sedes regionales o centrales y no en las mesas de votación);
- La devolución del equipo y materiales electorales a los almacenes del organismo electoral para su clasificación o almacenamiento;
- El desecho del material electoral que no se va a guardar;
- Los servicios de mensajería entre las oficinas centrales, regionales y locales del organismo electoral.
La planeación de la logística debe tomar en cuenta las rutas y medios de transporte más económicos, considerar las condiciones de la infraestructura local, los constreñimientos de tiempo y las evaluaciones de seguridad. Será más difícil suministrar un servicio económico a las áreas más remotas; ya que puede ser necesario el uso de transporte aéreo, marítimo o similares, que implican costos mucho más elevados. De manera similar, el servicio a los sitios electorales en el extranjero requerirá generalmente de transporte aéreo urgente y más costoso.
Contratación externa
Generalmente, no resulta económico para el organismo electoral mantener su propia flota de transporte. Sin embargo, pueden existir ciertas ventajas al alquilar vehículos y conductores en zonas urbanas para los periodos críticos de la repartición y entrega de materiales. Esto puede ser necesario cuando no estén disponibles otros medios de transporte apropiados, incluidos los vehículos de otras agencias gubernamentales. Cuando los vehículos son alquilados, el costo total puede incluir todo tipo de gastos asociados, tales como conductores, gasolina y seguro.
Seguridad en el transporte
El material y equipo electoral deben ser transportados por medios que mantengan un alto nivel de seguridad. El nivel de seguridad requerido dependerá en gran medida de los riesgos que se hayan evaluado. En ámbitos de bajo riesgo, se pueden utilizar sistemas normales de transporte comercial e inclusive vehículos privados; pero en situaciones de más alto riesgo pueden ser necesarios arreglos especiales para utilizar vehículos blindados o de las fuerzas armadas, la policía o alguna agencia internacional. En estas situaciones, los costos pueden ser muy elevados, sin embargo, la seguridad apropiada del material debe ser una consideración prioritaria.
Necesidades de los oficiales de la mesa de votación
También puede ser necesario proporcionar transporte para los oficiales de las mesas electorales y, en algunas situaciones de alto riesgo, convoyes de seguridad para los votantes. En lo que concierne a los oficiales de mesa, puede ser necesario el alquiler de vehículos para proporcionar:
- La movilidad requerida para oficiales ambulantes (ver Otro Personal para la Logística Electoral );
- Un servicio de transporte para los oficiales de las mesas de votación, cuando éstos se encuentren trabajando fuera de zona local o cuando las facilidades de transporte público sean poco adecuadas (resultaría más económico el uso de autobuses en lugar de vehículos más pequeños);
- Transporte para las unidades móviles de votación, tanto en zonas urbanas para atender a determinadas instituciones especiales como en áreas remotas.
Economías potenciales
Existen oportunidades para generar economías en los costos del transporte al utilizar, cuando sea posible:
- Medios de transporte de otras agencias gubernamentales o militares para la distribución y recuperación de equipos y materiales (una opción menos atractiva cuando se utilizan sistemas de pago por parte del usuario en servicios interinstitucionales);
- En áreas de bajos riesgos de seguridad, el pago de una cuota económica que permita el uso de vehículos pertenecientes a los administradores electorales para transportar materiales y personal electoral hacia las mesas de votación, en lugar de contratar servicios privados de transporte que resulten más costosos;
- La distribución de equipo y mobiliario electoral desde locaciones regionales en vez de una sede central;
- Asegurarse que el mobiliario e instalaciones disponibles en las mesas electorales sean utilizadas, para evitar así el transporte de mobiliario o de equipo adicional;
- En zonas rurales o remotas, el uso de sitios de votación que tengan facilidades para el almacenamiento gratuito de equipo voluminoso, como compartimentos o mesas, durante el período entre elecciones.
