Consideraciones Básicas
Los materiales y el equipo para la jornada electoral se producen regularmente en un periodo que comprende semanas e incluso meses. Por lo tanto, se requerirá de establecimientos apropiados para almacenar el material mientras se distribuye entre las mesas electorales. Es importante que las instalaciones donde se almacena el material sean seguras y accesibles.
Seguridad
Los niveles de seguridad para el almacenamiento de materiales deberán ser los apropiados para prevenir cualquier situación de emergencia. Todos los materiales que requieren de cuidado, especialmente las papeletas, necesitarán condiciones de almacenamiento seguras. Incluso en contextos donde existan niveles elevados de seguridad, se necesitará de la asistencia de guardias armadas durante las 24 horas del día para proteger los lugares donde se almacenen las papeletas. Aunque en realidad no sean necesarias, las fuerzas armadas darán la impresión de seguridad absoluta. En situaciones delicadas, será apropiado utilizar las instalaciones de la policía o del ejército para almacenar los materiales delicados. Esto dependerá, por supuesto, del grado de imparcialidad de las fuerzas de seguridad (ver Seguridad.)
Almacenamiento local y central
Los lugares de almacenamiento deben reducir al máximo el manejo redundante de materiales. En lugares donde los materiales para la jornada electoral se empaquetan en el ámbito central o regional (ver Empaquetado de Materiales/Equipamiento para Entrega), se requerirá de almacenamiento a los mismos niveles. Cuando esto se realiza en el ámbito local, resulta más conveniente mantener los materiales en bodegas centrales o regionales hasta el momento que el proceso de empaquetado inicie. En cualquier caso, resulta más económico utilizar las bodegas como centros para el empaquetado y la distribución de los materiales electorales.
Es importante que existan materiales de reserva en el ámbito local durante la jornada electoral. En distritos electorales remotos o rurales que cubren grandes áreas geográficas, se deberán instalar bodegas en centros comunitarios estratégicos (ver Planes de Contingencia para los Materiales y Planes de Contingencia.)
Equipo durable
Una parte del equipo -como las urnas de alta durabilidad, las mamparas, los aparatos para votar y el equipo de computación - así como algunos materiales pueden almacenarse entre una elección y otra. Es importante llevar a cabo inventarios y pruebas constantes para asegurarse que este material se encuentre en buenas condiciones.
El equipo de cómputo requiere de condiciones de almacenamiento particulares para que resulte operable después de haber estado almacenado por largo tiempo -debe estar libre de polvo y alejado del calor y de la humedad-. Las formas y otros documentos que se almacenan por largos periodos también deberán conservarse en lugares que estén libres de polvo y humedad, de manera que se mantengan en buenas condiciones.
Cuando se utilizan papeletas y mamparas de mayor rendimiento en comunidades alejadas, puede resultar más económico organizar su almacenamiento en el ámbito local. Esto resulta posible cuando las mesas electorales se colocan frecuentemente en escuela u oficinas gubernamentales.
Material para papeletas y papeletas impresas
Las papeletas impresas siempre deben de almacenarse bajo estrictas medidas de seguridad. Cuando se utiliza papel especial para imprimir las papeletas (por ejemplo, papel con marca de agua), también se deben mantener medidas de seguridad apropiadas. En contextos que no tiene elecciones a intervalos puede darse la necesidad de conservar grandes reservas de papel especial para asegurar su suministro. Resulta importante vigilar las condiciones de almacenamiento de dicho papel para asegurarse de que esté siempre en buenas condiciones.
