Aspectos básicos
Al igual que para la entrega de materiales, equipamiento y, cuando sea necesario, del personal en los sitios de votación, también es necesaria una planeación intensiva para la recolección de los recursos en los sitios de votación. Esto incluiría:
- La planeación de rutas y horarios de recolección.
- Medidas para revisar que todos los materiales contables y reusables hayan sido recolectados.
Cuando las papeletas sean conducidas a diferentes centros de conteo, los preparativos para su transportación deben incluir la entrega de los materiales del sitio de votación al centro de conteo, y después del escrutinio, del centro de conteo al punto de revisión y almacenamiento.
Recolección de los materiales
Estos preparativos pueden ser más complejos que los de entrega de materiales a los sitios de votación y es más complicado que se puedan seguir itinerarios preestablecidos. Los horarios para recolectar los materiales en los sitios de votación dependerán de la rapidez con la que se terminen las actividades de la votación (pueden existir largos retrasos sí un gran número de electores se encuentra en el sitio de votación en la hora en que debe terminar la votación), el conteo, la conclusión de otros registros requeridos y el empaquetamiento de los materiales. Al final de un largo día, puede ser que esto no se realice rápidamente.
Los horarios de recolección deben considerar esta situación. Más importante aún es que exista contacto entre la oficina del administrador electoral distrital y cada sitio de votación que permita monitorear los avances y comunicar a los conductores del transporte cualquier ajuste en los horarios para la recolección del material.
En las áreas más remotas, puede no resultar muy práctico retornar inmediatamente todo el material a la oficina del administrador electoral distrital. Sería más conveniente acordar que este material sea retenido en alguna bodega que reúna condiciones adecuadas de seguridad hasta el día siguiente antes de proceder a su entrega a la oficina o centro correspondiente.
En algunas jurisdicciones se estipula que, en las áreas urbanas, el oficial encargado de las mesas de votación o del centro de conteo es el responsable de recolectar todo el material electoral para enviarlo a la oficina de la autoridad electoral distrital. En los ambientes de bajo riesgo para la seguridad esta puede ser una buena medida en términos de costo-efectividad.
Revisar el regreso del material
El aspecto más importante es revisar de inmediato que todo todos los artículos contables - los materiales de votación y el equipamiento-hayan sido regresados. Para controlar los regresos, se deben utilizar los registros auditables empleados durante la entrega. Se debe tener especial cuidado de que todas las papeletas y el equipamiento portátil (teléfonos móviles y especialmente los radios personales) hayan regresado y que todos los registros contables sobre las papeletas hayan sido llenados correctamente.
Siempre que sea posible, es preferible que los funcionarios de los sitios de votación estén presentes cuando el material es devuelto y revisado para su almacenamiento. De esta manera será más fácil encontrar cualquier extravío de los materiales o del equipamiento de inventario con la ayuda del encargado del sitio de votación durante esta etapa del proceso que después.
Posteriormente de la revisión y verificación, los materiales deben prepararse para ser almacenados, reutilizarlos o desechados (ver Almacenamiento Posterior a la Jornada Electoral).
Arreglos para el personal
También será necesario programar el retorno del personal electoral que fue transportado hacia las mesas de votación. Para el que se encuentre en áreas remotas, es mejor que el retorno se haga al día siguiente de la jornada electoral, en cuyo caso se tendrán que hacer preparativos para su pernocta.
