Revisiones necesarias
A la hora convenida para que el personal se presente para cumplir con sus responsabilidades, es conveniente que el administrador del sitio de votación:
- Verifique que personal está presente y revise su documentación de acreditación o contractual;
- Contacte a la oficina de administración local para notificar que personal no se ha presentado a laborar y se procure reemplazarlo;
- Asigne responsabilidades específicas (o refuerze las instrucciones previas) a cada miembro del personal;
- Se asegure que el personal sepa quienes nunca han trabajado antes en una elección para que se les pueda supervisar en especial atención durante las horas iniciales en la votación;
- Se cerciore que todo el personal porta sus identificaciones (para algunos ejemplos, ver Polling Official Identification Badges - Australia, 1996 y Polling Official Identification Badges, New Zealand ).
Sesión informativa para el personal
Es muy recomendable que el administrador del sitio de votación celebre una sesión informativa con todo el personal antes de iniciar la votación. Un recordatorio sobre los procedimientos de cualquier información especial sobre la votación puede ser de gran ayuda para evitar errores, especialmente en las primeras horas de la jornada electoral cuando pueden presentarse diversas situaciones conflictivas. La sesión informativa podría comprender:
- La presentación del personal de supervisión;
- Enfatizar que la función del personal es la de brindar un servicio de calidad a los electores;
- Cualquier indicación de último momento o cambio de procedimientos enviado por el organismo electoral;
- Reforzar los procedimientos básicos de votación;
- Mantener la limpieza dentro del sitio de votación;
- Características específicas de los electores que pueden presentarse a votar -edad, nacionalidad, lengua- y como pueden impactar en el desempeño del personal;
- Facilidades en el sitio de votación tales como sanitarios, lavabos, bebidas, áreas de descanso;
- Lisa de rotación para que el personal descanse;
- Procedimientos de emergencia
- Recordatorios sobre cualquier solicitud administrativa del personal, por ejemplo, firmar los registros de asistencia, llenar las nóminas o arreglos de transportación.
En aras de la transparencia (y también para utilizar el tiempo de manera eficiente para desahogar cualquier duda individual), los representantes de partidos u observadores presentes en el sitio de votación podrían ser invitados a la sesión informativa para el personal.
