Itinerario
Se deben hace los arreglos para el contrato del uso de los sitios de votación tan pronto como el lugar se haya identificado, inspeccionado y evaluando sus condiciones, y se conozcan las fechas en las cuales será requerido. Para elecciones ya preparadas, con fechas regulares, esta actividad se puede planear con anticipación.
Cuando las fechas para la elección aún no están definidas, en términos regulares, habrá especulación sobre las fechas probables de votación por algún tiempo antes que se anuncie la elección. Cuando los sitios de votación se encuentran en locaciones que no cumplen con criterios para un uso electoral, es sabido para el cuerpo directivo electoral el hacer agendas tentativas con fechas posibles como avance al anuncio de las elecciones formales.
Información a considerar en los arreglos contractuales
Ya que los sitios de votación se encuentran en instalaciones estatales o privadas, es necesario el arreglo de contratos formales para su uso, de tal forma que no exista duda alguna por parte de nadie sobre la provisión de facilidades así como las fechas en que el cuerpo directivo electoral hará uso de la locación. Los contratos para el uso de locaciones de votación deben cubrir los siguientes aspectos:
Las fechas y horarios en los cuales la locación estará disponible para las actividades relativas a la votación. ESe requiere un uso exclusivo desde el momento en que se surtan los materiales para la elección a la estación de votación y su salida al cierre de la casilla o del conteo. También será necesaria una definición clara de accesos de la locación previa al día de la votación, por ejemplo, para la instalación de líneas telefónicas adicionales y otro equipo de infraestructura.
Los medios que se usarán.Si el inmueble tiene más de un cuarto, deberán especificarse los cuartos que se pondrán a disponibilidad. También se especificarán y acordarán los servicios a que tienen derecho tanto el quipo de trabajo como el público para acceder a las comunicaciones, agua, baños, luz, electricidad y medios para la preparación de alimentos.
Se deben especificar las responsabilidades para la limpieza de la locación a la conclusión del periodo del contrato y cualquier costo asociado por el cual el cuerpo directivo electoral estará obligado.
La remuneración (en su caso) que se pagará por el uso será claramente establecida así como las circunstancias por las cuales ésta puede variar.
Cualquier requisito por parte del proveedor de la locación para que el equipo de trabajo presente, de manera muy cuidadosa durante su uso para la votación, así como cualquier pago adicional asociado con ello debe subrayarse
Responsabilidades sobre daños y métodos para evaluar el costo de cualquier daño causado durante el uso. Antes de firmar el contrato. Los oficiales administrativos de la elección deben anotar la existencia de cualquier daño y se elaborará un reporte de defectos que firmarán las dos partes. En algunas circunstancias se podrá requerir de un depósito para daños, en este caso, asegurarse que se reembolsable.
Particularmente, cuando se rente una propiedad privada para ser locación de votación se deben tomar las siguientes precauciones:
- No existan restricciones en ningún arreglo contractual que puedan prevenir el uso de la locación como estación de votación;
- Los que firmen el contrato que estén autorizados para firmar.
Otros aspectos en el Acuerdo
Existe un número mayor de aspectos que no necesitan ser especificados en el contrato pero que necesitan manifestarse por escrito en un acuerdo claro con el proveedor de la locación para votación. Ello puede incluir:
Cualquier requisito para que el cuerpo directivo electoral lleve a cabo un seguro de responsabilidad civil por el periodo del contrato. Ello será generalmente responsabilidad del cuerpo directivo electoral, a pesar de que en algunas jurisdicciones el Estado puede actuar como su propio asegurador. Es prudente asegurarse que exista suficiente cobertura publica en el seguro de responsabilidad civil ante incidente/injurias cometidas a oficiales, votantes y otros en este sentido.
Arreglos para recoger las llaves del establecimiento y cualquier clave de seguridad para dicha entrega, así como para regresarlas a la conclusión del contrato. Generalmente, las llaves del establecimiento ya deberán encontrarse disponibles para la entrega de materiales y con el directivo de la estación de votación el día o una noche antes del día de la votación a fin de permitir la instalación de la estación de votación. Es crucial que estos arreglos estén claramente entendidos y que las llaves o códigos de acceso proporcionados permiten la entrada a todas las áreas y facilidades (incluyendo baños, cocina, áreas de depósito o cabinetes) especificadas como disponibles desde el contrato.
Representante del dueño den la locación (preferentemente), durante el periodo en que la estación de votación se instala y opera, y para cualquier caso en que se suscite algún problema con la locación.
Sitios alternos de votación
En caso de presentarse emergencias en varias estaciones, resulta un coso adicional, y particularmente en áreas en donde los riesgos de seguridad son altos, puede ser útil la identificación de un pequeño reducido de sitios como contingencia dentro del mismo distrito electoral, y arreglarlos como reserva para uso de la votación, El costo de cualquier remuneración adicional es insubstancialmente comparado a aquellos gastos por posponer una elección.
