Contabilidad de las cuotas recibidas
En los casos en que se requiere que los partidos, grupos o candidatos postulados para una elección paguen una cuota (para una discusión sobre los depósitos de postulación ver Depósitos), se necesita contar con una maquinaria administrativa que garantice la debida contabilidad de las cuotas recibidas, lo cual puede ayudar a:
- Verificar la validez de los registros o postulaciones;
- Evitar cualquier tentativa de fraude del personal administrativo;
- Garantizar el debido reembolso de la cuota cuando ello está sujeto a que se obtenga un determinado nivel de votación.
Pago de las cuotas
Es preferible que las cuotas sean depositadas en una cuenta bancaria o similar que en un recinto electoral. Las características de la cuenta dependerán de los arreglos financieros relativos a la elección. Especialmente si la cuota constituye un depósito eventualmente reembolsable, la autoridad electoral debe asegurarse que existe una cuenta por separado para su depósito y conservación.
Recibos
Inmediatamente se debe expedir un recibo por cada cuota recibida al partido o candidato correspondiente, y la autoridad electoral debe conservar al menos una copia en sus propios registros. Se debe anexar una copia del recibo a toda la documentación original de postulación o registro.
Si se pretende cubrir la cuota de una forma no permitida (por ejemplo, con cheque personal o tarjeta de crédito), el pago se debe rechazar. A menos que se remedie antes del vencimiento de los plazos establecidos, ese defecto también se puede traducir en un rechazo de la postulación (ver Errores en las Nominaciones).
Conservación de registros
Como con cualquier otro pago electoral, los registros de depósito bancario y los libros utilizados para registrar las cuotas recibidas, así como la constancia de cualquier reembolso, deben conservarse intactos para permitir cualquier conciliación o auditoría financiera.
Cuotas en forma de depósito reembolsables.
Si la cuota puede ser un depósito reembolsable dependiendo de la votación que obtenga un partido, grupo o candidato, el sistema de escrutinio debe incluir mecanismos que indiquen si se ha cumplido con ese propósito y la maquinaria administrativa debe ser capaz de expedir esos reembolsos.
Es preferible que los reembolsos se encuentren bajo control de la administración electoral que de alguna otra autoridad estatal. Se pueden hacer desde las oficinas centrales, regionales o locales, dependiendo de la estructura administrativa adoptada. Se debe anexar una copia de los reembolsos efectuados a la documentación de postulación correspondiente.
En su caso, todos los partidos, grupos y candidatos que figuren en las papeletas deben ser contactados tan pronto se haya certificado la votación definitiva a fin de notificarles formalmente si su cota de nominación y registro va a ser reembolsada o la han perdido. El marco legal normalmente especifica la forma de efectuar cualquier reembolso (ver Registro de los Candidatos) En muchos lugares, esos asuntos financieros pueden ser parte de las responsabilidades de los representantes formalmente acreditados por los partidos o los candidatos, conforme a la ley electoral (ver Registro de Partidos y Candidatos).
