Consideraciones básicas
Es muy importante que se cuente con sistemas efectivos de control y supervisión del presupuesto y los gastos para que resulte exitosa la administración de la logística electoral. Disponer de un tiempo muy limitado para efectuar grandes gastos durante y en vísperas de la jornada electoral, significa que habrá poca tolerancia para el error de cálculo de fondos y que tendrá que haber un control efectivo sobre los gastos.
Los estilos de formatos para presupuestos varían mucho, pero existen algunos más convenientes para proporcionar esquemas e información de utilidad y para identificar donde puede haber mejoras para la economía de la logística electoral. ( Para un debate más amplio del proceso de presupuestación general para los organismos a electorales, ver Presupuestación/Financiamiento.)
Formato de presupuestos
Regresando brevemente a lo básico, ¿qué debería lograr un presupuesto de la logística electoral?
Primero, debe ser un mecanismo de registro sobre la asignación y gasto de los fondos.
Debe ser un mecanismo de control para saber cuales fondos pueden estar disponibles y comparar progresivamente la velocidad a la cual se utilizan los recursos financieros en relación con las funciones operativas o los objetivos alcanzados para poder predecir déficits o excesos de financiamiento.
Finalmente, debe proporcionar un mecanismo de evaluación a través del cual pueden ser comparados y evaluados, históricamente y entre sí, los costos de los diversos componentes de la logística electoral. En conjunto con los datos de ejecución y cargas de trabajo, dicha información presupuestal puede ser utilizada para determinar las áreas eficientes o deficientes, tendencias de costo-efectividad, e identificar los componentes más económicos.
Es, pues, bastante obvio que para el control financiero efectivo de la logística electoral, los presupuestos deben proporcionar la habilidad de separar o dividir sus componentes, tanto bajo la estructura de la logística electoral como de otros elementos de costo relativos a las elecciones. Bajo diversos sistemas electorales y modelos de organización de los organismos electorales, el detalle minucioso de estas divisiones puede variar, pero la consistencia interna del tratamiento y la capacidad de realizar comparaciones entre los distintos elementos es muy importante. Esto tiene especial importancia cuando diferentes organizaciones o agencias contribuyen con recursos a la logística electoral.
Los diversos métodos mediante los cuales se calculan, autorizan y archivan los gastos relativos a las elecciones, tanto entre jurisdicciones como a través del tiempo, pueden dificultar la realización de análisis comparativos de la información financiera de la logística electoral. Esto podría afectar la capacidad de ejercer un control financiero prudente. También podría hacer más difícil el identificar, tanto local como internacionalmente, cuales son los métodos más económicos para llevar a cabo las tareas de la logística electoral. (Para un debate más amplio de este tema, ver Presupuestos Inclusivos y Comparables.)
Modelos presupuestales
¿Cuales modelos están disponibles? En términos generales, los presupuestos pueden ser considerados bajo diferentes modelos:
Uno es el modelo funcional, en el cual los costos son calculados y los gastos monitoreados contra rubros generales de tipos de gastos. Este modelo incluiría componentes generales tales como "contratación de personal", "formatos", "equipo de informática", "transporte", etc. En dichos modelos puede haber poca indicación sobre que actividades --entre las diversas de la logística electoral o del proceso comicial en su conjunto-- están directamente relacionadas con un costo específico calculado y los gastos reales efectuados.
En los modelos de programas o proyectos individuales los costos calculados y los gastos de tareas individuales, o de tareas lógicamente agrupadas, se muestran por separado. El financiamiento y las erogaciones para varios tipos de gastos pueden ser asignados, monitoreados y evaluados contra las tareas específicas para las cuales son relevantes.
Si se encuentran disponibles sistemas manuales o automatizados más sofisticados, el modelo de combinación de las dos estructuras previas puede ser instrumentado con asignaciones y erogaciones divididas tanto por tipos de gastos durante toda la elección, o individualmente por tarea o proyecto.
Bases de programas y proyectos
Las estructuras de presupuestos que incorporan las bases de programas y proyectos son las más efectivas tanto para calcular las necesidades de financiamiento como para controlar los gastos de la logística electoral. Aseguran que los proyectos menores, tales como el procesamiento de nominaciones de candidatos, no se pierdan o sean ignorados en los presupuestos generales de la logística electoral.
Al separar los gastos se habilitan controles más rigurosos de los costos de cada aspecto de la logística electoral. Al alinear los presupuestos con los objetivos específicos de los proyectos de la logística se motiva un círculo más abierto de responsabilidades y de rendición de cuentas de carácter administrativo, y se permita así una evaluación más efectiva de los logros.
Es posible que debido a las políticas generales de presupuestación gubernamental o a los requerimientos de financiadores externos, los presupuestos públicos para la logística electoral no se realicen de esta forma. En tales casos, la eficiencia potencial y la calidad de la información pueden justificar el destinar recursos adicionales a la elaboración de presupuestos de proyectos para efectos de control administrativo interno.
Al desarrollar presupuestos, se puede adoptar tanto un enfoque de "arriba a abajo" con los requerimientos de fondos calculados a un nivel agregado para luego ser desagregados, como uno de "abajo hacia arriba", con cálculos iniciales compilados a nivel de unidad de trabajo y después agregados. (Para una discusión más amplias sobre estos enfoques ver Metodologías para la Elaboración del Presupuesto.)
Fuentes de financiamiento
Dentro de la estructura previa, también puede resultar útil identificar las fuentes de las cuales provendrá el financiamiento. Esto generalmente se requiere cuando se busca o se ha obtenido asistencia financiera internacional para la logística electoral. Esa división mostraría las fuentes generales de financiamiento, al igual que las fuentes para proyectos específicos, de la siguiente manera:
- Fondos destinados por el estado al organismo electoral.
- Financiamiento de otras agencias gubernamentales locales.
- Donativos en especie de otras agencias gubernamentales ( posiblemente servicios de seguridad, cómputo, sistemas de comunicación, personal de apoyo, etc.).
- Servicios financiados internamente por organizaciones civiles o no gubernamentales.
- Financiamiento internacional- dependiendo del tipo, dividido tal vez en elementos tales como fideicomisos, financiamiento paralelo y costos compartidos.
(Pueden encontrarse algunos ejemplos de presupuestos y reportes de presupuestos relativos a estos temas en Draft Election Budget - Kenya , Budget For 1997 Elections - Liberia , Electoral Commission of Ghana - Election Period Budget y Senegal - Election Budget, 1993 .)
Flexibilidad
Los presupuestos deben ser vistos como guías para patrones eficientes de gasto, en virtud de las condiciones previstas para las elecciones y no como documentos intercambiables que deben ser llenados sin importar las circunstancias futuras.
La definición de los puntos de revisión es una parte importante del sistema de presupuestación, ya sea que se fijen sobre la base de determinados períodos transcurridos o de proporciones del gasto desembolsadas, una vez que se haya evaluado cuidadosamente la viabilidad de los presupuestos para la logística electoral y se hayan tomado las decisiones relativas a la redistribución de fondos o se hayan identificado las necesidades de financiamiento adicional o las posibles economías.
Tales revisiones pueden no ser necesarias al principio de un periodo electoral. Sin embargo, al acercarse el día de las elecciones, incrementarse la velocidad de los gastos y disminuir los fondos remanentes, tendrá que incrementarse la frecuencia de las revisiones presupuestales. Tal vez llegue a ser necesaria una revisión diaria.
Contingencias
Los mecanismos de flexibilidad incluyen el desarrollo de presupuestos de contingencia. Tal como se planean los procedimientos o suministros de contingencia ante la eventualidad de fallas en los operativos de logística electoral, así también se deben preparar los presupuestos de contingencia para esas circunstancias. Sin ellos no hay manera de determinar cuales son los métodos más económicos para resolver contingencias específicas. (Un ejemplo de la elaboración de un formato para un presupuesto de contingencia puede encontrarse en: Budget - Contingency Costing Worksheet .)
