El suministro de un transporte confiable, seguro y puntual es decisivo para asegurar que los sitios de votación estén completamente preparados desde el inicio de la votación y que la recuperación de las provisiones valiosas y sobre las que se tienen que rendir cuentas sea efectuada de manera ágil y segura.
Planeación
La planeación de la transportación es una operación altamente compleja que necesita estar totalmente definida antes de la jornada electoral. No deben subestimarse los recursos de administración para apoyar las necesidades de transportación en una elección, particularmente cuando se trata de grandes áreas geográficas y se necesita desplegar una gran diversidad de medios de transporte. Los planes para la transportación deben estar totalmente integrados a los planes de empaquetamiento y ser suficientemente flexibles para poder responder a las variaciones en las fechas de entrega por parte de los proveedores.
La planeación para la recolección de las provisiones de las mesas receptoras de votos es una labor tan importante como la entrega inicial. Asegurar que todos los materiales contables regresen al almacén de seguridad es una garantía esencial para la integridad de la elección. La pérdida de materiales contables en esta etapa del proceso aumentará la suspicacia pública sobre la validez de la votación y del escrutinio.
Métodos
Los métodos de transportación que se requerirán dependerán del terreno, de las condiciones climáticas, del tiempo disponible para la repartición y de las distancias sobre las cuales se deben transportar los materiales y el equipo. El que se realice una distribución directa del almacén central a las mesas de votación, o a través de centros regionales dependerá parcialmente de la infraestructura disponible para la transportación (ver Transportes) y de las distancias que tienen que ser recorridas. Puede ser conveniente enlistar la ayuda de otras dependencias gubernamentales para la entrega y recolección de las provisiones de las mesas de votación en los pequeños periodos de tiempo disponibles. Sin embargo, es necesario que se tome en cuenta la confianza pública y la seguridad en la utilización de ayuda gubernamental. (Para mayor información sobre la planeación para la transportación y sobre los métodos, ver Distribución y Recepción de los Materiales de Votación, Transportación de los Oficiales de Votación, Recursos para la Entrega en los Sitios de Votación, Recursos para la Recolección en los Sitios de Votación, Arreglos con Proveedores, Transporte de las Fuerzas de Seguridad y Seguridad en el Traslado.)
Controles
Se deben aplicar controles estrictos, particularmente para la documentación contable y los suministros de gran valor. Se debe contar con un rastreo auditable completo y documentado sobre la entrega y recepción de los materiales contables o sujetos a rendición de cuentas, desde el momento en que salen de fabricación hasta que se entregan al resguardo de la autoridad electoral después de la jornada electoral. Los registros de la ubicación de todos los materiales siempre deben estar rigurosamente guardados y se debe aplicar un sistema de responsabilidad personal para su resguardo.
