Cuestiones significativas
Para asegurar que se está aplicando un método de reclutamiento adecuado, el organismo de administración electoral no sólo debe definir las responsabilidades para el reclutamiento y el perfil del personal necesario, sino también:
- los métodos para hacer un contacto inicial con personal potencial;
- la forma en que los solicitantes son evaluados para comprobar si cuentan con el perfil adecuado para acceder a los puestos disponibles, y la manera en la que son seleccionados;
- el método mediante el cual se designará y contratará formalmente al personal que brindará los servicios requeridos;
- el monitoreo del personal designado para asegurar que se satisfagan todos los requerimientos de personal.
Contacto inicial
En la búsqueda de personal que se encargue de las operaciones electorales, existen diversas formas en las cuales se pueden hacer los primeros acercamientos. La modalidad elegida estará influenciada por los siguientes factores:
- si existe personal con experiencia previa que se pueda reclutar;/li>
- si ha habido cambios en el sistema electoral, en la elegibilidad para votar o si ha cambiado la distribución de los distritos:
Los métodos pueden incluir:
- establecer contacto directo por escrito o cualquier otro tipo de comunicación personal con los posibles integrantes del equipo de trabajo;
- dirigirse a grupos profesionales específicos a cuyos miembros se considera como detentores de los atributos necesarios para fungir como personal de casilla electoral o para llevar a cabo labores operativas electorales;
- buscar recomendaciones para el personal potencial de grupos comunitarios, cívicos u ocupacionales;
- solicitar el apoyo o las nominaciones de personal de otras agencias estatales;
- publicar anuncios en que se solicitan funcionarios de casilla mediante los medios masivos o comunitarios, mítines y campañas de información pública;
- usar a los capacitadores para identificar al posible personal durante su visitas educaciones a las distintas comunidades;
- usar a los administradores de casillas electorales para reclutar personal para la casilla a su cargo.
Contacto directo
En casos donde exista un grupo de funcionarios operativos electorales con experiencia, la manera más económica de reclutar la mayor porción de los requisitos de personal consiste en establecer contacto directo por escrito o comunicación personal de otro tipo. Sin embargo, esto depende de mecanismos eficaces para evaluar el desempeño del personal en elecciones previas; sin ello, esta economía resulta ilusoria.
El hecho de depender exclusivamente de este método puede tener como consecuencia un campo restringido de funcionarios de casilla potenciales. Los nuevos candidatos mejor capacitados pueden perder la oportunidad de participar, y cualquier patrón restrictivo de empleo anterior con respecto al género, a los grupos minoritarios o a grupos que acaban de obtener su derecho al voto se puede perpetuar.
Grupos específicos
Los grupos ocupacionales a cuyos miembros se considera como detentores de habilidades relevantes relacionadas con las operaciones electorales pueden incluir abogados, maestros, empleados bancarios y el personal municipal local. Puede haber ventajas en el hecho de dirigirse a grupos ocupacionales o profesionales específicos, particularmente en las sociedades menos letradas, donde en algunas áreas geográficas puede haber un campo limitado de aquellos con la capacidad para administrar o proveer personal para las casillas electorales y otras funciones operativas electorales.
Dada la distribución de las escuelas, los maestros pueden ser una vasta fuente de personal operativo electoral, debido a que también tendrán la ventaja de estar familiarizados con el sitio ( y tal vez tendrán una mayor habilidad para brindar asistencia con el equipo y las instalaciones del sitio) donde las ubicaciones escolares pueden emplearse como sitios de votación (ver Ubicación de los Sitios de Votación).
Recomendaciones
Los grupos cívicos y comunitarios, especialmente en áreas donde hay menores índices de empleo, pueden estar en posición privilegiada para recomendar a aquellos con las habilidades adecuadas para desempeñar labores operativas electorales. De manera similar, los grupos y sociedades ocupacionales y profesionales pueden conocer a posibles miembros del personal electoral que vivan en la localidad. El personal recomendado puede comunicarse con los administradores operativos locales, o bien éstos pueden establecer primero la comunicación para definir su interés.
En casos donde el marco de personal requiere el nombramiento de personal independiente, no deben hacerse acercamientos a las organizaciones políticas para que éstas recomienden al personal adecuado.
Apoyo de otras instituciones para conseguir personal
Puede haber riesgos al aceptar nombramientos directos por parte de otras autoridades estatales y judiciales para ciertos puestos en las casillas electorales. En casos donde no se ha establecido la neutralidad política con claridad, esto puede tener como consecuencia que haya percepciones públicas de falta de imparcialidad por parte del organismo administrativo electoral. Si se ofrecen dichas nominaciones, el organismo de administración electoral debe hacer una prueba a estos solicitantes, evaluándolos con respecto a los atributos requeridos para las labores operativas electorales (de modo muy importante, la neutralidad política) y tener la autoridad para aceptar o rechazar a dichos solicitantes.
Sin embargo, el uso de empleados de otras organizaciones estatales puede ser un método eficiente con respecto a l costo para proveer personal para las operaciones electorales. El apoyo de personal de otras autoridades estatales puede ocasionar pocos costos adicionales aparentes, puesto que dichos costos son cubiertos por las propias agencias. En especial, si el día de la votación es un día laboral normal para dichos empleados, los costos del personal para las casillas electorales pueden minimizarse en apariencia, pero el verdadero costo del personal se conserva igual en el trabajo predeterminado para sus labores reales.
Lo que pueden aportar los empleados de otras organizaciones estatales, que puede ser de ayuda para el rendimiento y los costos operativos electorales, en especial en países menos desarrollados, es que están familiarizados con los procesos burocráticos básicos, tales como el uso de los sistemas de comunicaciones, el trato con la gente, las nociones de rendición de cuentas y servicio público, la adherencia al proceso; de otra forma, sería necesario inculcar estas habilidades al personal potencial. De esta forma, puede haber un verdadero ahorro en los costos de capacitación y de optimización del rendimiento.
Anuncios públicos
Publicar anuncios solicitando funcionarios de casilla, dirigidos a los medios masivos y comunitarios de comunicación, los mítines y las campañas públicas de información fomenta la transparencia y la equidad en el proceso de reclutamiento y puede proveer un amplio grupo de personal potencial de un amplio espectro de antecedentes geográficos y culturales. La desventaja de este método reside en que puede crear cargas de trabajo adicionales al tener que evaluar a todos los solicitantes. (Para obtener ejemplos de los folletos y boletines informativos para el personal electoral potencial, ver Election Judge Recruitment Information - USA, Illinois y The Chesterfield Voter - USA, Chesterfield County .)
Recomendaciones de los educadores cívicos
Emplear a los educadores cívicos para identificar al personal potencial durante sus visitas a las comunidades puede dar muy buenos resultados en áreas geográficas donde el organismo administrativo electoral no tiene una presencia administrativa permanente. También puede disminuir la carga de trabajo de selección de personal, ya que el personal potencial ya fue evaluado por personas con cierto conocimiento sobre los procesos electorales y las funciones del personal.
Reclutamiento hecho por los administradores de la casilla electoral
Usar el sistema "cascada" de reclutamiento, mediante el cual el organismo administrativo electoral recluta a los administradores de casilla que tienen a su cargo el reclutamiento de su propio personal, puede dispersar significativamente la carga de trabajo del reclutamiento y relevar la presión al personal administrativo electoral. También proporciona a los administradores de casilla electoral otro nivel de rendición de cuentas y responsabilidad de sobre sus labores administrativas. Puede ser un método útil para reclutar funcionarios de casilla para las casillas en áreas más remotas. Sin embargo, puede hacer que el control de calidad del proceso de reclutamiento se vuelva más controvertido. Como con otros métodos de reclutamiento, la aprobación real de empleo de estos funcionarios de casilla debe ser responsabilidad de personal específico del organismo administrativo electoral.
Solicitudes de empleo
La gente que desea ser parte del personal electoral debe proporcionar algún formulario de solicitud, especialmente si nunca ha estado empleado para realizar labores operativas electorales. En general, dichas solicitudes deben ser por escrito y requieren alguna indicación de la capacidad del solicitante con respecto a los atributos requeridos (ver Estándares de Reclutamiento ). En áreas de gran analfabetismo, donde las consideraciones de equidad han modificado los requisitos de capacidad para leer y escribir para el personal de mesa de votación que realiza labores de menor responsabilidad, puede ser necesario organizar reuniones del personal potencial, y los procedimientos de solicitud y selección pueden hacerse oralmente.
El personal para las operaciones de votación debe seleccionarse estrictamente con base en la idoneidad para las funciones que tendrá que desempeñar (ver Estándares de Reclutamiento ). Es preferible que haya algún método para evaluar la calidad del personal potencial para la mesa de votación antes de ofrecer el empleo, en lugar de descubrir la incapacidad de algún empleado durante la capacitación, en cuyo caso habrá costos adicionales de rechazo en esta etapa.
La evaluación se podría hacer de las siguientes maneras:
- tener en cuenta dónde ha trabajado el solicitante previamente en elecciones o revisar las evaluaciones (en su caso) de su desempeño;
- en casos donde el solicitante no tiene este historial previo, pedir una solicitud por escrito que pruebe la experiencia y capacidad del solicitante en comparación con el perfil necesario y con las descripciones de las labores operativas de votación (ver Application for Employment, Australia ).
Será necesario hacer arreglos especiales para la evaluación si hay consideraciones de representatividad que requieren el empleo de personas menos letradas para algunos puestos.
Es importante que el proceso de selección se lleve a cabo de manera transparente (ver liga). Dependiendo del tiempo y de otras limitaciones, es mejor conocer y entrevistarse con los solicitantes antes de que se tome la decisión de ofrecerles empleo. (Para obtener ejemplos de pruebas de reclutamiento y de evaluaciones que el solicitante debe entregar, ver
Polling Official Interview Assessment - Australia y Electoral Staff Assessment - New Zealand 1996 .)
Las ofertas de empleo deben hacerse por lo general de acuerdo al orden de clasificación de las habilidades requeridas, aunque puede ser necesario modificar esto para satisfacer criterios de representatividad. Donde se haga dicha modificación de selección de méritos, los criterios de representatividad aplicados deben ser transparentes y estar disponibles públicamente.
Designación del personal
El personal designado para ocupar puestos de operaciones electorales deberán recibir un contrato formal por sus servicios. (Para obtener ofertas contractuales y documentación de confirmación, ver Naturaleza de los Nombramientos.)
Personal de contingencia
La cantidad de personal seleccionado necesita ser suficiente no sólo para los puestos identificados sino también para contingencias potenciales (ver Personal de Emergencia). El reclutamiento debe contemplar personal excedente que recibirá capacitación para cubrir al:
- personal que abandona el puesto o que resulta inadecuado durante la etapa de capacitación;
- personal que no está disponible por motivos personales o de otro tipo entre el momento del reclutamiento y el día de la votación;
- contingencias el día de la votación.
Debe designarse el suficiente personal excedente para cubrir las contingencias de la jornada electoral, relacionadas a:
- la asistencia de los electores a votar donde los datos históricos o la flexibilidad en los métodos de votación disponibles no permiten hacer predicciones precisas de la asistencia de los electores o de los momentos de mayor afluencia a todas las mesas de votación;
- ausencias del personal el día de la votación.
Monitoreo
Una vez que se ha establecido el número de vacantes para personal en diversas categorías (para mesas de votación, centros de conteo de papeletas, apoyo administrativo), es necesario contar con sistemas de monitoreo para asegurar que la distribución del personal sea eficaz y que cualquier acción de reclutamiento o revaluación de solicitantes que fueron previamente rechazados puede implementarse de manera oportuna. dicho monitoreo deberá incluir:
- ubicar al personal que ha aceptado puestos en las localidades correspondientes;
- puestos restantes;
- conclusión satisfactoria de los programas de capacitación;
- personal de reserva.
Dados los probables límites de tiempo en el proceso de reclutamiento, también es de gran importancia que se ejecuten los controles administrativos con efectividad para asegurar que se reciba la oferta y la documentación contractual correcta, y sea devuelta por todos los destinatarios correctos en el momento correcto.
