Ofertas de empleo
En función de la forma en que son identificadas las solicitudes para puestos relacionados con las operaciones de votación, las ofertas de empleo pueden hacerse tanto como un cuestionamiento introductorio para establecer el interés y la disponibilidad del solicitante, como una oferta en firme después de haber seleccionado al personal más adecuado.
Cualquiera que sea la modalidad utilizada, hay un proceso dividido en etapas que de preferencia debe seguirse a efecto de mantener un control efectivo en el reclutamiento de personal:
- Búsqueda de solicitudes de personal potencial, o la confirmación del interés y disponibilidad del personal o personas nominadas que cuentan con experiencias anteriores en operaciones de votación;
- Valoración y selección del personal del grupo de personas que responda a la convocatoria;
- Avisos a solicitantes no aceptados;
- Cuando no se ha establecido disponibilidad previa, o los solicitantes aplican para puestos generales, más que a un puesto en específico, de preferencia le será enviada una oferta de empleo requiriendo la confirmación o disponibilidad para un puesto en particular, antes de proceder al nombramiento oficial;
- Nombramiento oficial por escrito a los solicitantes aceptados para un puesto específico -preferentemente los nombramientos para puestos que requieren de una confirmación oficial en función del cumplimiento por parte de los empleados del curso de capacitación, hecho claramente especificado como una condición de una oferta inicial de empleo.
En este proceso, es necesario contar con la documentación pertinente para combatir cualquier impugnación a la integridad de las decisiones tomadas en torno al ofrecimiento de un empleo.
Cualquiera que sean las etapas intermedias, una vez seleccionado el personal electoral y habiendo confirmado la pertinente actitud para ser empleados bajo los términos y códigos de conducta aplicables, se deberá otorgar el nombramiento oficial a cada miembro del personal contratado. Sin esto, el proceso de reclutamiento perderá toda responsabilidad.
Para ejemplos de ofertas de empleo y contestaciones, ver:
Documentación del nombramiento del personal.
El contrato o documentación entregada al personal debe contener suficiente información para establecer los derechos, responsabilidades y cargo de las personas contratadas. Entre la información más importante que debe ser proporcionada al personal contratado se incluye:
- El nombre del cargo para el cual está siendo contratado;
- Términos y condiciones generales del empleo;
- Las obligaciones y responsabilidades del puesto (posteriormente, a la entrega de la documentación procedimental se brindará una explicación más detallada);
- La ubicación, fecha(s) y horario(s) en que se debe presentar el personal para cumplir con sus obligaciones, y la duración del empleo;
- Requerimientos de capacitación;
- Requerimientos del código de conducta, incluyendo cualquier declaración de conducta para firma del empleado;
- Monto de la remuneración y arreglos para el pago tanto para responsabilidades relacionadas con operaciones de votación como para capacitación, que incluyan obligaciones fiscales y otro tipo de contribuciones requeridas;
- Cualquier otra actividad adicional -transporte, hospedaje, seguro, gastos -, y los arreglos correspondientes
- Cualquier arreglo específico que necesite el personal para estar advertido sobre la efectiva conducción de sus responsabilidades;
- Multas originadas por fallas al cumplir con las condiciones de la contratación;
- Información para los avisos;
- Solicitud de pronta respuesta de aceptación o notificación de indisponibilidad.
Otro tipo de información que puede ser de utilidad es proporcionada con la documentación del nombramiento. Para la mayoría del personal ejecutivo esto puede incluir detalles de los subordinados asignados. Para los administradores electorales se puede incluir tal información como entrega o colección de tiempo para equipamiento, arreglos para la seguridad del centro de votación, colección y arreglos de vuelta para las principales actividades del centro de votación.
(Para ejemplos de documentación de confirmación de nombramiento/contratación, ver Confirmation of Employment - Australia y Appointment of Polling Staff - New Zealand 1996 . Para mayor información sobre el proceso de nombramientos, ver Naturaleza de los Nombramientos.)
Otro material
La entrega de la documentación sobre los nombramientos del persona, ya sean en reuniones, a través de correo, o por cualquier otro método de entrega, es la oportunidad más efectiva para entregar al personal reclutado:
- Una copia de los procedimientos más importantes;
- Cualquier prerrequisito de capacitación (manuales o ejercicios a completar);
- Información específica sobre cualquier transporte o arreglos de alojamiento hechos en conjunto con sus responsabilidades.
Cuando por motivos de la ubicación de sus responsabilidades el día de la jornada electoral el personal requerirá emitir su voto en ausencia, el formato de solicitud requerido para estos efectos se deberá incluir con la documentación del nombramiento.
