Notificación del periodo de postulaciones
Es preferible que sea el organismo electoral y no el gobierno quien brinde información al público sobre el inicio y periodo de postulaciones para una elección y así facilitar su comprensión, es deseable que esta información sea presentada en lenguaje convencional y no que se repita la jerga legal que puede estar contenida en la legislación o regulaciones electorales (para un ejemplo sobre el anuncio formal del inicio de postulaciones, ver Proclamation Regarding Candidates - Namibia .) También se puede brindar información adicional sobre los requisitos para la postulación y un listado de los asuntos que serán revisados por la autoridad electoral cuando se resuelva sobre las postulaciones: (ver Responsabilidades en la Verificación de las Postulaciones).
Información sobre el periodo y requisitos de postulación
Si bien la legislación puede contener disposiciones mínimas acerca de la difusión del periodo de postulaciones, el método más efectivo de hacer llegar toda la información requerida a los potenciales contendientes debe ser explorado por los oficiales electorales a nivel local. Esto es particularmente importante en elecciones transicionales o cuando la ley prevé la posibilidad de que contiendan grupos o candidatos independientes. Los métodos más efectivos de hacer esto dependerán del contexto específico.
La posibilidad de difundir los periodos de nominación en algunos medios masivos de comunicación, así como el uso de reuniones públicas, deben ser consideradas. Normalmente no es recomendable utilizar el envío de comunicados o de otras formas de comunicación directa a partidos, grupos o candidatos reconocidos , ya que se corre el grave riesgo de que se presenten alegatos sobre un tratamiento preferencial o sesgado hacia contendientes políticos específicos.
Además de los requisitos de postulación, es importante especificar claramente enfatizar en la información en esta materia:
- La forma e instancia ante la cual se deben presentar las solicitudes de postulación (por ejemplo, en persona, por correo, o si se aceptan por fax o correo electrónico);
- El plazo o fecha exacta en la cual tienen que ser recibidas las postulaciones por la instancia competente.
Es recomendable conducir programas de información pública sobre el periodo de postulación de forma tal que se difundan ampliamente recordatorios sobre la fecha límite para su presentación en los días previos a la misma.
Recepción de los documentos de postulación o registro
Los documentos de registro o postulación recibidos deben ser tratados como documentos de la más alta responsabilidad y sujetos a estrictos controles. Su extravío o validación incompleta puede crear graves dificultades en el desarrollo del proceso electoral.
La fecha de recepción de las solicitudes o documentos suele ser crítica para su aceptación, especialmente cuando los partidos y candidatos lo hacen de último momento.
La aplicación de los siguientes controles administrativos puede ayudar a reducir las posibilidades de controversia respecto a la recepción de los documentos de nominación o registro:
- Anotar oficial e inmediatamente la fecha y hora de su recepción;
- Extender algún tipo de comprobante de recepción a la parte interesada (ver Receipt for Nomination Petition, Virgin Islands );
- Registrar oficialmente la recepción de los documentos en un formato especial para estos efectos, que puede ser manual o electrónico;
- Abrir un expediente de verificación para cada solicitud recibida (ver Responsabilidades en la Verificación de las Postulaciones);
- Exhibir públicamente, a intervalos regulares, listas actualizadas de las postulaciones recibidas (cuando así lo disponga la legislación electoral);
- En caso de que se permita su recepción por vía postal, fax o electrónica, hacer los arreglos requeridos para asegurarse que todos los dispositivos de recepción sean revisados al finalizar la fecha límite.
Escrutinio público
La cuestión de si los documentos de postulación deben encontrarse a plena disposición para efectos de escrutinio público suele generar algunas inquietudes. En aras de la transparencia del proceso, la respuesta debe ser indudablemente afirmativa. Sin embargo, cuando existe preocupación sobre la eventual intimidación hacia los simpatizantes de algún partido o candidato, se tendrá que considerar con mayor cuidado el cómo y a quién proveerle listas con los nombres y direcciones de los adherentes a cualquier postulación.
Revisión inmediata de errores
Si los documentos de registro o postulación son entregados personalmente, en especial cerca del vencimiento de la fecha límite, puede ser muy conveniente verificar, en presencia del interesado, que se incluya toda la documentación requerida, por ejemplo:
- Que se reúna el número de firmas o adhesiones requerido;
- Que toda la información requerida se incluya en los formatos correctos.
La identificación inmediata de cualquier omisión puede permitir su pronta rectificación, aunque esto debe ser anotado en el registro de verificación (ver Responsabilidades en la Verificación de las Postulaciones).
Recursos humanos y materiales necesarios
Cuando se espera que sean muchos los partidos o candidatos que contiendan en una elección, es conveniente que la autoridad electoral evalúe cuidadosamente los recursos humanos y materiales que serán necesarios, especialmente durante el último día de registro o postulación, para asegurar que toda las actividades correspondientes sean realizadas de manera eficiente. Siempre que sea posible, es útil que los oficiales electorales se comuniquen con los partidos y candidatos para convenir un programa para presentar sus solicitudes en las oficinas correspondientes. Esto ayuda tanto a la fluidez del proceso administrativo como a evitar potenciales enfrentamientos entre los simpatizantes de distintos candidatos que puedan alterar los procedimientos de postulación.
Mantenimiento de los registros de postulación
Después de su registro, los documentos deben ser almacenados de manera segura pero accesible para permitir ulteriores cotejos o verificaciones. Toda la documentación original y de apoyo debe ser almacenada de manera segura por lo menos hasta que haya expirado el periodo para impugnar los resultados electorales.
