Consideraciones básicas
Los formatos tienen una función vital de control en las operaciones de votación. Si bien debe buscarse mantenerse al mínimo indispensable los formatos que vayan a usarse, siempre habrá un número significativo de formatos requeridos para operaciones electorales, debido a las siguientes razones:
- La naturaleza de rendición de cuentas de muchas operaciones electorales, y la necesidad de poder demostrar, ante la posibilidad de una impugnación a la elección, sobre la naturaleza exacta de las acciones tomadas;
- La necesidad de registrar la gran cantidad de información relativa a los eventos electorales de una manera estandarizada, a fin de lograr la consistencia en la toma de decisiones y para proteger la integridad de la elección.
(Para mayor información sobre formatos electorales, ver Desarrollo de Papeletas, Formularios y Procedimientos.)
Revisiones
Los formatos son una parte necesaria pero obstrusiva de los mecanismos de rendición de cuentas de las operaciones de voto. Sin embargo, es importante que la administración de las operaciones de voto realice revisiones regulares del número de formatos y de sus contenidos, para determinar qué cantidad de la información que se ha recabado:
- Es requerida por la legislación;
- Es necesaria para asegurar la rendición de cuentas y la transparencia;
- Se usa para una administración regular y efectiva de las operaciones de voto;
- Puede ser útil para consultarse en algún momento;
- Es información cuyo propósito es evidente.
Estas categorías deben revisarse cuidadosamente para determinar qué formatos y que materiales informativos de los que se ha recabado:
- Se requieren realmente como un registro formado;
- Han sido superados por las tareas actuales y requieren revisión;
- Serían igualmente útiles si solamente se mencionaran o reportaran de manera informal;
- No tienen propósito evidente.
La información que se recaba sin un propósito concreto es un desperdicio de recursos valiosos para operaciones de votación.
Formatos para uso interno
Debe evitarse sobrecargar al personal que realiza operaciones de votación con un cúmulo excesivo de recopilación de datos, seguimiento de suministros y control de formatos para llenado. Este personal ya estará trabajando bajo presión para entonces, por lo que agregar solicitudes de información no esencial o, como sucede a menudo, solicitudes múltiples de la misma información por parte de diferentes áreas directivas del organismo electoral, no contribuirá a su buen desempeño. Un sistema que use demasiados formatos o formatos demasiado complicados producirá errores al llenarlos y, lo que es peor, ocasionará deficiencias para responder a solicitudes de datos esenciales que podrían estar sepultados en una masa de otras peticiones de información.
Idiomas
En sociedades que tengan diferentes grupos de lenguas oficiales, o bien grupos de lenguas minoritarias significativas, tal vez sea necesario producir los formatos en más de un idioma. Para simplificar el suministro, sería preferible que se produjeran formatos en varios idiomas, en lugar de formatos separados para cada lengua. El tiempo que se requiere para traducciones efectivas debe tomarse en cuenta cuando se realice el diseño de los formatos y los tiempos de entrega.
Principios de diseño
Los formatos más efectivos son los que siguen el principio "KISS" (por el acrónimo en inglés de Keep It Simple Stupid), que se traduciría como "mientras más simple mejor, tonto". Cada formato debe ser fácil de entender y completar. Algunos principios que deben considerarse para el diseño de los formatos para operaciones de voto, incluyen los siguientes:
- Usar lenguaje ordinario y no legal. Sólo una proporción menor de la gente que usa los formatos para operaciones de votación se compone de abogados.
- Incluir instrucciones claras para el llenado de las formas, de preferencia como un elemento integrado en el diseño del formato, más que como un anexo.
- Asegurarse de que toda la información acerca de quien llena el formato pueda ser identificada de manera clara.
- Solicitar la información siguiendo una estructura lógica, mediante la agrupación de solicitudes de información cuando esto sea útil.
- Dejar espacios en blanco entre las solicitudes de información individual. Tratar de llenar demasiado cada hoja no es eficiente, y por el contrario dificulta la comprensión del formato.
- Asegurarse de que las áreas en las que se deben escribir las respuestas estén claramente delineadas y de que haya suficiente espacio para las posibles respuestas.
- Podría ser útil, en aquellos casos en los que se apliquen procedimientos administrativos estándares como resultado de las respuestas que se den a un formato, incluir en éstos una lista de verificación. Sin embargo, estas listas para acciones administrativas deben estar separadas de la sección dedicada a recabar la información.
- También podría ser útil indicar en el formato la manera en que se usará la información. En países donde existe legislación sobre protección de la privacía, esto podría ser obligatorio.
- En tanto que la intención de las preguntas quede clara y las diferentes secciones estén claramente delimitadas, la recolección de diferentes tipos de datos en un formato en lugar de distintos formatos podría resultar efectiva.
- En la medida de lo posible, se deben recabar los datos solamente una vez, ya que formatos diferentes en los que haya que poner la misma información se convierten en una molestia que podría afectar el correcto llenado de los datos solicitados.
Otra distribución
Es útil incluir ejemplos de formatos relevantes en los manuales para los funcionarios electorales, en el que se explique su uso, de ser posible con ensayos de llenado durante la capacitación.
En aras de la transparencia, también es útil poner a disposición de los participantes políticos y otros ciudadanos interesados un número razonable de muestras de formatos de operaciones de votación.
Rotulación con el domicilio
Podría ser efectivo usar impresoras láser o de inyección de tinta para pre-imprimir directamente en los formatos la información correspondiente al distrito electoral y a la mesa receptora del voto, incluyendo el nombre o código y la subdivisión electoral por distrito o por mesa. Sin embargo, debe considerarse si esto en verdad ayuda a los funcionarios electorales, y si las ventajas de rotular el material no resultan superadas por los costos y complicaciones que implicaría para el control de calidad del empaquetado y distribución del material para las mesas receptoras de voto.
Control de formatos
La cantidad de datos que se requiera registrar en los formatos para las operaciones de votación bien podría ser inmensa. Los formatos que listen ejemplos en Roster Of Election Forms - Saskatchewan, Canada y Election Forms Control Inventory - Australia 1996 dan una idea del número de formatos que se requeriría diseñar, producir y completar. El control del diseño del formato y de la producción es una tarea primordial en sí misma y requiere de los recursos adecuados. Se requieren sistemas rigurosos de control del número de formatos, así como revisión y control de las versiones a fin de mantener el control sobre las operaciones de votación y su contenido.
El siguiente listado no intenta dar cuenta de todas las formas que puedan ser usadas para operaciones de votación, pero sí muestra las áreas en las que podría necesitarse el registro regular o el suministro de información mediante formatos impresos o sus equivalentes electrónicos.
Nominaciones
Notificaciones formales del periodo de nominaciones (ver Proclamation Regarding Candidates - Namibia )
Formatos de nominación y sus anexos (lista de nominadores, por ejemplo) (ver Nomination of Candidates Local Authority Elections - Namibia , Nomination of Candidate Regional Council Elections - Namibia , Candidate Registration Form - Guinea Bissau , Candidate/Party Nomination Forms - New Zealand , Candidate Nomination Forms - Australia, 1996 , Parliamentary Nomination Paper - Ghana , Receipt for Nomination Petition, Virgin Islands , Application for Place On Primary Ballot - USA, Texas y Petition in Lieu of A Filing Fee - USA, Texas )
Rechazo o aceptación de nominación (ver Rejection of Nomination - Australia, 1996 )
Retiro de nominación (ver Forms: Nomination Withdrawal - Namibia , Withdrawal of Consent to Nomination - Australia, 1996 )
Declaración de nominaciones aceptadas
Determinación del orden de las boletas (ver Draw for Ballot Paper Order (Candidates), Australia y Draw for Ballot Paper Order (Party Lists) - Australia )
Designación de representantes de partidos o candidatos (ver Appointment of Scrutineer- New Zealand 1996 , Appointment of Scrutineer - Australia, 1996 y Appointment of Agents - Antigua and Barbuda )
Gastos de campaña y reportes de contribuciones
Control de materiales
Documentación de contrato o compra
Etiquetas o sobres preimpresos para el envío y regreso de materiales para los centros de votación.
Inventarios, recibos de suministros y entrega de programas (ver Complaints Process and Form - OSCE (Bosnia) , Issue of Voting Station Supplies - Trinidad and Tobago , Issue of Administration Supplies - Trinidad and Tobago , Roving Officers Inventory - Trinidad and Tobago , Special Voting Materials Inventory - Trinidad and Tobago , Ballot Distribution Schedule, - Trinidad and Tobago , Voters List Distribution Schedule, Trinidad and Tobago y District Office Inventory for Polling Places, Australia )
Reportes de pérdida y destrucción
Reclutamiento y capacitación de personal
Folletos de información para los posibles miembros del personal (ver Election Judge Recruitment Information - USA, Illinois )
Ofertas de reclutamiento, valoraciones de posibilidades de ser contratado y contratos/designaciones (ver Poll Worker Appointment Letter - United Kingdom , Application for Employment, Australia , Polling Official Interview Assessment - Australia , Offer of Employment - Australia, , Confirmation of Employment - Australia , Electoral Staff Assessment - New Zealand 1996 , Offer of Employment - New Zealand 1996 , Reply to Offer of Employment - New Zealand 1996 , Appointment of Polling Staff - New Zealand 1996 )
Programas de capacitación, asesoría (ver Training Observation Checklist - New Zealand 1996 )
Medidas para cumplir con los códigos de conducta y mantener el secreto del voto (ver Declaration By Polling Officer Or Scrutineer. New Zealand , Undertaking Made By Officers and Employees, Australia y Oath of A Poll Clerk - St Vincent and The Grenadines )
Gafetes de identificación (ver Polling Official Identification Badges - Australia, 1996 y Polling Official Identification Badges, New Zealand )
Registros de asistencia de personal y registros de pago
Administración de las casillas electorales
Avalúo de las instalaciones y de los sistemas de seguridad (ver Polling Place Assessment - Australia, 1996 )
La localización de mesas electorales y su notificación (ver Determination of Polling Location Forms, New Zealand y Schedule of Polling Arrangements - New Zealand 1996 )
Horarios de notificación a las mesas
Registros de impresión, conteo y organización de papeletas (ver Ballot Paper Account England - Reconciliation Form y Ballot Paper Accounting and Results Sheet - New Zealand )
Señalamientos para las mesas de votación -señalamientos para el control de votantes, señalamientos en cuanto al comportamiento de los votantes (no fumar, no portar armas, etc.)
Instrucciones para funcionarios de casilla (ver Manuales para Oficiales de Votación)
Instrucciones para los votantes (ver Ballot Paper Completion Instructions - New Zealand , y Instructions for Special Voting - New Zealand )
Afiches y panfletos informativos (ver Procedimiento De Votación - El Salvador , Voting Process - Haiti , Voting Process - Bosnia-Herzegovina , Mmp Explained - Multi Lingual Pamphlet - New Zealand , Your Guide to Voting in The 1996 Election - New Zealand , Guide to Constitutional Convention Election, Australia , How to Get A Ballot and Vote, USA, King County )
Sobres para las papeletas (para sistemas en los que las papeletas se incluyen en sobres)
Sobres inservibles o cancelados (ver Spoilt/Discarded Ballot Envelope - Australia, 1996 )
Retraso de la votación
Relación de votantes no registrados en las listas
Registros durante la jornada electoral
Listas para supervisores (ver Template For Blind Voters - Elections Canada y Polling Place Liaison Officer's Report - Australia 1996 )
Reportes de los funcionarios de casilla-éstos pueden consistir en una serie de formas individuales que cubran todos los aspectos relacionados con el conteo de papeletas, la organización del personal y las instalaciones, o los registros de votación (ver Informes de los Administradores de las Mesas de Votación, Voting Record Book - Canada , Ballot Paper Accounting and Results Sheet - New Zealand y Return of Polling Place Officer in Charge. Australia )
Registro del conteo y de los resultados
Notificación de los horarios y sitios de votación
Organización y disposición de materiales electorales al momento del conteo (ver Ballot Paper Account England - Reconciliation Form , Ballot Paper Accounting and Results Sheet - New Zealand y Movement of Ballot Box - Bosnia )
Registros de conteo, resúmenes y organización (ver Tally Sheet Togo - Guinea , Tally Sheet - Canada , Statement of Vote for Officials Final Results - Canada , Ballot Paper Accounting and Results Sheet - New Zealand , Results Form (front) - Belarus 1996 y Results Form (back) - Belarus 1996
Determinación y comunicación de resultados (ver Formatos para el Registro Como Elector en el Extranjero - España y Statement of Vote for Officials Final Results - Canada )
Las formas de conteo y de resultados finales deben estar diseñadas para mostrar todos los cálculos necesarios para la comunicación de resultados. Siempre debe evitarse la información poco clara, confusa o complicada. Los documentos, minutas o reportes de resultados no deben contener números impresos con anterioridad en las columnas que contienen las cifras finales (por ejemplo, "1" en las columnas de los millares que correspondan a los candidatos con más posibilidades de recibir un porcentaje más alto de votos).
Votación especial
Aquí se incluye la votación en ausencia, adelantada y por correo. Además se deberá tomar en cuenta a los votantes que requieran asistencia particular:
- Afiches y panfletos para los votantes (ver Overseas At An Election Pamphlet - New Zealand , Instructions for Absentee Voting -usa, Illinois 1996 , Absentee Voting Information, USA, Oklahoma 1996 , Services for Voters With Special Needs - USA, Texas , Early Voting in Texas - USA, Texas , Absentee Voting Information, USA, Washington y Rights for Elderly/disabled Persons, USA, Washington )
- Solicitud de boletas (ver Application for A Special Vote - New Zealand, 1996 , Application for A Postal Vote - Australia, 1996 , Application to Vote By Post or Proxy, UK, Manchester , Application for Absentee Ballot - USA, Hawaii 1996 , Request for Application for Mail Ballot- USA, Texas , Absentee Ballot Request Form, USA, Washington )
- Instrucciones para ejercer el voto (ver Instructions for Overseas Special Voting - New Zealand y Instructions for Special Voting - New Zealand )
- Sobres para papeletas y sobres externos (ver Postal Vote Certificate Envelope - Australia, 1996 y Declaration Vote Envelope - Australia, 1996 )
- Registro y organización de las boletas impresas (ver Return for Pre-poll and Postal Voting - Australia )
- Reportes por parte de los funcionarios de casillas especiales--éstos pueden consistir en una serie de formas individuales que cubran todos los aspectos relacionados con el conteo de papeletas, la organización del personal y las instalaciones, o los registros de votación (ver Medidas para el Cierre de Votaciones Especiales y Informes de los Administradores de las Mesas de Votación. Algunos ejemplos sobre reportes especiales de votación se encuentran en Return for Pre-poll and Postal Voting - Australia , Mobile Polling Return (Remote), Australia , y Mobile Polling Return (Electoral Visitor), Australia )
Impugnaciones
Comunicación de impugnaciones (ver Challenges to Voters - South Africa, 1995 )
Peticiones de revisión de resultados (ver Request for Recount )
Reportes de investigación
Acreditación para observadores y representantes de partido
Solicitudes de acreditación o de nombramiento como representantes de partido.
Gafetes de identificación (ver Observer Card - Belarus 1996 , Observer Card - Russia, 1996 , Scrutineer Badge - Australia, 1996 y Scrutineer Badge - New Zealand, 1996 )
Certificados de aceptación de normas de conducta.
Seguimiento de los votantes
Denuncias de fraude electoral y reportes de investigación.
Confirmaciones de registro electoral e investigaciones (en sistemas de registro continuo).
Averiguaciones, comunicados, registros de investigación y resúmenes electorales obligatorios (en sistemas de voto obligatorio).
