Ciclo de planeación financiera
Es más efectivo el desarrollo de estimaciones sobre las necesidades financieras y de otros recursos para la logística electoral dentro del contexto de un plan general de administración financiera que como un ejercicio ad hoc.
Cuando los organismos electorales son permanentes, un ciclo de planeación presupuestal vinculado a los períodos legislativos para la aprobación de fondos (ver Calendario de Financiamiento), con revisiones y actualizaciones frecuentes de los gastos, contribuirá a que exista una oportuna disponibilidad para la instrumentación de los operativos de la logística electoral.
Incluso cuando las elecciones se celebren en fechas irregulares, la introducción de dichos ciclos puede basarse en registros históricos sobre los términos promedio entre una elección y otra. (Se puede encontrar más información sobre las responsabilidades de organismos electorales en materia de presupuesto y finanzas en Presupuestación/Financiamiento, Desarrollo Interno de Presupuestos, Presentación y Justificación de Requerimientos ante el Legislativo y Conciliación del Presupuesto con los Fondos Disponibles.)
La planeación financiera a largo plazo puede traer consigo considerables economías en la adquisición e introducción de nuevos sistemas y tecnologías, a un ritmo que la organización puede asimilar de mejor forma. Brindará también un margen de tiempo razonable para desarrollar estimaciones presupuestales "desde abajo" en las que se detallen con toda precisión las necesidades financieras y de cualquier otro tipo y permita un escrutinio más riguroso de éstas. Por esta razón, los organismos electorales de carácter temporal enfrentan dos desventajas al preparar presupuestos para la logística electoral:
1. Con frecuencia habrá poco tiempo para desarrollar presupuestos "desde abajo" y con base en las condiciones locales de cada área administrativa (ver Sistemas de Presupuestación). Esto puede dar lugar a presupuestos calculados más con base en los costos de la elección anterior, ajustados según los cambios que se den en el contexto general de la elección, que en datos actuales fidedignos.
2. La falta de continuidad podría significar que los sistemas, los preparativos electorales, los materiales y el equipo de trabajo tendrán que ser desarrollados e instrumentados, y las compras efectuadas, en un periodo muy corto. Esto podría limitar la capacidad de hacer adquisiciones de la mejor manera en términos de costo-efectividad. La existencia de reducidos márgenes de tiempo para la instrumentación de todos los preparativos requeridos pueden traducirse en costos mayores a los previstos.
