Consideraciones básicas
Los materiales y equipos que se requiere en cada locación de votación dependerá de:
La distribución de los materiales y equipos a cada locación de votación, para ser costeable, necesita tener como bases una estricta evaluación de necesidades que considere todas las circunstancias en cada locación. Para maximizar el costo-beneficio, ésta debe formar parte de un proceso "planeado" (cuando todos los requerimientos ya son el resultado de las necesidades identificadas en cada locación), más que "estratégico" (creación de un "estimado" de requerimientos y distribuirlo todo entre todas las locaciones). Ello estará mejor implementado si ya están identificados los sitios de votación con tiempo previo a la elección, así como suficientemente delineadas apriori los lugares para ordenar los materiales y equipos.
Conducción de la Evaluación de Necesidades
Hay tres fases en la conducción de la evaluación de necesidades:
1. Determining, from expected voters and staffing numbers, the materials and equipment that will be required for effective operation of the voting station. (Para discusiones posteriores sobre este aspecto ver Producción de Papeletas de Votación, Equipamiento para la Jornada Electoral, Materiales para la Jornada Electoral y Niveles de Personal para los Sitios de Votación.) Estas necesidades deben estar formalmente en un registro separado para cada locación de votación. La integración de estos requisitos en el mismo registro se podría convertir en un sistema no-automatizado de manejo difícil. Si se separan los registros, serán más fácil de controlar las medios que se requerirán, el equipo de votación, el personal del equipo de trabajo y los materiales para la votación. En particular, es más fácil tratar los requerimientos de materiales para la votación si se encuentran en un registro por serparado. (Ver Preparación de Requisiciones y del Inventario). Un ejemplo sobre la combinación en un registro tanto de medios como de personal se encuentra en Schedule of Polling Arrangements - New Zealand 1996 .
2. Determinación de cuáles medios y equipo ya s encuentran disponibles en la locación de votación,a partir de inspecciones de la locación de votación u otras investigaciones (ver Arreglos para los Sitios de Votación), y asegurarse por medio de las cláusulas contractuales que el uso de la locación se dispondrá para la votación (ver Reservación de los Sitios de Votación).
3. Determining the shortfalls and making arrangements for supply of the necessary equipment/materials. Para cada locación de votación se debe preparar un inventario en forma de listado con cantidades sobre todas las unidades que serán surtidas a la locación (para mayor discusión sobre la preparación del inventario, ver Preparación de Requisiciones y del Inventario). Dependiendo del origen de lo que se surta (algunos, tales como líneas de telecomunicaciones adicionales, agua adicional, facilidades para acceder a baños, no serán directamente proporcionados par el cuerpo directivo electoral) los inventarios deberán considerar separadamente la programación de entrega en día y hora y proveedor para surtirlo.
Revisión de la Evaluación de Necesidades
En tanto que las evaluaciones de necesidades son conducidas por los directivos locales electorales, una forma de revisión de supervisión gerencial de los requerimientos estimados tanto a nivel regional como central podrá apoyar para uniformar criterios sobre el uso de recursos y servicios proporcionados así como para mantener los controles para una efectividad en los costos. El uso de esquemas estandarizados, relacionado al número esperado de votantes, para realizar estimaciones sobre recursos que se necesitan por los directivos locales (de campo), de equipo de trabajo, de materiales, de equipo y facilidades, sin variación de criterios, y con una aprobación por parte de los directivos a nivel regional o central, minimizará el control gerencial de las cargas de trabajo.
Arreglos con otras organizaciones
El mejoramiento de facilidades en los sitios de votación podrá requerir de una coordinación entre el cuerpo directivo electoral y otras agencias gubernamentales ú organizaciones de servicios. Dados los tiempo tan apresurados para la preparación de una elección, es esencial el establecimiento de vínculos cercanos del cuerpo directivo-gerencial electoral con ejecutivos de alta jerarquía similar de proveedores de servicios externos para asegurar que una prioridad en el mejoramiento del trabajo relativo a lo electoral se ha establecido firmemente. En algunos casos, será necesario aplicar presión a través del gobierno ejecutivo, ello puede ser necesario en situaciones en que se está tratando con proveedores de servicios estatalmente monopolizados, tal como proveedores en telecomunicaciones en muchos países.
