Aspectos básicos
Los calendarios y cronogramas resumen de manera fácilmente accesible todo el plan de trabajo, mostrando las fechas, plazos y periodos de desarrollo de las actividades clave de la logística electoral. Son una herramientade referencia y monitoreo necesiara. Los calendarios para la logística electoral necesitan ser relevante para el público al que se dirigen. Se pueden preparar varios calendarios y cronogramas que contengan diferentes grados de detalle, particularmente en el caso de los destinados a la administración interna y a la información pública o de los contendientes políticos.
Al preparar los cronogramas de la logística electoral, es preciso distinguir claramente los plazos administrativos de los plazos legales y las diferentes fases del proceso. Los plazos administrativos se pueden omitir sin afectar necesariamente la integridad de la elección; los plazos legales no. (Para más información acerca del marco para el desarrollo de calendarios administrativos, ver Establecer y Cumplir con un Calendario Administrativo.)
Formato genérico
Al igual que con los planes de trabajo, es posible preparar un proyecto de cronograma, incluso si no se conoce la fecha de la elección, tomando como base la evaluación administrativa de los días necesarios para llevar a cabo determinadas tareas y mostrándolos como "días previos" y "días posteriores" a cualquier punto definido en la legislación electoral -por ejemplo, se puede determinar el plazo para una tarea en los siguientes términos: "día de la elección menos determinado número de días".
Estos proyectos de cronograma deben ser flexibles para que puedan ser corregidos si es necesario, sobre todo en el caso de que no exista definición legal para un periodo significativo o que éste sea variable. Cuando haya plazos flexibles en el marco legal, es probable que sea con base en consideraciones políticas y no en necesidades administrativas, como se tomen las decisiones respecto a los plazos posibles.
Plazos y periodos definidos en la legislación
En su forma más simple, los calendarios son una panorámica general resumida de las fechas, plazos y periodos estipulados por la ley para las actividades de la logística electoral, los ejes nodales para llevar a cabo la votación (ver Ethiopia - Election Timetable y Calendario Electoral - Costa Rica 1998 ). Los calendarios pueden incluir aspectos definidos legalmente, tales como:
- El periodo o plazo para que los votantes se registren para la elección o cambien sus datos de registro.
- El periodo para una revisión oficial y la integración final de las listas de votantes.
- El plazo para el registro de los partidos políticos.
- Los periodos y plazos para la nominación de candidatos y agrupaciones, así como para el anuncio de las nominaciones aceptadas.
- El periodo de campaña.
- El día o días de votación.
- El plazo para el inicio y la conclusión del escrutinio.
- El plazo para el anuncio de resultados.
- El periodo para impugnar los resultados de la elección.
Dependiendo del sistema electoral, es posible incluir otros aspectos como:
- El plazo para la determinación de los sitios de votación;
- El periodo para verificar la nominación e impugnar a los candidatos y las agrupaciones que participarán en la elección;
- El plazo para surtir el material necesario para los sitios de votación;
- Cualquier periodo para votación anticipada;
- El plazo para la recepción de los votos por correo;
- El plazo para la certificación de los resultados de la elección;
- El plazo para la investigación y sanción de los delitos electorales;
- El plazo para reportar contribuciones o gastos hechos por partidos políticos o candidatos.
Este calendario de tiempos legales es la base de donde se deriva la planeación y el desarrollo de todas las actividades de la logística electoral. Sin embargo, por sí solo es insuficiente como una guía de referencia para todas esas actividades. Cada uno de estos referentes legales involucra diferentes actividades administrativas. El cronograma de la logística electoral debe ser una combinación entre estos tiempos legales y los consecuentes plazos y periodos para las tareas administrativas correspondientes.
Es importante que la información del cronograma general de la logística sea manejable. Hay que incluir los plazos y periodos administrativos clave para el control administrativo en general. Es mejor desarrollar cronogramas más detallados para cada una de las actividades de la logística electoral como documentos de menor nivel que puedan ser utilizados por los administradores de cada proyecto en particular y el personal a su cargo.
Cronogramas administrativos
Los distintos sistemas electorales plantean diferentes requerimientos para los cronogramas de actividades específicas de la logística electoral; las fechas clave, los periodos y los plazos necesarios para un efectivo control administrativo incluyen:
Asuntos administrativos generales
- Marcos y procedimientos legales y de regulación
- Políticas para seleccionar al personal y determinar el equipamiento de los sitios de votación
- Evaluación de necesidades
- Planes de seguridad
- Pruebas y simulacros de los sistemas y procedimientos electorales
- Elaboración y revisión del presupuesto
Información para los votantes:
- Plan de información
- Producción de materiales
- Fases de la campaña de información
- Calendarios para la distribución de información (por medios masivos u otros)
Partidos políticos y candidatos:
- Registro de los partidos políticos
- Conclusión de las reuniones informativas de partidos y candidatos
- Nominación de los candidatos y las agrupaciones
- Anuncio de las nominaciones aceptadas
- Periodo de campaña
Sitios de votación:
- Sitios de votación y escrutinio
- Revisión y determinación del equipamiento y el material necesario para los sitios de votación
Reclutamiento y capacitación de personal:
- Necesidades de personal
- Inicio y conclusión del reclutamiento del personal para los sitios de votación
- Conclusión de la fase de entrenamiento
- Entrenamiento de los capacitadores y después del personal de los sitios de votación
Registro de votantes:
- Registro de los votantes para la elección o cambio de la información registrada
- Revisión oficial y conclusión del registro de votantes
- Impresión de las listas certificadas de votantes que serán utilizadas en los sitios de votación
Papeletas de votación:
- Determinación del contenido de la papeleta de votación
- Impresión de las papeletas de votación
- Instalación de las máquinas de votación (si las hay)
- Programación de los equipos de computo para la votación y el escrutinio (si lo hay)
Material y equipamiento para el proceso electoral:
- Planes de producción del material
- Especificaciones del material y del equipamiento y planes para su obtención
- Revisión de los sitios de votación y escrutinio y de otras necesidades de material y equipamiento
- Pedidos de material
- Determinación de la asignación del equipamiento de los sitios de votación
- Producción, revisión y reparación de las urnas existentes y de los compartimentos o mamparas para votación
- Producción de materiales en general para el periodo de la logística electoral, las votaciones anticipadas y la jornada electoral
Logística:
- Conclusión del plan logístico
- Conclusión de los contratos logísticos
- Conclusión de las entregas de material y equipamiento por parte de los proveedores
- Empaque de material y equipamiento para los sitios de votación y de escrutinio
- Distribución del material y equipamiento a los sitios de votación y escrutinio
- Entrega, prueba y distribución del equipo de comunicación
- Devolución del material
- Clasificación del material devuelto para su almacenamiento seguro o su destrucción
- Desecho del material no necesario
Periodo de votación:
