Ciclo de planeación electoral
La metodología para la planeación de la logística electoral estará determinada, en gran medida, por dos factores: si los organismos electorales son temporales o permanentes y; si las elecciones se llevarán a cabo a intervalos regulares o variables.
Si los organismos son permanentes, será más sencillo planear la logística electoral a largo plazo. Esto permitirá desarrollar capacidades y recursos que eviten preparativos de última hora ante una convocatoria a elecciones, e integrarlos al plan estratégico del organismo electoral (para un ejemplo de este tipo de plan, en un ciclo de treinta y seis meses, ver Election Cycle Planner - Australia .) Si la planeación y adquisición de recursos se encuentra disponible de manera permanente, esta visión a largo plazo es el método más efectivo para la planeación de la logística electoral.
(Para más información relacionada con la planeación estratégica del organismo electoral, ver see Planeación Estratégica y Planeación Operativa.)
Planeación del periodo electoral
Para el periodo electoral, es de vital importancia contar con un proyecto detallado y un plan completo de operaciones para asegurarse de que:
- Todas las tareas relevantes han sido identificadas y se han asignado las fechas límite para cumplir con los plazos legales.
- Las interrelaciones entre las diferentes actividades estén en un marco temporal lógico.
- Se hayan asignado responsabilidades para que las diferentes operaciones interdependientes de la logística electoral sean debidamente completadas.
- Se hayan establecido objetivos para monitorear y medir el progreso de las actividades.
Estos proyectos se pueden desarrollar en dos niveles: un calendario general con las tareas más relevantes (ver por ejemplo Election Planning Schedule - New Zealand 1996 ) en combinación con una planeación de cada proyecto en forma más detallada (ver ejemplos en Election Project Plan - New Zealand 1996 , 1995 Election Action Plan - United Kingdom y para una elección internacionalmente supervisada en condiciones post-bélicas Election Project Management Plan - UNTAES, Croatia 1997 ).
Idealmente, los proyectos de plan deben tener un formato flexible, que refleje el proyecto total e integrado de todas las operaciones relacionadas con el voto en una sola línea de tiempo, y que también muestre información y tiempos en cada proyecto individual. Esta flexibilidad facilitará la tarea de los administradores de los proyectos individuales.
Calendarios
La planeación de elección no requiere esperar el anuncio de una fecha para su celebración. Es posible establecer las acciones y su interrelación, así como los tiempos necesarios para su ejecución en un esquema de "días previos" y "días posteriores" a la jornada electoral. Este tipo de planeación anticipada debe tener un formato flexible, que permita posteriormente la inserción de nuevas fechas y ajustes en los tiempos debidos a cambios en el proceso.
Estos planes más detallados son generalmente más sencillos de desarrollar si se tiene equipo de cómputo con funciones básicas, si es que no se cuenta mejor con un programa (software) de planeación. Los programas de planeación y monitoreo para sistemas de cómputo constituyen una de las mejores contribuciones que la tecnología ha hecho al proceso y a la logística electoral. Estilos de planeación más rudimentarios pueden incluir una lista de las actividades que se llevarán a cabo en el periodo electoral (ver Election Management Plan - Trinidad and Tobago ).
Evaluación de necesidades
Antes de desarrollar un plan de trabajo para algún aspecto en particular de la logística electoral (ver Evaluación de Necesidades) es necesario hacer una evaluación de necesidades para determinar los requerimientos generales y la brecha que pueda existir entre éstos y los recursos que se tiene a la mano (ver Infraestructura), así como tomar en cuenta las condiciones de las fuentes de suministro (ver Infraestructura). Se requiere una planeación detallada para todas las actividades de la logística electoral a fin de que éstas se desarrollen de manera eficaz.
Los planes operativos de la logística electoral no se pueden desarrollar de manera aislada del resto de las actividades electorales y, mucho menos, de la planeación financiera y presupuestaria. Se requiere de los administradores financieros una coordinación activa con los administradores operativos, así como su cabal comprensión de los objetivos de la logística electoral (para ampliar la discusión sobre las consideraciones de costo y la preparación del presupuesto, ver Consideraciones Presupuestales y Financiamiento).
