Codificación de procedimientos
Los procedimientos y prácticas generales para la administración de la logística electoral deben codificarse en un manual, para su uso como material de consulta. Este manual sirve de base para la capacitación técnica del personal administrativo encargado de la logística.
Los manuales administrativos también ayudan a asegurar que se dé un trato igualitario a todos los votantes, y que las leyes y regulaciones electorales sean interpretadas de manera consistente y correcta. Para promover la transparencia en la administración de la logística electoral, es recomendable que los manuales administrativos estén a la disposición del público en general.
El rango y contenido de esos manuales dependerá de la estructura del organismo electoral; ya sea que éste tenga una presencia local o regional permanente, o que contrate funcionarios, instalaciones y equipo temporales; que el organismo nacional tenga control sobre la logística, o que sean otros organismos locales los que las lleven a cabo.
Responsabilidades del personal
Los manuales para los administradores de logística electoral deben definir claramente las responsabilidades del personal. Cuando la administración esté organizada con base en una división funcional, o se mantengan oficinas centrales, regionales y/o locales durante el periodo electoral, se puede promover la claridad de las responsabilidades mediante la producción de un manual distintivo de funciones/procedimientos para cada nivel o división organizacional, el cual podría incluir:
- El rango de las funciones a desarrollar.
- Su base legal.
- Los procedimientos relevantes.
- Métodos organizacionales y modelos de práctica eficaz.
- Ejemplos de formatos estándar relevantes
- Ejemplos de problemas y soluciones comunes
Contenidos
Los manuales podrían incluir los siguientes tópicos:
- Códigos de conducta.
- Ciclos de planeación, formatos, responsabilidades e insumos, monitoreo del progreso de la instrumentación y revisiones de las logística electoral.
- Revisión y determinación de necesidades de recursos, como sitios de votación e instalaciones adecuadas, contratación y capacitación del personal, financiamiento, suministro y control de materiales, seguridad, comunicaciones, logística, instalaciones para votaciones especiales (como voto en ausencia y voto anticipado) e información para los votantes.
- Insumos, preparación y revisión del presupuesto.
- Reclutamiento, capacitación, salario y monitoreo del desempeño del personal para apoyo administrativo, mesas de votación y el escrutinio.
- Selección y reservación de las mesas de votación.
- Supervisión administrativa de las operaciones en las mesas de votación.
- Administración de los materiales, como requisiciones de materiales y equipo, producción y control de calidad, almacenamiento, distribución y devolución a las oficinas administrativas, sitios de votación y escrutinio, seguridad de materiales y archivos post -electorales.
- Arreglos de seguridad.
- Control de fraude, corrupción y delitos electorales.
- Nominación de candidatos y registro de partidos.
- Determinación del orden de partidos y candidatos en las papeletas de votación (cuando se usan papeletas de "marque su preferencia").
- Campañas y procedimientos de información a los votantes.
- Relación con los participantes políticos, otros organismos, grupos comunitarios y observadores.
- Derechos de los votantes y participantes políticos.
- Control de cualquier instalación especial de votación, como arreglos adicionales de contratación de personal, logística, distribución y devolución de materiales, monitoreo y procedimientos de votación distintos.
- Procedimientos de escrutinio de votos y supervisión de los escrutinios.
- Verificación de escrutinios y recuentos.
- Determinación y publicación de los resultados.
- Control de quejas e impugnaciones a decisiones administrativas.
- Evaluación del desempeño.
(Para ejemplos de manuales de administración electoral, ver Returning Officer's Manual - New Zealand, 1996 , Divisional Office Procedures, Elections - Australia 1996 y The Electoral Administrators Manual - United Kingdom . Para un ejemplo de manual sobre las responsabilidades del personal administrativo local y de los presidentes de mesa de votación, ver Election Officials Manual - Ghana .)
