Contenido de los informes
Al supervisar el cierre de las actividades electorales, el administrador de la mesa de votación puede comenzar a llenar los registros electorales y a elaborar un informe sobre las actividades electorales. El contenido de estos informes variará, especialmente entre las mesas de votación donde se efectuarán los conteos, de los cuales se incluirán detalles en el informe general, y en las mesas donde las papeletas se cuentan en una localidad diferente.
Los registros e informes electorales pueden ser una serie de formas separadas o estar unidas en un solo cuaderno engrapado o empastado para cada mesa de votación. Los informes deben estar totalmente llenados antes de que el administrador se vaya de la mesa electoral, y la información requerida debe quedar claramente identificada en la lista de verificación de las actividades del administrador de la mesa de votación. El contenido de estos informes cae en dos amplias categorías: la relacionada con información de rendición de cuentas y la atinente al servicio.
Información de rendición de cuentas
La información de rendición de cuentas que debe aparecer en los informes de los administradores electorales normalmente incluye:
- los informes atestiguados del proceso de sellado de urnas, y si el conteo se realiza en la mesa de votación, del proceso de remoción del sello de las urnas, registrando la cantidad de sellos o candados colocados en cada urna;
- donde se usen papeletas de papel o cartulina, un informe del cotejo de las papeletas recibidas en la mesa de votación contra las que hay al cierre de la votación (ver liga) (donde se controla la emisión de papeletas a los electores mediante sobres, este conteo se relaciona con el sobre más que con las papeletas restantes);
- un cotejo de la cantidad total de papeletas emitidas (o registradas en una máquina o computadora) contra la cantidad total de votantes marcados en las listas por haber votado en la mesa de votación (ver liga) (en algunos sistemas semiautomatizados de cómputo de papeletas, los cotejos pueden hacerse con mayor eficiencia y precisión centralmente por computadora en una localidad central que en cada mesa de votación);
- si la mesa de votación se usa para alguna forma de votación especial, un resumen de los votos especiales recibidos, por categoría (si algunos de éstos son votos para otro distrito electoral, este resumen debe estar clasificado por distrito electoral);
- donde se requiere que se llenen solicitudes para emitir un voto, un cotejo de las cantidades de solicitudes llenadas recibidas contra la cantidad de papeletas emitidas;
- informes y declaraciones sobre impugnaciones, disputas, accidentes, participación de las fuerzas de seguridad e interrupciones a la votación.
Donde el conteo se efectúa en una localidad diferente, la información de rendición de cuentas debe acompañar al material electoral, protegida, a dicha localidad (o si se emprende el conteo centralizado de votos en máquina o por computadora, al centro de procesamiento informático). Donde el conteo se lleva a cabo en la misma mesa de votación, estos informes llenados deben enviarse al final del conteo, junto con los materiales electorales, al administrador de distrito electoral en el centro de administración de operaciones electorales.
Información sobre el servicio
La información sobre el servicio que debe incluirse en los informes de los administradores de las mesas de votación es la siguiente:
- los registros de asistencia correctamente llenados (y si se paga en la mesa de votación, los registros sobre los pagos) para facilitar la auditoría;
- el desempeño de todo el personal empleado en la mesa de votación, indicando su idoneidad para futuro empleo en la mesa de votación, incluyendo la capacidad de asumir mayores responsabilidades;
- el servicio para la votación, la extensión de las filas de electores y el periodo que tienen que esperar éstos para emitir su voto, la precisión de la información sobre la votación proporcionada en la mesa de votación, la necesidad de proporcionar asistencia en el futuro a los votantes analfabetos, los idiomas diferentes o las discapacidades físicas;
- los locales usados, sus instalaciones y la idoneidad para seguir usándolos como mesas de votación;
- los gastos menores para su reembolso;
- las designaciones de funcionarios sustitutos, en caso de enfermedad u otros motivos de ausencia del personal de la mesa de votación.
Donde se efectúa el conteo en una localidad diferente, puede ser preferible enviar este material al centro de conteo junto con los materiales electorales. Si bien parecería que se envía información irrelevante al centro de conteo, dividir los lugares de destino para la información implica el riesgo de que el material no esté en el centro de conteo cuando se le requiera. Donde se lleva a cabo el conteo en la mesa de votación misma, estos informes llenados deben regresarse, al terminar el conteo, con otros materiales electorales al administrador del distrito electoral en el centro de administración de operaciones electorales.
Informes de votación en varios días
Si la votación se lleva a cabo en más de un día, algunos temas cubiertos en los informes del administrador de la mesa de votación y en los registros electorales requerirán registros separados al final de cada día. Esto incluirá áreas esenciales tales como:
- Cotejos de papeletas, los votantes cuya asistencia a la casilla se registró y las solicitudes de votos, para permitir la detección temprana de cifras erróneas o sospechosas;
- Informes sobre las impugnaciones, las interrupciones y las disputas.
El diseño de la forma o de los formularios de los informes proporcionados a los administradores de localidades para votación en varios días debe atender estas necesidades.
Ejemplos de informes
Para ver ejemplos de los informes de los administradores de mesas de votación que reciben votos normales, y donde el conteo de votos se lleva a cabo en la mesa electoral, consulte Voting Record Book - Canada y Candidate Nomination Forms - Australia, 1996 . Para obtener un ejemplo de un informe integral de un administrador de mesa de votación, incluyendo las cuestiones de votos especiales y de resultados de conteo, ver Return of Polling Place Officer in Charge. Australia .
