La importancia de una estructura administrativa viable
La estructura administrativa para la logística electoral necesita traducir y expresar de manera eficiente las responsabilidades conferidas a la autoridad electoral en tareas y actividades administrativas concretas. Normalmente, esas responsabilidades se encuentran definidas en la legislación o normas específicas en la materia. La naturaleza del organismo electoral tendrá un impacto similar al del contexto social y cultural específico en la selección de medidas productivas (en términos de costo-efectividad) para la conducción del proceso de votación.
Usualmente existe un límite de tiempo muy corto entre el anuncio de las elecciones y la jornada electoral, durante el cual se tiene que suministrar el servicio electoral. Cuanto más simple sea la estructura administrativa para el manejo de las elecciones, será más probable contar con el suministro de un servicio de calidad para todos los electores. Algunas cuestiones importantes sobre la estructura organizativa serán consideradas más adelante. (Un debate detallado de los posibles tipos de estructuración de la administración electoral se puede encontrar en Tipos de Organismos Electorales.)
La independencia del organismo electoral
En general, los organismos electorales independientes podrán actuar más rápida y decisivamente en los asuntos que conciernen a la logística electoral. Cuando estos organismos tienen que responderle políticamente a alguien, siempre es posible que haya una interferencia política en su manera de conducir el proceso, lo que obliga a considerar cuidadosamente potenciales contingencia y tal vez algunas restricciones en la elección de los métodos más productivos. Cuando los organismos electorales representan una balance de fuerzas políticas, existen demoras en la toma de decisiones. Estos factores necesitan ser considerados al desarrollar los calendarios electorales y planes de trabajo para la preparación del proceso electoral.
Permanencia y profesionalismo
Los organismos de administración electoral permanentes traen consigo una mayor experiencia corporativa y una mejor base para dar lugar al profesionalismo en la logística electoral, que aquellos organismos establecidos temporalmente para conducir el proceso de votación. A pesar de que los organismos permanentes traen consigo costos significativos constantes, los beneficios en cuanto a su confiabilidad y costo-efectividad en la logística electoral también son importantes. Estos incluyen:
- El reunir un equipo de profesionales bajo una capacitación continua para desarrollar su conocimiento profesional, y sus habilidades administrativas y de trabajo en equipo.
- La capacidad para asumir la responsabilidad de los preparativos para las elecciones, tanto en la planeación como en la adquisición de los recursos necesarios durante todo el periodo entre elecciones, en vez de que esto sea reducido a un periodo corto antes de la jornada electoral.
Esto puede resultar ser un método más económico, en términos de costo-efectividad, para la adquisición de recursos y, a través de aplicación de ciertas funciones tales como la selección de sitios de votación, desarrollo y planeación en el reclutamiento de personal y su capacitación, y en la planeación de logística y materiales, puede también reducir la presión sobre el personal y los mecanismos de control durante el periodo de elecciones y, por lo tanto, ayudar en el control de la calidad.
- Desarrollo de exámenes continuos y completos de nuevos sistemas y de procedimientos para mejorar el servicio al votante e incrementar la relación costo-efectividad en las operaciones.
Manejo centralizado o descentralizado
Aunque el mantenimiento de una presencia central sea de ayuda en la planeación de la logística electoral, la conducción de la votación generalmente se maneja a nivel local. A pesar de que el mantenimiento de una red local permanente de organismos electorales es una manera ideal de mantener un servicio profesional para el votante, generalmente no puede ser justificado en términos de su costo. A pesar de esto, tanto la preparación efectiva de las elecciones como una buena relación costo-efectividad pueden ser incrementadas mediante arreglos en los cuales los organismos locales asuman la responsabilidad, bajo la supervisión del organismo electoral central, de organizar los preparativos para las elecciones. El mantenimiento de oficinas locales puede ser de ayuda para:
- La organización eficaz de los procesos de votación a través del conocimiento local de sitios de votación potenciales, rutas de transporte, posibilidades de reclutamiento y las características de los votantes del área.
- Una preparación electoral permanente a nivel local para el desarrollo del presupuesto, los requisitos de materiales, el mantenimiento del equipo almacenado y el pre-empaquetado de materiales.
- Proveer una red de personal experimentado en el manejo local de elecciones.
Aunque mantener una presencia local puede aumentar la eficiencia en la preparación de las elecciones, su conveniencia en un ámbito particular dependerá de su costo, y de la capacidad permanente del organismo electoral de administrar las actividades de dicha red.
Delegación de autoridad: control local o central
Existen dos preguntas fundamentales para la administración de la logística electoral:
- ¿Quién es el responsable de llevar a cabo las diversas actividades en el proceso de votación en ciertas áreas electorales?
- ¿Dónde está situado este personal?
La manera en que se resuelvan estas cuestiones tendrá un impacto significativo en los métodos apropiados de planeación y de aplicación de la logística electoral. La primera cuestión es usualmente respondida dentro en el marco legal. Sería normal, en el caso de las elecciones basadas en pequeños distritos uninominales, que un determinado funcionario o grupo de funcionarios -como quiera que se les denomine-, asuman la responsabilidad de conducir las elecciones dentro de esa demarcación.
A su turno, cuando los países, provincias o estados forman un solo distrito electoral, la legislación también puede dividir este distrito en áreas administrativas electorales, basadas posiblemente en otras divisiones institucionales tales como áreas de gobierno local, para efectos de la administración electoral.
El lugar en el que deben estar ubicados los administradores también puede ser especificado dentro del marco legal o estar sujeto a una política estatal, requiriéndose que para cada elección se establezca una oficina administrativa dentro de los límites de cada distrito o área electoral.
Sin embargo, puede resultar más efectivo dejar que ese tipo de decisiones se adopten de manera discrecional. Dependiendo del tamaño geográfico, la población de votantes y la infraestructura de los distritos electorales, podría resultar más eficiente el empleo del personal disponible para manejar más de un distrito electoral desde una sola locación.
Al determinar la ubicación de las oficinas administrativas y la división de responsabilidades entre las oficinas locales y centrales, se necesita tomar en cuenta los siguientes factores:
La votación es una actividad localizada y dispersa. El manejo del funcionamiento del proceso de votación a nivel local puede aumentar la velocidad en la respuesta a problemas incipientes, brindar los beneficios del conocimiento local del área y dividir las tareas de administración electoral entre áreas geográficas de responsabilidades más controladas.
En este sentido, una administración demasiado centralizada de los procesos electorales, puede tener como consecuencia deficiencias a lo largo del proceso de toma de decisiones, y a concentrar el poder decisivo en una o pocas áreas. Los sitios de administración completamente centralizados ponen énfasis en la necesidad de un nivel muy alto de conducción en un solo sitio con altos niveles de estrés. Las deficiencias en el sistema serán más difíciles de aislar, la comunicación con una multiplicidad de sitios más difícil de controlar y las funciones de supervisión y de control de calidad se encontrarán bajo mucha presión.
Eficiencia administrativa. Si bien es más probable que el manejo centralizado del proceso electoral provoque deficiencias, no hay necesidad, por razones administrativas, de tener oficinas de administración electoral en cada distrito electoral. Dependiendo de la calidad de la administración local disponible, las características del área de servicio, la capacidad de brindar servicio a los votantes y las ventajas del uso más eficiente del personal, equipo e instalaciones, una oficina administrativa local puede servir a un mayor número de distritos electorales. A pesar de esto, tales situaciones son las excepciones a la regla. La potencial ubicación de oficinas locales requiere ser juzgada por sus propios méritos.
La relación costo-efectividad, la integridad, y el mejor servicio al votante que se brinda a través de la consistencia en los procedimientos. En los casos en que el control total de la administración electoral se encuentra en manos de organismos locales, las inconsistencias en los procedimientos - diseño de formatos, métodos de votación, equipo en las casillas de votación--, puede incrementar el costo de materiales y equipo, llevan a variaciones en el nivel de servicio al votante, propiciar inconsistencias en la aplicaciones de las normas de integridad y requerir campañas de información para el votante más localizadas, fragmentadas y caras.
La administración centralizada de políticas y procedimientos de desarrollo, planeación general, adquisición de materiales en mayoreo y control de calidad de servicio, combinada con una administración local en la instrumentación de la logística electoral, puede ser la mejor opción para el servicio efectivo al votante y para reducir costos. (Un debate más amplio sobre la división de responsabilidades locales y centralizadas para la administración electoral se encuentra en Alternativas para la Toma de Decisión.)
Estructura de las comunicaciones
La logística electoral sucede en un ambiente muy dinámico y generalmente bajo plazos de tiempo muy ajustados. Es de suma importancia que las estructuras administrativas permitan, y estén equipadas para ofrecer, una transmisión rápida y exacta de instrucciones y de información del organismo electoral central a las oficinas administrativas regionales o locales, y que de allí se transmitan a los sitios de votación y de escrutinio. De la misma manera, la retroalimentación e información del personal electoral en campo necesita ser comunicada de manera expedita al organismo electoral central.
En el desarrollo de estructuras administrativas electorales, las cadenas deben ser cortas y simples para promover un flujo de información efectivo. Deben evitarse pasos excesivos en el proceso de transmisión de información --tales como los que van del nivel central al regional, luego a un área específica, al distrito electoral y finalmente a la mesa de votación--, ya que dan como resultado una transferencia de información más lenta, y aumentan la posibilidad de distorsión de los mensajes. Las estructuras de administración y comunicación "lineales", que permiten el flujo de información y control directo del organismo central hacia las oficinas administrativas de cada distrito o área y viceversa, usualmente mejoran la eficiencia en las comunicaciones.
Orientación administrativa y técnica
Los administradores de la logística electoral, al igual que el personal de las mesas de votación, requieren de orientación tanto en sus labores administrativas generales como en el desarrollo de las actividades específicas para garantizar que se cumplan los requisitos legislativos, de política y de procedimiento, y que los votantes reciban un servicio consistente de calidad. El contenido apropiado de los manuales de funcionamiento electoral se debaten más ampliamente en Manuales. (Se pueden encontrar ejemplos de manuales de uso general para el personal administrativo encargado del manejo de la logística electoral en Preparation for Elections Manual - Trinidad and Tobago , Returning Officer's Manual - New Zealand, 1996 y Divisional Office Procedures, Elections - Australia 1996 .)
