Documentos para propósitos múltiples
Las requisiciones y los inventarios pueden prepararse de manera óptima si se diseñan documentos de uso múltiple que satisfagan las siguientes necesidades:
- Requisiciones e inventarios generales de la cantidad total de materiales que se necesite en cada distrito electoral en el ámbito local, regional y central;
- Inventarios y provisiones individuales para cada mesa electoral (incluyendo instalaciones especiales tales como mesas electorales móviles, centros de voto por correo o centros de voto en el extranjero) y para cada oficina de administración electoral.
El uso de paquetes de material (ver Empaquetado de Materiales/Equipamiento para Entrega) permitirá llevar a cabo de manera eficiente los inventarios en cada mesa de votación.
Método
Al igual que el presupuesto, la requisición se lleva a cabo de manera más efectiva si se toma en cuenta primero la cantidad de personas registradas en la lista nominal, así como un estimado de las personas que de hecho votarán. Así, se determinarán las cantidades de materiales y equipo que cada mesa necesita, para después incluirlas en el presupuesto general y en la requisición final.
Inventarios generales
Los inventarios generales que incluyen los requerimientos totales de material y equipo para cada mesa pueden resultar poco convenientes, particularmente si se realizan a mano, ver District Office Inventory for Polling Places, Australia . Sin embargo, si se utilizan documentos en los que se incluyan por separado las diferentes categorías (listas nominales, formas electorales, papeletas, etc.), los inventarios y las requisiciones resultarán más sencillos y fáciles de manejar. (ver Issue of Voting Station Supplies - Trinidad and Tobago , Issue of Administration Supplies - Trinidad and Tobago , Roving Officers Inventory - Trinidad and Tobago , Special Voting Materials Inventory - Trinidad and Tobago , Ballot Distribution Schedule, - Trinidad and Tobago , y Voters List Distribution Schedule, Trinidad and Tobago .)
Control a través de los inventarios y las requisiciones
Los inventarios de las mesas electorales son importantes para controlar la recepción de materiales en la mesa misma. Todos los administradores de la mesa electoral deben poseer una copia del inventario del equipo y de los materiales que se habrán de recibir; asimismo, deben revisar la existencia de todos los materiales de acuerdo con dicho inventario. Como recibo para el organismo electoral, se puede utilizar una copia del inventario de la mesa, el cual deberá incluir las cantidades recibidas y los materiales que hicieron falta.
Producción automatizada
Se pueden realizar inventarios y listas de paquetes de manera efectiva y automática a partir del número de votantes que asistan a sufragar, o bien a partir de las listas nominales Esto resulta conveniente cuando los suministros de la mesa de votación se distribuyen en paquetes normales (ver Empaquetado de Materiales/Equipamiento para Entrega y Distribución). Con dichos sistemas automatizados también se pueden producir artículos adicionales como etiquetas para identificar los paquetes, así como números de identificación y pegotes para las urnas.
