La evaluación de los programas de reclutamiento y capacitación del personal encargado de la logística es necesario para identificar mejoras futuras. Más importante aún, si se instituye como un componente integral y permanente de los procesos de reclutamiento y capacitación, puede ayudar a identificar oportunamente deficiencias y corregirlas antes de la jornada electoral. Como con todas las evaluaciones, el punto de partida deben ser los objetivos y estándares de desempeño establecidos como parte esencial de la planeación y administración de los programas de reclutamiento y capacitación. Esos estándares comprenderían el desempeño en términos de eficiencia, efectividad, integridad y servicio.
Al considerar estos factores la evaluación debe atender cuestiones como las siguientes:
¿Está siendo efectivamente identificado el personal potencial en los procesos de reclutamiento?
- ¿Los procedimientos son muy amplios o muy estrechos para interesar a quienes tienen las habilidades básicas requeridas?;
- ¿Existen grupos que deben ser identificados específicamente?;
- ¿Se requieren mensajes o promocionales más frecuentes;
- ¿Representa alguna ventaja mantener contacto con el personal que participó en elecciones previas?
¿Son apropiados los criterios de selección?
- ¿Prueban adecuadamente las capacidades básicas requeridas para las actividades específicas de la logística?;
- ¿Fueron aplicados debidamente en la selección de los solicitantes?
¿El empleo es lo suficientemente atractivo para atraer a los solicitantes con las habilidades mas apropiadas?. Si no lo es ¿existe algún medio por el que se puedan mejorar las condiciones de servicio para promover un mayor número de solicitantes?. Las mejoras no son necesariamente económicas. En principio, la atención se debe dirigir hacia soluciones que no impliquen costos mayores como:
- Incrementar el prestigio de la posición;
- Realizar los arreglos para que la capacitación tenga algún tipo de reconocimiento o validez educativa;
- Darle preferencia al personal que haya trabajado en alguna elección en otro tipo de empleos públicos;
- Garantizar el pago oportuno.
No obstante, también se debe considerar si los salarios son adecuados para atraer al personal apropiado.
Evaluación del desempeño del personal
Cada oficial de votación debe ser sometido a un proceso de evaluación de su desempeño. En el caso de los oficiales de los sitios de votación, lo lógico es que la evaluación la realice el administrador o presidente de la mesa al concluir las actividades de votación y la incluya en los reportes correspondientes. En el caso de los administradores de los sitios, los oficiales itinerantes y otro personal de apoyo, la evaluación puede ser realizada por el administrador a nivel distrital.
La evaluación cumple una doble función. Por una parte, constituye un reconocimiento formal de los servicios que puede ser utilizado para fines laborales en el futuro. Por la otra, sirve como referencia para una contratación en el futuro por parte de los administradores de la logística. En las evaluaciones se puede indicar al personal apropiado para recontratación o promoción a posiciones de mayor responsabilidad en elecciones futuras.
Las evaluaciones deben estar basadas en criterios objetivos, que deben ser hechos del conocimiento del personal durante la capacitación. Un formato útil es el de una lista con puntuajes de desempeño (de pobre a excelente) contra responsabilidades, puntualidad y calidad en el servicio al elector, que pueden ser adicionados con un comentario adicional que señale capacidades potenciales futuras.
A todo el personal se le debe dar la oportunidad de revisar y comentar sus evaluaciones antes de concluirlas.
Evaluación de la capacitación
Existen dos orientaciones básicas interrelacionadas respecto a la evaluación de la capacitación del personal encargado de la logística.
- Determinar si ha comprendido la información necesaria para desempeñar sus responsabilidades durante la jornada electoral, por ejemplo, una evaluación del aprendizaje individual (este asunto se examina con detalle en Evaluación del Conocimiento)
- Establecer si los métodos, contenidos informativos y horarios utilizados son apropiados para transmitir las habilidades requeridas, por ejemplo una evaluación del ambiente de la capacitación
A fin de evaluar los niveles de conocimiento del personal y la efectividad de los métodos de capacitación es necesario instrumentar programas de evaluación continua durante la capacitación y, de ser posible, poner en práctica cualquier medida correctiva antes de empezar a cumplir con sus responsabilidades. La evaluación continua es especialmente importante cuando se utilizan métodos de capacitación en cascada (ver Metodología para la Capacitación). Cuando se han programado múltiples sesiones de capacitación, la retroalimentación sobre la pertinencia y la cobertura de los métodos utilizados puede ayudar a su mejora a lo largo del programa en su conjunto.
Si se determina que es necesario una mayor capacitación, la programación de sesiones adicionales puede ser la única respuesta para los oficiales de mayor jerarquía. Para los oficiales con menor responsabilidad, la mejor solución en términos de costo-efectividad puede consistir en una breve sesión informativa antes del inicio de la votación que cubra los aspectos necesarios.
Por lo menos, las evaluaciones suministrarán las bases para mejorar las actividades de capacitación en elecciones futuras.
Métodos de evaluación de la capacitación
Existen distintos métodos para la evaluación:
- Programas de evaluación integrados a las sesiones de capacitación, a través del monitoreo de las actividades grupales y el conocimiento manifestado durante los ejercicios de simulación e interacción;
- Actividades domésticas o sesiones de capacitación en forma de libros de preguntas y respuestas que luego pueden ser revisados y evaluados por los capacitadores;
- Llenar formatos de evaluación al final de cada sesión;
- Monitoreo y reporte sobre las sesiones por parte de los administradores del sitio de votación;
- Monitoreo sobre el desempeño del personal durante la jornada electoral.
Si bien este último método es una parte importante de la evaluación de la capacitación, no es recomendable que sea el único método que se utilice. Esperar hasta la jornada electoral para evaluar si el personal tiene conocimiento suficiente puede ser útil a fin de evaluar la efectividad general de los métodos de capacitación y si el personal es apropiado para el puesto en el futuro, pero es probable que se traduzca un desempeño ineficiente durante la elección.
Los programas de evaluación integrada y el uso de ejercicios para comprobar los conocimientos del personal se examinan con mayor amplitud en Evaluación del Conocimiento. - Algunos ejemplos de los ejercicios domésticos que pueden ser completados por distintas categorías del personal de votación se encuentran en Polling Staff Workbook - New Zealand 1996 , Polling Staff Answerbook - New Zealand 1996 , Session Workbook, Senior Polling Staff, Australia , Home Workbook, Senior Polling Staff, Australia , Home Workbook, General Polling Staff, Australia , Home Workbook, Specialist Polling Staff, Australia , y Home Workbook, Electoral Visitors, Australia . Cuando el personal complete esos ejercicios domésticos, es importante que reciban una retroalimentación individual sobre la precisión de sus respuestas. De no hacerlo, se corre el riesgo de que continúen aplicando un conocimiento incorrecto o erróneo sobre los procedimientos.
Retroalimentación
Una buena forma de determinar que tan apropiados han sido los métodos y estilos de capacitación y de tener una idea precisa de donde puede ser necesaria una mayor capacitación para las funciones de logística, es la de interrogar al personal mismo. Esto puede hacerse formalmente al final de las sesiones de capacitación mediante el llenado de cuestionarios que incluyan asuntos como los siguientes:
- Lo conveniente y confortable que han resultado el sitio y las facilidades de la capacitación, la duración de las sesiones, los recesos y las oportunidades de formular preguntas;
- Lo relevante que ha sido el material presentado y cualquier área en la que el personal considere que requiere mayor información o práctica;
- Lo conveniente que han resultado los estilos y métodos de capacitación empleados -qué resultó efectivo y qué no al transmitir la información;
- Una autoevaluación integral de conocimiento en las responsabilidades encomendadas;
- Sugerencias para mejorar sesiones futuras de capacitación.
En la sección titulada "Training Evaluation" de Presiding Officer/Assistants Training Program, Bangladesh se encuentra un ejemplo de este tipo de cuestionario de evaluación. Es importante que cuando los cuestionarios sean llenados por el personal, se les retroalimente sobre cómo han sido analizadas sus sugerencias y comentarios y qué mejoras futuras se van a considerar.
Para incrementar este método de recolección informativa de carácter formal, los capacitadores pueden tener comunicación continua con el personal, por ejemplo durante los recesos y al inicio y final de cada sesión, para determinar donde existen lagunas de conocimiento y cuáles estilos de presentación funcionan mejor.
Evaluaciones independientes
La evaluación por parte de personal independiente al proceso de capacitación también puede ayudar a identificar en qué áreas se pueden introducir mejoras. Este método debe de emplearse siempre que sea personal externo contratado y no del organismo electoral quien se haga cargo de la capacitación, así como en algunas sesiones en los niveles inferiores cuando se utilice un método en cascada (para una muestra de una lista de verificación para este tipo de evaluaciones, ver Training Observation Checklist - New Zealand 1996 ).
