Desarrollo de Programas de Abastecimiento
La planeación, el diseño, la adquisición, y la distribución de materiales y equipo electorales son, además de la contratación de personal y selección de mesas de votación, de los factores más importantes de la labor del organismo electoral para garantizar que todo este en orden para el día de las elecciones.
Al desarrollar programas de abastecimiento, se debe tomar en cuenta que los materiales y el equipo:
- Sean adquiridos de acuerdo al programa de adquisiciones planeadas (es esencial que haya planeación previa y completa de todas las necesidades de equipo y material).
- Sean apropiados para el entorno.
- Llenen las expectativas del marco legal de las elecciones.
- Otorguen seguridad adecuada y transparencia para todos los procesos electorales.
- Sean adquiridos de manera económica.
- Sean fáciles de usar, particularmente cuando sean utilizados por los electores, mantengan la simplicidad del formato.
- Sean monitoreados completamente y con regularidad para permitir asesoramiento continuo sobre la preparación para el día de las elecciones, y el uso de planes de contingencia para atender las deficiencias.
Es extremadamente importante manejar los materiales y equipo eficazmente para poder conducir una elección que mantenga la confianza pública en la integridad de los procesos electorales y para que se otorgue un servicio de calidad a los votantes.
Si no se abastece o se abastece demasiado tarde al público con los materiales esenciales para el uso de los votantes, o bien existe falta de seguridad al manejar los materiales electorales, pueden surgir problemas serios en la percepción pública y en la integridad electoral lo que puede llevar al rechazo de los resultados electorales.
Sería prudente que el abastecimiento de equipo y materiales sea la responsabilidad de un administrador con experiencia. Es también vital que los gerentes de abastecimiento estén integrados a la política de los operativos electorales y de los foros de toma de decisiones para garantizar que los procedimientos desarrollados y adoptados sean apoyados por suministros funcionales, confiables y que sean entregados a tiempo.
(Para mayor información sobre el desarrollo y uso de programas de suministro electoral, ver Suministros, Planeación Estratégica, Obtención del Material Electoral , Distribución y Recuperación y Evaluación.)
La importancia de tener datos confiables
La planeación de materiales, equipo y logística, no puede proceder eficazmente sin tener datos puntuales sobre otras áreas funcionales de la administración electoral. La previa asesoría sobre el número de personas en el registro de votantes, la ubicación de mesas electorales y cualquier cambio en el procedimiento de los operativos electorales, resulta esencial si se quiere hacer una elección económica. Siempre se deberá tomar en cuenta lo siguiente:
- Cualquier cambio a la legislación o a los procesos electorales podría afectar los tipos, las cantidades o las fechas de entrega de los suministros. Dados los largos periodos de tiempo que se requieren para la adquisición de ciertos artículos (y los efectos subsecuentes en la educación al votante y en la capacitación del personal), es conveniente que se instituyan plazos moratorios para cualquier cambio legislativo o logístico que afecte la votación. Esto deberá llevarse a cabo preferentemente tres meses antes de la jornada electoral.
- Se requiere tener acceso al número de electores del registro en el ámbito nacional, distrital, y por mesa, para poder estimar las cantidades de cada tipo de material y equipo que será requerido, ya que el no tener este dato a la mano será difícil suministrar a todas las mesas.
- La planeación logística eficaz dependerá del conocimiento sobre el lugar donde se ubicarán las mesas electorales; la determinación tardía de las mesas afectará no sólo el cálculo de las cantidades totales requeridas, sino que también podría provocar el requerimiento de formas de transporte más costosas.
Cuando las elecciones son determinadas a corto plazo, se incrementa la necesidad de tener información puntual y un alto nivel de preparación continua en cuanto al uso de materiales y equipo.
Medidas de control
El control en la adquisición, distribución, uso y entrega de materiales y equipo después de las elecciones es necesario para garantizar:
- La integridad financiera y la habilidad de prevenir cualquier pérdida de bienes.
- La preparación, para que los administradores electorales tengan conocimiento en todo momento de la ubicación, cantidad, y estatus de todo el equipo y materiales y puedan tomar medidas de contingencia para manejar las deficiencias.
Entre los elementos esenciales para el control de materiales y equipo se incluyen:
- Especificaciones claras sobre todos los materiales y equipo que deben ser adquiridos.
- Programas de aprobación y mantenimiento.
- Un sistema de numeración de todo el material y equipo para ayudar en la identificación estándar.
- Sistemas de autorización de gastos en materiales y equipo.
- Sistemas sencillos para recordar, enviar, y examinar envíos, así como para la recepción de información a cada etapa de abastecimiento, desde la manufactura hasta el regreso, embodegado, o destrucción de materiales.
- Sistemas para restringir el acceso o ubicación de provisiones a personas autorizadas.
- El mantenimiento puntual del registro de los bienes mostrando cantidades, ubicaciones, responsabilidades, y condición de los materiales y equipo para los operativos electorales.
- Sistemas para autorizar la destrucción de los equipos o materiales.
Todos aquellos involucrados en la adquisición y distribución de provisiones (proveedores, trabajadores de transporte y de bodegas, funcionarios de mesa, personal del organismo electoral) deben recibir instrucciones claras sobre el mantenimiento del registro de los materiales. Es importante que las copias de los archivos de suministro y distribución estén a la disposición de los gerentes a nivel local, regional, y central para que todos tengan conocimiento de los perfiles de preparación y ésto los capacite para un monitoreo efectivo del abastecimiento de materiales y de su distribución.
La falta de controles y pruebas de materiales y equipo puede causar graves problemas para el organismo electoral. Con frecuencia, la adquisición urgente conlleva falta de control o control inadecuado. El no tener conocimiento sobre el cumplimiento de las órdenes de abastecimiento, la llegada de los suministros a sus destinos, o la calidad y condición de las provisiones, puede llevar un operativo electoral poco eficaz.
La falta de controles y de responsabilidad en la distribución y control de provisiones podría afectar la integridad de las elecciones, si hay pérdida de materiales, ésto puede provocar una pérdida financiera seria4. Muchos materiales utilizados para los operativos electorales, tales como teléfonos celulares, equipo de cómputo, y vehículos, son portátiles y, por ende, susceptibles a la pérdida o al robo.
Control de fuentes de suministro
Se requiere de un control sobre las fuentes de suministro de equipo y materiales para la comprobación financiera, económica y confiable en las adquisiciones. Estos controles deberán incluir:
- Procedimientos de licitación entre los proveedores para asegurar adquisiciones económicas y transparentes.
- La revisión cuidadosa de las desventajas potenciales de suministros internacionales en términos de sustentabilidad, confiabilidad, duración de las líneas de suministro, y economía.
- Sólo recurrir a proveedores que estén dispuestos a otorgar garantías.
- Sólo recurrir a proveedores que tengan sistemas de control de calidad.
Requisitos de suministro
Los operativos electorales requieren del abastecimiento de una gran diversidad de materiales y de equipo. (Para un análisis de requisitos para mejores materiales, ver Producción de Papeletas de Votación, Equipamiento para la Jornada Electoral y Materiales para la Jornada Electoral.)
La estimación de las cantidades de materiales y equipo requeridos debe tomar en cuenta todos los usos, no sólo aquellos destinados al día de los comicios. En particular, se debe considerar aquel equipo utilizado para el uso interno del organismo electoral, para la capacitación del personal, y otras actividades, así como los materiales y el equipo requeridos para la información pública y las actividades educativas. Las reservas de contingencia deben ser calculadas por igual (para la mayoría de las provisiones generalmente se usa el rango del 5 al 10%).
Materiales de referencia
Además de los materiales utilizados en el proceso electoral, consistentes a la conducción y monitoreo de los operativos, se requerirá la producción de materiales de referencia para el personal electoral. (ver Material de Referencia).
Distribución y Almacenamiento
Las provisiones para los operativos electorales requerirán de almacenamiento seguro previo a su distribución a las mesas electorales. Una gran parte del material que devuelven las mesas, especialmente el que requiere de control, necesitará de almacenamiento bajo seguridad, por lo menos hasta que el periodo de impugnaciones de los resultados electorales haya transcurrido; y en sistemas donde el recuento de los votos pueda ser necesario posteriormente, hasta que las funciones del cuerpo representativo electo hayan finalizado. (Para un mayor análisis sobre el almacenamiento de materiales y equipo, ver Almacenamiento Previo a la Jornada Electoral y Almacenamiento Posterior a la Jornada Electoral.)
La distribución efectiva y el retorno de las provisiones a las mesas requiere tanto de la planeación de su transporte (ver Transportación como de métodos eficientes para determinar y empaquetar las necesidades de abastecimiento de las mesas (ver Preparación de Requisiciones y del Inventario y Empaquetado de Materiales/Equipamiento para Entrega). En la mayoría de las circunstancias, el empaquetado centralizado o regional de material para las mesas, con distribución directa desde los centros de empaquetado, resultará ser el método más efectivo.
Comunicaciones
Los operativos electorales requieren de una extensa red de instalaciones para las comunicaciones entre el organismo electoral y las mesas, así como con otros participantes en el proceso electoral tales como cuerpos de seguridad y de emergencia, partidos políticos, candidatos y el ejecutivo.
Uno de los mayores retos para el organismo electoral, dada la distribución geográfica de las mesas, es el mantenimiento necesario de las comunicaciones el día de las elecciones y durante el conteo, particularmente en los países con medios de comunicación menos desarrollados. El uso apropiado y efectivo de la radio, la telefonía celular, las líneas de comunicación fijas y otras instalaciones de refuerzo, requiere de planeación previa y cuidadosa.
Consideraciones para grupos de observadores
Como los administradores electorales, los grupos de observadores, ya sean locales o internacionales, necesitan planear sus requerimientos de materiales, equipo, transporte y comunicaciones. (ver Logística para los Observadores).
