Consideraciones básicas
Para que un organismo electoral pueda planear el despliegue de la logística electoral sobre bases sólidas, tiene que haber una garantía de que los fondos requeridos se encontrarán disponibles. La falta de seguridad en cuanto al suministro de fondos podrá propiciar ineficiencias en los operativos y una posible pérdida de integridad.
Es responsabilidad de los administradores electorales asegurar que las solicitudes de financiamiento hayan sido rigurosamente examinadas internamente para garantizar que representan soluciones económicas a los requisitos legislativos y de servicio electoral, y que los fondos asignados serán ejercidos de manera juiciosa.
Esto no significa necesariamente que las elecciones tengan que ser conducidas de la manera más económica posible, sino que el organismo electoral proporcione un servicio de calidad al mejor costo. ( Para una discusión sobre el desarrollo interno del cálculo presupuestales sobre las elecciones, ver Desarrollo Interno de Presupuestos).
Calendario de liberación del presupuesto
Resulta de capital importancia tener no sólo la certeza sobre la garantía de los fondos, sino también contar con una fecha o plazos apropiados para la liberación del presupuesto aprobado para el financiamiento de la logística electoral (ver Calendario de Financiamiento).
Certeza sobre el financiamiento
Los administradores electorales deben asegurarse por adelantado que estarán disponibles los fondos para la logística electoral. Esto requiere que se cuente con mecanismos ciertos y preferiblemente públicos para la presentación y la aprobación de fondos por las legislaturas correspondientes y que:
- Los administradores electorales se aseguren que los presupuestos para la logística electoral sean desarrollados e integrados a tiempo al ciclo normal de aprobación de presupuestos.
- Existan mecanismos para la aprobación, por parte de las legislaturas, de fondos adicionales para la logística electoral a fin de cubrir contingencias no previstas, tales como cambios de último momento a las disposiciones legislativas y para que, en sistemas donde las elecciones no se llevan a cabo en intervalos fijos, resulten accesibles y efectivos.
Los fondos gubernamentales para la logística electoral deben ser parte de los fondos destinados específicamente a las elecciones. Esto se puede facilitar cuando un órgano independiente es responsable de la conducción de las elecciones, en vez de que las elecciones sean responsabilidad de un estado, oficina o agencia gubernamental local. En este último caso, particularmente en ambientes donde los controles generales de contabilidad son débiles, se pueden requerir mecanismos estrictos de fiscalización para garantizar que los fondos destinados a lo logística electoral sean utilizados correctamente. (Para procesos de presentación y aprobación de solicitudes de presupuesto, ver Presentación y Justificación de Requerimientos ante el Legislativo.)
Servicios suministrados por otras organizaciones
Existirán consideraciones adicionales cuando el financiamiento de las actividades de la logística electoral se derive de fuentes distintas a la del presupuesto controlado por el organismo electoral. Hay varios escenarios en los que esto puede suceder y cada uno requiere de vigilancia de parte del organismo electoral para garantizar que los fondos esperados para la logística electoral se materialicen.
Cuando otras organizaciones estatales suministran los servicios de logística electoral sin costo para el organismo electoral, se debe asegurar que tengan la capacidad para financiar estos servicios con sus propios presupuestos conforme al nivel requerido por el organismo electoral.
Sería preferible que los costos de estos servicios inter-institucionales fuesen presupuestados y pagados por el organismo electoral. Esto tiende a promover una mayor eficiencia, puede permitir un control más directo de los procesos y proporciona una base más sólida para comparar costos de actividades. Sin embargo, puede que esto no suceda siempre. Algunos ejemplos de esto pueden ocurrir cuando:
- Las locaciones donde se instalan las mesas de votación o las oficinas temporales de la administración electoral a nivel local son suministradas de forma gratuita por otras agencias estatales.
- Las fuerzas de seguridad (policíacas o militares) brindan seguridad a la logística electoral sin costo directo alguno.
- Se utilizan las redes de comunicación de otras agencias gubernamentales para la comunicación con los sitios de votación.
- Las redes de comunicación operadas por otras agencias estatales se utilizan para procesar información sin incurrir en gastos directos.
- Otras agencias gubernamentales comisionan parte de su personal como oficiales de votación o asistentes electorales pagándoles por ello con su sueldo normal.
Financiamiento para gastos adicionales
Al suministrar los servicios mencionados, esas otras agencias pueden, sin embargo, incurrir en gastos adicionales --particularmente en el caso de pagos de tiempo extra u otros gastos adicionales para el personal contratado, pero también en cuanto a la posible adquisición o mantenimiento de equipo y producción de material adicional, para cumplir con los requisitos de apoyo a la logística electoral.
Pueden ocurrir que algunos de los servicios suministrados de manera gratuita representen costos adicionales que no son visibles de inmediato. El personal de otras agencias que participa en las tareas de apoyo de la logística electoral puede no representar un gasto adicional en ese momento, pero su trabajo normal puede requerir gastos adicionales con posterioridad para poder cumplirse a tiempo.
Sería preferible que los fondos utilizados por otras agencias estatales para apoyar la logística electoral fuesen considerados dentro de sus respectivos presupuestos, en vez de esperar que haya excedentes para cumplir con las necesidades del apoyo requerido.
ONG´s y asistencia internacional
Cuando las actividades esenciales de la logística electoral estén siendo financiadas por organizaciones internacionales u organizaciones no gubernamentales, el organismo electoral debe asegurarse que los compromisos para suministrar el servicio estén apoyados sólidamente por los fondos disponibles de tales organizaciones. (Para más información en cuanto a temas relacionados con asistencia presupuestaria externa, ver Presupuestación/Financiamiento.)
Responsabilidad gubernamental en el financiamiento
Los gastos de la logística electoral, al igual que otros gastos electorales, normalmente serán financiados por el gobierno representativo del nivel para el que se esté llevando a cabo la elección. Sin embargo, existen circunstancias en las cuales la transferencia intergubernamental de fondos pueda ser necesaria para garantizar consistencia, equidad, e integridad en los procesos de logística electoral, tales como:
- Cuando se introducen nuevos niveles en el gobierno representativo.
- Cuando los administradores locales o provinciales son responsables de la conducción de las elecciones para los niveles más altos de gobierno.
- En contextos de menor desarrollo.
- Cuando existen grandes disparidades en la base de fondos disponibles para los diversos gobiernos a nivel provincial o local dentro de un país.
Se debe tener cuidado al instrumentar mecanismos para tales transferencias y garantizar que:
- Los mecanismos de contabilidad y fiscalización estén bien planteados para prevenir ineficacia al utilizar fondos provenientes de diferentes niveles gubernamentales.
- Cuando se llevan a cabo tales transferencias, se hagan sobre la base de "adelantos" y no del reembolso de los gastos ya erogados en la logística.
Utilizar el método de reembolso generalmente no ayudará a resolver los problemas y puede inclusive exacerbar las deficiencias de financiamiento en ciertas áreas administrativas. Este tema puede ser especialmente pertinente en las elecciones de los niveles jerárquicamente inferiores de gobierno en sociedades menos desarrolladas.
Justificación para las necesidades de financiamiento de la logística electoral
La logística electoral es tan sólo uno de los programas que compiten para obtener parte de los limitados fondos públicos. La logística electoral generalmente no solo compite con otros gastos relacionados con las elecciones -registro de votantes, educación a votantes, etc.- sino también con la amplia gama de servicios suministrados por el gobierno. Para poder obtener el financiamiento propuesto para la logística electoral, los administradores electorales necesitarán convencer a quienes controlan los recursos públicos de que los gastos propuestos son:
- Adecuados, en términos de costo-efectividad, para suministrar los servicios estipulados en el marco legislativo para la logística electoral.
- Necesarios para mantener a integridad del servicio y los niveles de calidad apropiados para la elección.
El propósito de costear los proyectos
La justificación de los gastos propuestos y la garantía de tener acceso a los fondos necesarios, se verá facilitado cuando se adopte un modelo de presupuesto que proporcione un costeo apropiado de proyectos o actividades (ver Sistemas de Presupuestación).
Las ventajas de utilizar este método al proporcionar justificaciones para los gastos presupuestales incluyen:
- Una demostración clara del costo-efectividad implicado en las actividades propuestas de la logística electoral a través del desarrollo de información de costos por unidad.
- Se puede mostrar más fácilmente el impacto de las diversas actividades en el proceso de la logística electoral y permitir así una demostración documental más clara de los efectos que provocaría cualquier disminución en el presupuesto, así como identificar los servicios que pueden ser reducidos o eliminados para conciliar las actividades con cualquier reducción en el financiamiento.
- Si los fondos aprobados son inferiores al presupuesto propuesto, se proporciona un esquema más claro para una revisión rápida de los gastos propuestos a efecto de conciliarlos con los fondos aprobados (ver Conciliación del Presupuesto con los Fondos Disponibles).
