Materiales de Referencia Requeridos por los Observadores
Los materiales de referencia de calidad son la herramienta esencial de cualquier observador para cumplir con sus objetivos. este matetrial se debería proporcionar a los observadores con suficiente tiempo de anticipación para que se puedan familiarizar con las localidades, actividades y entornos relevantes para sus tareas, preferiblemente tan pronto como se les reclute y dentro de las sesiones de adiestramiento avanzadas. La lista básica de materiales requeridos para cada observador incluye:
- La descripción de la asignación
- documentos de acreditación
- manual del observador
- formatos y listas de reportes y revisión a ser requisitadas
- Arreglos de utilización individual, transporte, alojamiento, comunicaciones, seguridad y emergencia
- Nombres y detalles de contacto local
Descripción de la Integración
La descripción de la integración documenta los objetivos de la observación y las tareas de los observadores electorales para alcanzarlas -esto es, las actividades específicas y localidades de donde son responsables de monitorear y el resultado agendado (v.g., reportes) requeridos para los observadores. Esto se el manejo básico de control de documentos para las actividades de campo.
Documentos de Acreditación
Se deberá proporcionar a los observadores con una credencial oficial de identidad (de preferencia con fotografía) emitida por su organización de observadores. Se deberá arreglar la forma de crear credenciales o documentos de acreditación por parte de los cuerpos de manejo electoral si es que se quiere que los observadores entren a ciertas áreas que estén prohibidas para el público en general, tales como las casillas de votación o las reuniones oficiales. Tales acreditaciones se deberán considerar de acceso ilimitado, por ejemplo, no solo a una casilla de votación, para permitir flexibilidad en la observación. Los documentos de acreditación los deberá guardar el personal de observación bajo estrictas medidas de seguridad.
(Para mayor información acerca de la invitación y acreditación de los observadores, ver Invitación y Acreditación de Observadores .)
Manual del Observador
Para una entera descripción de los temas que pudieran ser incluidos dentro del manual de observadores para las operaciones de votación, ver liga. En resumen, el manual deberá presentar de forma efectiva:
- las metas y alcance de la observación
- Los productos que los observadores requieren
- El entorno social, político e histórico de la elección
- La legislación, regulaciones y códigos relevantes
- El sistema electoral y su administración
- Los procesos de operación del voto
- Los derechos, responsabilidades, condiciones de servicio y estándares de conducta de los observadorest
- Información reunida y estrategias de divulgación
- Administración general para el grupo de observadores
(para ejemplos de manuales, guías y libros para la observación, ver Handbook for Election Observers - Council of Europe y International Observer Manual, IFES, Albania 1996 .)
Listas de Revisión y Formas de Reporte
Los registros de campo que utilizan formatos de listas de revisión o formas de reporte estandarizadas aseguran una cobertura consistente por parte de los observadores y se apuntan objetivamente hacia reportar. Hacen una memoria sencilla para los observadores. El desarrollo de una lista de revisión comprensiva y el control de su llenado de forma correcta, asegura que todos los aspectos de la actividad que sean monitoreados se cubran. Sin embargo, así como con cualquier forma, se deberá enfatizar la sencillez en el diseño de las formas de reporte y en las listas de revisión.
La entrega de la evidencia básica de la celebración de la elección en tales formatos estándares simplifica la tarea de valorar el desarrollo general de las elecciones y compilar resúmenes de reportes. (para ejemplos de listas de revisión para monitorear las actividades electorales, ver Observer Worksheet - IFES, Russia, 1996 y Pollworker Forms .)
Procedimientos Administrativos
Con el esfuerzo de asegurar que los planes operacionales de los observadores se documenten, el desarrollo de instrucciones que sean comprensivas dentro del marco de trabajo administrativo para el ejercicio de la observación no deberá ser negado. En el desarrollo de un equipo de observación, es necesario que los miembros del equipo sientan que están siendo tratados con igualdad dentro de un marco de trabajo administrativo consistente.
Se deberán rendir explicaciones claras y concisas a todos los observadores de los procedimientos administrativos del grupo. Esto se podría incluir en el manual del observador o emitido como instrucciones separadas. Las cuestiones generales que deberán ser cubiertas son:
- arreglos de transporte
- accommodation arrangements
- Arreglos y delegación de facultades para el pago de gastos y tarifas
- Procedimientos de comunicación
- Arreglos de reportes
- Números de contacto de emergencia dentro del centro de manejo de observación
- Reportes de enfermedad o de ausencia
- Seguro de bienes y de personas
- Información personal de seguridad, incluyendo armarios de municiones y armas, cuando sea relevante
- Arreglos de contingencia o de evacuación de emergencia
Los observadores podrán ser asignados a una parte del país con la que no estén familiarizados. Los observadores internacionales podrían estar en un país en el que no estén familiarizados con el lenguaje, la infraestructura básica y los servicios. Se les deberá respaldar con la información básica más relevante del entorno. Si es que no toda está incluida en el manual del observador, se deberá sumar esta información:
- Recibimiento y saludos del personal reclutado
- Localidades y contactos para las fuerzas de policía y seguridad
- Sistemas de transporte e infraestructura local
- Mapas regionales donde se destaque los sitios significativos
- Servicios médicos locales
- Facilidades de reparación de vehículos
- Sistemas de telecomunicación local
- Casas de cambio
- Servicios de interpretación
Listas de Contacto
La entrega a los observadores de listas de nombres y detalles de contactos importantes facilita la rápida recopilación de información. Todos los detalles para los contactos de las misiones de observación electoral interna son esenciales para la efectiva administración de la observación. El rango del contacto de información externa suministrado dependerá de la naturaleza de las tareas de los observadores y de su entorno.
La información relevante de contacto podría incluir:
- Oficiales ejecutivos de gobierno y de departamento
- Administradores electorales a nivel nacional, regional, local o a nivel de las casillas de votación
- Partidos políticos
- medios de comunicación
- Otras misiones de observación
- Organizaciones o grupos comunitarios con interés en las cuestiones de gobierno
- Cuerpos involucrados en la educación cívica/votante
- Fuerzas de policía y de seguridad
