Entrega de Materiales y Equipo
Se necesitan ejercitar estrictos controles sobre la implementación de los planes de entrega para el material y equipo de las casillas de votación para asegurar que:
- El material y equipo lleguen a cada locación a tiempo, de acuerdo a los horarios de entrega agendados y en la cantidad correcta;
- Que se mantenga seguridad sobre todo el material de votación durante su distribución y durante la espera del inicio de la votación.
Generalmente la entrega a las casillas de votación puede ser más llevada a cabo más efectivamente de los centros de empaquetado central o regional que de las oficinas locales.
Sin embargo, los métodos de entrega varían de acuerdo con los recursos disponibles y el ambiente de seguridad. En áreas urbanas de bajo riesgo, podría implicar algún costo para los jefes de las casillas el hecho de ser requeridos para ir a recoger el material de su casilla de votación, además del equipo voluminoso, de la oficina de manejo del distrito electoral. Esto podría combinarse con una breve sesión de refresco para los jefes en los días anteriores al de la votación. Materiales de alta responsabilidad se podrían almacenar hasta el día de la votación en una bodega segura. Sin embargo, este método es adecuado únicamente en ambientes de bajo riesgo y alta confianza pública.
Sería mucho más usual y prudente el hecho de arreglar una entrega segura de todos los materiales de las casillas de votación a través de contratos de transporte. En algunas circunstancias, la ayuda por parte de los militares u otras agencias del gobierno con una disponibilidad de recursos de transporte a lo largo de la nación pudiera ser un medo costoso de entrega. Sin embargo, esto sería adecuado únicamente en lugares donde tales agencias se acepten públicamente como no-partisanas.
(para mayor información acerca de los sistemas de planeación y control de la distribución de los materiales de las casillas de votación, ver Distribución and Empaquetado de Materiales/Equipamiento para Entrega.)
Plazos de la Entrega
Es mucho más preferible que todo el equipo y materiales se presenten en la casilla de votación o al jefe de la casilla de votación a más tardar el día anterior al de la votación. En áreas rurales, la entrega debe ser necesariamente un poco más temprana, con el sentido de asegurar suficiente tiempo para resolver o volver a suministrar las deficiencias.
Sin embargo, la entrega muy temprana a las casillas de votación, especialmente en áreas de alto riesgo, aumenta el potencial de perdida o de utilización como soborno de los suministros. La percepción pública de la integridad de las elecciones también se podría afectar si el material de votación de alta responsabilidad se almacena fuera de los almacenes de alta seguridad por largos periodos.
Los arreglos para la entrega a las casillas de votación se harán más costosas y complejas si es que hay demora en el suministro, o donde los productos esenciales no se pueden producir inmediatamente sino hasta un día antes del día de la votación (v.g., en sistemas donde el registro de votantes está abierto hasta un día antes de la votación). Los efectos de la confianza y costos de la entrega de materiales se deben valorar al momento de la determinación de procedimientos y marco legal y producción agendas para la preparación de materiales de votación.
Documentación de Entrega y Recepción
Las entregas de materiales para las casillas de votación siempre deberán ir acompañadas por documentación de entrega que especifique el tipo y cantidad de la entrega. Esto preferiblemente será una copia total/parcial (dependiendo del método de entrega adoptado) de la lista de contenido del paquete estándar de material o un inventario del material/equipo preparado para cada casilla de votación.
Es preferible que los jefes de las casillas de votación estén cerca para tomar la entrega del material para su casilla, si es que estos se les transportaron, más que recogerlos. Todos los materiales entregados deben ser recibidos y el acuse de recibido devuelto a la oficina de manejo del distrito electoral. Los recibos devueltos al cuerpo de manejo electoral se deberán completar de dos formas -un acuse de recibo inicial de la entrega seguido por una notificación formal de que todos los materiales se suministraron correctamente, seguido por la revisión del jefe de la casilla de votación. Esta detallada notificación es una parte esencial para mantener una verificable revisión de cuentas para todos los materiales y equipo de alta responsabilidad.
Revisión del Material en la Recepción
Es vital que los jefes de las casillas electorales comparen minuciosamente los materiales con el inventario de los recursos esperados para su casilla de votación tan pronto como se reciban los materiales e inmediatamente avisar al jefe del distrito electoral de la correcta entrega o de los faltantes. Los jefes de los distritos electorales deben monitorear la recepción de estos informes. Las deficiencias podrían requerir de una pronta implementación de planes de contingencia para los materiales a ser suministrados de vuelta (ver Planes de Contingencia).
Aún los materiales entregados en paquetes pre-empaquetados podrían contener errores en la cantidad o material que falte a la hora de ser entregado. Se deberá prestar especial atención a:
- Urnas, para asegurar que se ha entregado el número y tipo correcto y que los números de serie u otros códigos son los correctos para esa casilla de votación;
- La lista de votantes, para asegurar que se hayan entregado las listas correctas a las casillas de votación y de que están completas, sin páginas faltantes o mal impresas;
- Papeletas de votación, para asegurar un completo suministro y que no falten boletas numeradas o paquetes de boletas;
- Los sellos y seguros de las urnas, particularmente, donde se utilicen los seguros, para revisar que se suministraron las claves correctas;
- Otro material de alta responsabilidad, tal como los sellos de las casillas de votación o los instrumentos de perforación para validar las boletas y la tinta y equipo asociado con la marcación de los votantes, donde se utilicen;
- Compartimientos de votación, para asegurar que están funcionando y que se presentan en una cantidad correcta;
- Recursos generales esenciales, tales como plumas y lápices, donde sea que estos se van a utilizar para marcar las boletas, instrucciones requeridas legalmente para los votantes y el empaque de del material de importancia utilizado y del no utilizado.
Aún las boletas foliadas de los paquetes de boletas numerados pueden faltar. Las boletas o sobres de boletas mal empacadas, particularmente las que no cuentan con una numeración foliada, son aún más susceptibles de caer en error al momento de reempaquetarlos dentro de bultos. Es esencial que las boletas o, en su caso, las envolturas de boletas recibidas en cada casilla de votación sean contadas a la entrega y cualquier discrepancia entre las notas de entrega y lo recibido debe hacerse notar formalmente en los registros de las boletas. Estas figuras se utilizarán entonces como el punto de partida para todos los subsecuentes cálculos de las boletas/sobres de boletas.
Para el material del que no debe rendirse cuenta y de propósitos generales, no será necesario hacer una exacta cuenta de revisión. Es también importante que el equipo necesario para las operaciones de las casillas de votación, tal como las máquinas o computadoras de votación, las lámparas para detectar las marcas de tinta invisible de los votantes, lectores de código de barras para la identificación de las credenciales de los votantes o que las plantas de energía de emergencia estén debidamente instaladas y probadas tan pronto como sea posible después de su recepción. Dejar este examen para la mañana del día de la votación puede resultar en que el tiempo para la restitución o reparación puede ser insuficiente.
