Categorización de materiales
A continuación de que el material de la jornada electoral haya sido devuelto, el personal administrativo de la mesa de votación tendrá que dividir y catalogar el material de acuerdo con los siguientes criterios:
- Materiales que pueden destruirse inmediatamente;
- Materiales reciclables, los cuales se podrán almacenar hasta la próxima elección o bien utilizar para otros efectos;
- Material que requiere de protección.
Generalmente, la legislación electoral deberá decidir cuáles son los materiales que han de mantenerse bajo estricta vigilancia y durante cuánto tiempo. Existen otros materiales -como la nómina de los funcionarios y otros documentos de compra o contratación-que también deberán almacenarse bajo estrictas normas de seguridad para futuras auditorías.
Materiales que requieren de seguridad
Estos materiales deberán mantenerse bajo estrictas medidas de seguridad hasta que haya terminado el periodo de impugnación de los resultados electorales. Entre estos materiales se encuentran los siguientes:
- Papeletas usadas y sin usar;
- Sobres para las papeletas, usados y sin usar;
- Solicitudes de voto;
- Registros de la jornada electoral;
- Declaraciones de elegibilidad por parte de los votantes, para instalaciones electorales normales o especiales;
- Listas nominales ;
- Registros de la distribución de materiales;
- Registros de las conciliaciones y del conteo de papeletas;
- Reportes sobre los procedimientos por parte de los funcionarios de las mesas y de los centros de conteo;
- Registros de impugnaciones y quejas provenientes de las mesas de votación y de los centros de conteo;
- Documentos que contienen los resultados electorales y las decisiones en cuanto a la validez de las papeletas.
En sistemas electorales donde los reemplazos de los representantes que se jubilan, renuncian o fallecen, son determinados por medio de un nuevo conteo de las papeletas de la última elección, las papeletas ya utilizadas deberán mantenerse bajo estricta seguridad durante la administración del cuerpo representativo electo.
El acceso a estos materiales podría hacerse necesario para efectos de investigación (ver Seguimiento de los Electores), o en caso de impugnaciones. Por razones de equidad, las personas que presenten impugnaciones deberán tener acceso a estos materiales en presencia de los funcionarios electorales; sin embargo, no podrán llevarse el material para investigaciones personales y tampoco podrán alterarlo o modificarlo de manera alguna.
Todo acceso a los paquetes sellados debe estar controlado; cada consulta debe registrarse, y los paquetes que sean abiertos deberán sellarse inmediatamente. Los procesos de apertura y cierre de los paquetes deben quedar registrados en los paquetes mismos y, en el caso de que se añadan sellos de plástico nuevos, se deberá mantener un registro de sus números de serie. Todos estos registros resultan muy útiles si en ellos se explican las causas de apertura y cierre de los paquetes, así como las fechas y los responsables de estas acciones. Jamás deberán dejarse abiertos los paquetes que contengan materiales delicados.
Manejo del equipo
Los materiales y el equipo electoral representan una inversión considerable. El acceso a los materiales electorales debe estar respaldado por auditorías estrictas que especifiquen a quién se le ha asignado el equipo. Asimismo, deberá echarse mano de medidas de control tales como los inventarios constantes. Se debe desarrollar un plan de manejo de equipo y materiales de manera que éstos puedan almacenarse hasta el próximo periodo electoral, o bien para que estén disponibles para el organismo electoral u otras instituciones.
Desecho de materiales
La destrucción de materiales electorales usados deberá estar organizada de acuerdo con un programa que coordine su desecho. Dicho programa debe ser desarrollado por el organismo electoral en caso de que los periodos de retención de materiales no estén determinados por el sector público. Deben existir parámetros establecidos para la destrucción de materiales, así como para el uso de métodos relacionados con la destrucción de éstos que contengan información personal sobre los votantes o los funcionarios electorales.
Además de los requerimientos para la retención de material en caso de impugnación, revisión o auditoría, los programas de destrucción deben tomar en cuenta los siguientes aspectos:
- La conservación de muestras de los materiales para la organización de memorias, o bien para referencia futura;
- El tiempo requerido para la investigación y la evaluación de procedimientos y programas electorales.
Las papeletas ilegítimas, por ejemplo, pueden ser una fuente valiosa de información en cuanto a la eficacia de los métodos de registro y al énfasis que deben tener las futuras campañas informativas.
