Elaboración de presupuestos
Las metodologías más apropiadas para la elaboración de presupuestos de logística electoral variarán de acuerdo con la estructura del organismo electoral (nacional, regional o local), de sí una sola organización es responsable de todas las actividades de logística electoral o sí se dividan entre diferentes organizaciones sobre una base geográfica o funcional, y del ciclo presupuestal del sector público.
Los presupuestos "globales" son necesarios para identificar las necesidades de financiamiento más generales y las áreas en las que puede ser necesario que se destinen fondos para compensar insuficiencias. Los presupuestos para diferentes unidades administrativas geográficas y funcionales, así como para proyectos específicos coadyuvan a una asignación efectiva y eficiente de fondos en áreas específicas de la logística electoral.
Existen dos enfoques generales que pueden ser útiles al elaborar presupuestos para la logística electoral:
- Un enfoque de arriba hacia abajo o descendente. En este caso se elabora un estimado a nivel global y después se divide en presupuestos por proyecto, funcionales y por unidad geográfica.
- Un enfoque de abajo hacia arriba o ascendente. En este caso las necesidades específicas de unidades geográficas, proyectos y funciones se determinan, revisan y validan para luego amalgamarse en un presupuesto global.
(Estas son, por supuesto, visiones simplificadas sobre los dos extremos del proceso de elaboración de presupuestos).
Presupuesto descendente
Algunos ejemplos de este enfoque son los siguientes:
- La elaboración de presupuestos para las logística electoral con base en los gastos globales de la última elección (quizá sujetos a los cambios de precio o a las políticas gubernamentales en cuanto a variaciones en la asignación de presupuestos corporativos).
- Un cálculo global a partir de un registro histórico u otros costos estimados por votante sobre cuya base se deriva un presupuesto global.
A los proyectos, funciones y localidades se les asigna luego un porcentaje del presupuesto global de acuerdo con criterios generales.
Usualmente, este no es el medio más efectivo para determinar el presupuesto de la logística electoral. No permite que se consideren necesariamente variaciones locales, por cambios en los sistemas, procedimientos y condiciones o que se les otorgue la debida prioridad a necesidades de la logística electoral.
Al negar un acceso inicial a los administradores de proyecto, ya sean locales o regionales, elimina uno de los factores clave para desarrollar las capacidades de administración financiera, así como cualquier sentido de corresponsabilidad sobre los procesos presupuestales. Tiene la ventaja de ser una solución rápida aunque precipitada cuando se necesita un presupuesto.
Enfoque ascendente
Es probable que esta alternativa produzca resultados más realistas, si se combina con la necesidad de una justificación y una revisión rigurosas de los objetivos que se desea alcanzar. Los presupuestos se elaboran al estimar a través de categorías de costo definidas (que de manera ideal podrían comprender el personal de cada mesa de votación, los costos de diseño y producción de cada formato electoral, etc.) los costos de cada proyecto de logística electoral a nivel de cada unidad geográfica de administración, cuando esto sea posible. (Se pueden encontrar algunos ejemplos de formatos de costos para elaborar presupuestos electorales de esta manera en Budget - Sample Costing Worksheets .)
Las ventajas de este método son las siguientes:
- Toma totalmente en cuenta los sistemas y procedimientos proyectados así como las condiciones locales imperantes.
- Permite definir las prioridades en cuanto a las necesidades de financiamiento y, por lo tanto, da como resultado decisiones más racionales si las actividades deben reducirse para resultar consecuentes con el presupuesto disponible.
- Promueve el sentido de corresponsabilidad en los procesos de presupuestación dentro de toda la organización.
- Permite la identificación de áreas potenciales tanto de administración eficiente como ineficiente.
- Brinda una base sólida para las solicitudes de financiamiento.
Sus desventajas residen en que es un proceso más lento y repetitivo, y que los proyectos y presupuestos locales deben revisarse escrupulosamente para eliminar cualquier duplicidad y las solicitudes excesivas de fondos de acuerdo con los resultados previstos. Es preferible la elaboración de presupuestos globales a través de este método, incluso si no se lleve a cabo en su totalidad debido a presiones de tiempo.
