Consideraciones básicas
Las aplicaciones tecnológicas pueden ser de utilidad en la logística electoral. Sin embargo, las cuestiones planteadas en Aplicaciones Tecnológicas deben tomarse en cuenta al considerar, especificar, desarrollar e instrumentar sistemas de esa naturaleza.
En el desarrollo de sistemas tecnológicos para la administración de la logística electoral o para su uso en el proceso de votación, es esencial que sean:
- Adecuados al medio ambiente;
- Especificados cuidadosamente;
- Sujetos a controles estrictos de calidad y costo;
- Examinados a fondo bajo condiciones operativas, incluyendo, siempre que sea posible, un periodo de funcionamiento paralelo, antes de instrumentarse.
Efectividad del personal
El personal operativo debe recibir una amplia capacitación previa a la instrumentación del sistema para que puedan alcanzarse los beneficios esperados. Esto es aplicable tanto para los cambios en las redes telefónicas y en la introducción de procesadores de palabras, como para el uso de sistemas grandes y especializados. La familiaridad con los sistemas ayudará a facilitar el desempeño de sus labores. Por ejemplo, el reclutamiento de personal para las mesas de votación que haya sido empleado durante la fase de registro de votantes, permite contar con una base de conocimiento sobre la tecnología básica utilizada.
Confianza
Existen cuestiones de confianza que deben ser tomadas en cuenta al introducir soluciones tecnológicas novedosas. El público votante, los administradores electorales y el personal de mesas de votación necesitan tener confianza en que los sistemas activados son fiables, seguros y que satisfacen sus necesidades de información y servicio. El dar información y capacitar sobre estos temas, es tan importante como la capacitación del personal para el uso práctico de los sistemas tecnológicos.
Sistemas de Comunicación
Es un requisito básico que las oficinas de los administradores de la logística electoral estén conectadas entre sí por sistemas de comunicación -vía red telefónica, radio y, si es posible, por fax-, y que estas oficinas tengan a su disposición instalaciones de comunicación por voz con los sitios o mesas electorales bajo su control.
El uso de tecnología automatizada para las comunicaciones puede aumentar la velocidad en la transmisión, asegurar la capacidad de hacer comparaciones y realizar un monitoreo automático de la información. Sin embargo, la instalación de sistemas de redes de cobertura amplia y por correo electrónico entre las oficinas electorales tiene que ser considerada cuidadosamente en términos de costo-efectividad, comparando sus ventajas contra factores tales:
- El uso continuo que se le puede dar al equipo;
- El costo y el método de adquisición (compra o renta a corto plazo);
- La mejora de las capacidades requeridas para un uso eficiente (y la duración de sus efectos);
- Su fiabilidad y costos de mantenimiento comparado con el uso de otros métodos como el fax o el correo normal.
Asimismo, las comunicaciones por computadora pueden ser utilizadas de manera más efectiva en sociedades más desarrolladas como medios eficientes de comunicación entre los administradores de la logística electoral y los votantes.
En áreas donde exista un alto número de propietarios de computadoras, los métodos alternativos de proveer información a los votantes o de dar respuesta a sus preguntas a través del correo electrónico han resultado muy efectivas y económicas.
Las disposiciones para atender requerimientos administrativos de los electores por correo electrónico, tales como solicitudes para voto en ausencia o por correo, también pueden ser métodos económicos de mejorar el servicio al votante y aumentar la posibilidad de acceso al proceso de votación, siempre y cuando se cuente con medidas de protección para garantizar su buen uso. El almacenaje electrónico de información solicitada por los participantes políticos, como reportes sobre el financiamiento o gastos de los partidos políticos, también puede aumentar la eficiencia administrativa.
Métodos de votación
La introducción de métodos tecnológicos de votación ha tenido consecuencias importantes para la administración de la logística electoral. Algunas cuestiones administrativas importantes que se deben tomar en cuenta incluyen:
Los efectos en la estructura administrativa. Será necesario decidir si los sistemas centralizados o los compartidos los que ofrecen mejores garantías de rendimiento y que estructuras administrativas son las más apropiadas para su funcionamiento.
Vínculos de comunicación. Cuando la información sobre la votación esta ligada electrónicamente de las mesas de votación o de votantes individuales con centros regionales o nacionales para su escrutinio, resulta esencial la seguridad y la confiabilidad en las comunicaciones.
Capacidad para suministrar soporte al sistema. La instrumentación de métodos tecnológicos de votación requerirá de altos niveles de soporte técnico interno o contratado.
Capacitación.Tanto para votantes como para los oficiales de mesa sobre el funcionamiento y manejo de métodos de votación tecnológicos.
Sistemas de administración
Existen numerosas aplicaciones de la tecnología computarizada en el manejo de las funciones de la logística electoral, que van desde hojas de cálculo de una sola función hasta grandes bases de datos integradas o coordinadas que manejan todos los aspectos de administración de las mesas de votación. Aún los sistemas más sencillos pueden mejorar la capacidad administrativa. Algunos ejemplos de aplicaciones son:
Sistemas de nómina automatizados para el personal de votación. Dado el alto volumen de personal implicado en el pago en una sola exhibición y el hecho que el pago de nómina no sea una tarea sustantiva de la administración electoral, el manejo interno de dichos sistemas puede no resultar ser el método más eficiente. La contratación externa de los servicios de pago de nómina puede correr el riesgo de inundarlos con volúmenes inmensos sobre los que probablemente no tienen experiencia. En algunos casos, el pago local en efectivo o con cheques puede ser todavía el método más efectivo de pago de nómina.
Adquisición de materiales y registro de inventario. El mantenimiento de archivos de inventario automatizados puede simplificar los procesos de pedido. También puede simplificar mucho el proceso de empaque y preparación para el envío de materiales a las mesas de votación, no solo en el cálculo exacto de requisición de materiales, sino también en la impresión de listas de empaques y etiquetas, el envío de programaciones y acuses de recibo y la reconciliación de materiales tanto para su uso en las mesas electorales como en su devolución.
Sistemas de monitoreo Los programas de monitoreo computarizados permiten analizar más fácilmente el grado de preparación y progreso de los preparativos de la logística electoral. Sistemas basados en simples hojas de cálculo o en bases de datos de este tipo pueden ser de gran utilidad cuando existen oficinas administrativas locales dispersas geográficamente, responsables del funcionamiento local de los preparativos de la logística.
Archivos sobre el personal y su capacitación Aún el mantenimiento de simples archivos computarizados del personal de las mesas de votación, que muestren información actualizada sobre como contactarlos, su experiencia, el historial de la capacitación que han recibido y una evaluación de su desempeño, pueden simplificar la tarea masiva de reclutamiento de personal.
Sistemas de información geográfica (GIS). Un programa de información geográfica que muestre los sitios de votación puede ayudar a determinar su ubicación y a planear la logística correspondiente.
Control de presupuesto y de gastos. Simples hojas de cálculo computarizadas sobre los costos de los recursos permiten hacer comparaciones en las ofertas de suministro recibidas en diversas locaciones, así como identificar rápidamente las áreas con deficiencias o probable insuficiencia de recursos. El mantenimiento de presupuestos globales y de archivos de gastos computarizados permiten un rápido acceso y consulta de los análisis de tendencias en los fondos y gastos.
(Para un examen más amplio sobre el uso de la tecnología en las funciones de logística electoral, ver Procesos Automatizados.)
