Consideraciones básicas
En el contexto de las operaciones de votación, la capacitación al personal debe ser efectiva, necesita estar completamente apoyada con los documentos apropiados, equipo y planeación logística. Esto representa adicionales y necesarios costos que deben considerase durante la elaboración de un presupuesto (ver Costos de Personal y Capacitación).
Las sesiones de capacitación personales son generalmente la forma más efectiva para entrenar al personal. Su efectiva instrumentación requerirá de una considerable organización en términos de selección del lugar adecuado, la organización del personal en la sesión de capacitación, los materiales de capacitación y de ayuda, identificando y capacitando a los capacitadores idóneos, y con frecuencia, los arreglos de transporte. Aún cuando las sesiones de capacitación de esta naturaleza no son viables, el personal a quien se le proporciona una referencia de calidad y materiales de capacitación por medio de los cuales se pueden auto-capacitar, serán mucho más capaces de cumplir adecuadamente con sus responsabilidades.
Los materiales, equipo, logística y apoyo administrativo requerido por el personal operativo variarán de conformidad a la metodología de capacitación adoptada (para metodologías alternativas de capacitación, ver Metodología para la Capacitación). Por decir algo, al utilizar un modelo de capacitación que probablemente requiera de servicios más intensivos y grandes cantidades de materiales (y por lo tanto, más caro) que otros modelos.
Locales de capacitación
Los locales potenciales de capacitación necesitan ser identificados y reservados de igual forma que los sitios de votación. En este sentido, los parámetros requeridos son discutidos a detalle en Entorno para la Capacitación. Cuando la capacitación se brinda a través de medios locales, utilizando el método de cascada o métodos itinerante para la capacitación de equipos (ver Metodología para la Capacitación), es probable que haya una mayor eficiencia al utilizar los locales para los sitios de votación deseados como sedes de capacitación (si cumplen con el estandar en los servicios solicitados), particularmente si son escuelas o edificios gubernamentales disponibles para estos propósitos.
Materiales de capacitación
La cantidad de materiales necesarios para las sesiones de capacitación del personal encargado de las operaciones de votación tienen que considerarse al momento de determinar las cantidades de materiales para toda la elección. Cuando lo programas de capacitación anticipados o continuos se llevan a cabo en el lugar, se debe llevar a cabo una pronta distribución de los materiales a efecto de enfrentar las necesidades reales. Es fundamental paar la efectividad de los programas de capacitación que, del periodo de preparación de los materiales hasta la celebración de la elección, que haya un periodo de estabilidad en los marcos legal y procedimental para las operaciones electorales.
Los materiales requieren ser considerados dentro de distintas categorías:
- materiales de referencia y lineamientos para el personal relacionado con operaciones electorales;
- materiales de referencia y de apoyo para capacitadores;
- materiales para ser utilizados en demostraciones y simulaciones de las actividades electorales.
La construcción de estos conjuntos de materiales para funcionarios electorales es de mucha utilidad, más aún cuando puede empacarque (de ser posible por el personal encargado en el sitio de votación) sin un costo adicional significativo. Estos pueden contener tanto materiales de referencia y ejemplos de formularios y demás materiales a ser usados en los sitios de votación.
Materiales de referencia
El proceso de elaboración de los materiales de referencia deberá estar estrictamente controlado por el órganismo administrador de la elección. En el supuesto de que estos materiales vayan a ser producidos por contratistas y organizaciones independientes, el órganismo encargado de la administración electoral, deberá gozar de facultades para aprobar la pre-producción y tomar las previsiones del caso para la no distribución de estos materiales en caso de que no cumplan con las prácticas y procedimientos correctos.
La distribución de un manual a cada funcionario electoral es un componente fundamental para el mantenimiento de la integridad de la elección. Los oficiales electorales que llevan a cabo las mismas tareas necesitan de información completa e idéntica sobre las responsabilidades y procedimientos adecuados. Los extractos de la ley electoral, o las conjuntos de instrucciones intermitentes de las autoridades judiciales o electorales no son suficientes. Los manuales deben estar adecuadamente apoyados por listas de asistencia y tarjetas de entrada brindando una referencia rápida a los funcionarios electorales y otro tipo de personal sobre las tareas específicas (para revisar el contenido de un manual de referencia, ver Manuales.)
La reducción de costos al proporcionar únicamente manuales a los administradores del sitio de votación o contar con grupos para reducir el volumen manuales es una forma de generar confusión y la inadecuada toma de decisiones el día de la elección. Cuando sea posible, el personal debe recibir sus materiales de referencia antes de atender las sesiones de capacitación.
Cuando existen diferencias significativas en los niveles de responsabilidades de los funcionarios electorales, o en sus tareas, por ejemplo, entre los administradores del sitio de votación y otro tipo de personal, entre el personal que labora en los sitios de votación ordinarios o aquellos en donde se permite el voto anticipado, el voto en ausencia, el voto itinerante u otro tipo de sitios de votación con servicios especiales, sería preferible que se elaboraran manuales específicos para los funcionarios de caegorías similares sobre las tareas particulares a desarrollar. Los manuales de organización (y capacitación) sobre una base modular hace mucho más fácil esta diferenciación.
Elaboración de manuales de capacitación
Mientras que los programas de capacitación están basados en los contenidos de los manuales del personal electoral, los contenidos de las sesiones de capacitación y los requerimientos de presentación por sí mismos necesitan estar definidos adecuadamente en manuales de capacitación separados, para asegurar la consistencia y la calidad de apoyo de la presentación de los programas. De nueva cuenta a cada capacitador se le debe proveer de su propia copia de tales manuales, así como de los manuales de procedimiento sobre los cuales se basí el programa de capacitación. (los materiales de referencia para la capacitación se discuten a detalle en Materiales de Referencia con Propósitos de Capacitación.)
Si se opta por utilizar capacitadores inexpertos, lo que ocurre cuando se utiliza el método de cascada (ver Metodología para la Capacitación), es esencial que estén completamente apoyados por manuales o lineamientos sobre los estilos de presentación, si la capacitación es efectiva. (para una discusión general sobre de capacitación a capacitadores, ver Capacitación de los Capacitadores.)
Otros materiales de apoyo
Además de los materiales de referencia, será necesario contar con otros materiales de apoyo de acuerdo a las especificaciones de las sesiones de capacitación planeadas, tales como presentaciones, materiales de audio y video y presentaciones con transparencias, para ayudar a las demostraciones y el equipo y materiales con que se cuente de tal forma que las habilidades aprendidas puedan practicarse durante las sesiones dentro de una atmósfera similar al del sitio de votación. Deberán estar disponibles para la práctica algunos ejemplos sobre las distintas modalidades de elección a utilizar por los funcionarios electorales dentro de la misma sesión. Urnas, sellos, mamparas, señalizaciones y equipo de cómputo (similar al que se usa en el sitio de votación) deberán asimismo estar a la orden para llevar a cabo procesos de simulación que conduzcan a un ambiente más real. (para una discusión más detallada sobre estos elementos, ver Entorno para la Capacitación.)
Estructura de los programas de capacitaciones y materiales de planeación
Cuando se utilicen modelos de capacitación de cascada o itinerantes (ver Metodología para la Capacitación), una buena parte de los materiales proporcionados pueden ser reutilizados o requeridos en menor cantidad. Al utilizar equipos de capacitación itinerantes con los medios apropiados de transporte::
- equipment can be carried with the training teams, rather than fresh sets provided at each location;
- materials, apart from those retained by polling officials for reference, may also be able to be re-used in multiple training sessions.
De igual forma, en los modelos de cascada, los programas de capacitación más destacados en localidades adyacentes pueden brindar oportunidades para compartir los materiales. Los modelos de capacitación simultáneos generalmente no ofrecen economías en tales materiales.
Logística de la capacitación
Los requisitos para la planeación logística se modificarán en función de si los programas de capacitación están descentralizados de las áreas locales o concentrados en centros regionales o centrales. Bajo un sistema de cascad (ver Metodología para la Capacitación), relativamente habrá poco personal (si es que hay alguno) con requerimientos significativos de transportación y eventuales posibilidades de alojamientos durante el periodo de capacitación. Los capacitadores regionales podrán necesitar ser traídos de un punto central para su capacitación, y ser apoyados con sesiones de capacitación descentralizadas de un nivel un poco más avanzado por sobre los involucrados a nivel local.
Cuando existen equipos de capacitación itinerantes (ver Metodología para la Capacitación), la programación de horarios y la planeación se convertirán en una parte muy importante en la organización de los programas de capacitación. El importante apoyo para la transportación será necesario por los mismos capacitadores, actividad que normalmente requiere de cierto grado de coordinación desde una base central o regional. Los medios de comunicación móviles serán de mucha ayuda para tales equipos.
Los modelos de capacitación simultáneos (ver Metodología para la Capacitación) necesitarán de un considerable apoyo logístico, para la coordinación de todos los recursos disponibles desde uno o varios puntos de partida el mismo día. Asimismo se involucrará algún tipo de apoyo relacionado con la transportación y alojamiento tanto de funcionarios electorales como de capacitadores, si los recursos destinados para los programas de capacitación son limitados al grado de que únicamente puedan ser llevados a cabo a un número restringido de localidades centralizadas.
