Recolección de materiales
Seguidamente a la terminación del conteo de materiales de votación (ver Recolección de las Papeletas de Votación), o simultáneamente si se encuentra a la mano suficiente personal, todos los materiales en la estación de votación necesitan ser clasificados y ordenados para ser empacados. Se debe realizar un recorrido completo de la estación de votación a fin de asegurar que ningún material se quede en su lugar o sea dejado, durante el día, en lugares inusuales u oscuros.
Los materiales contados, aquellos que se requieren para votar, con propósitos de integridad electoral o financiera, siempre que sea posible deberán ser verificados contra los registros de abastecimiento u otros para asegurar que ninguno falte. Dichos materiales se refieren a:
- Recepción de papeletas o sobres;
- Cualquier registro contable de papeletas;
- Sellos oficiales o marcadores de papeletas;
- Registros de entrega de papeletas o sobres que mantienen los oficiales de casilla;
- Información de votantes, incluyendo cualquier registro del día de la votación;
- Registros sobre inconformidades y demandas;
- Registros financieros y de atención del personal.
Tiempo de empacar
Cuando el conteo deba ser conducido en una locación diferente, todo el material de la estación de votación deberá ser empacado inmediatamente después del conteo y reconciliación de papeletas (ver Recolección de las Papeletas de Votación) y su verificación y ser remitidos junto con las urnas al centro de conteo (para información posterior sobre la preparación para el transporte hacia los centros de conteo, ver Preparación del Transporte de las Urnas y Transporte de Urnas). A manera de precaución contra cualquier material contado que haya sido mal empacado, es preferible que todos los paquetes del material que vienen de la estación de votación se dirijan hacia el centro de conteo.
Cuando el conteo se deba realizar dentro de la estación de votación, todos lo materiales deberán ser clasificados seguidamente al cierre de la votación. El material que no se requiera durante el conteo - tal como boletas o sobres sin utilizar, lista de electores y similares - deberán ser empacados y sellados inmediatamente después de terminar cualquier reconciliación para las cuales eran requeridas. Si se requiere acceder a este paquete durante el conteo (por ejemplo, en la búsqueda de cualquier material perdido o mal empaquetado) será necesario registrar formalmente el rompimiento de sellos o el resello de dicho paquete (incluyendo una nota sobre la razón de la apertura) y el testimonio por parte de representantes de partido/candidato.
Si existe confianza en la integridad y profesionalismo de los oficiales que realizan el conteo, y si la situación de seguridad es favorable, será preferible no empaquetar todo y sellar otro material hasta que se haya completado el conteo en la estación de votación, a fin de facilitar la búsqueda de cualquier dato que se necesite durante el conteo. Más aún, después de clasificar, el material que no requiere ser contado puede mantenerse, bajo la seguridad adecuada, en un área separada del área de votación.
Empaquetamiento
El empaquetamiento de los materiales en la estación de votación es una actividad que regularmente se considera con poca importancia y accesoria a la votación.. Esto ocurre al final del día, cuando parece que se ha completado la mayor tarea y el personal parece estar fatigado. Sin embargo, el empaquetamiento incorrecto puede causar disfunciones considerables y sospechas sobre prácticas impropias, especialmente en las locaciones de conteo o por demandas posteriores, en donde se puede perder mucho tiempo y exaltaciones por la pérdida de material al haberse mal empaquetado.
Es importante que el empaquetamiento de los materiales de la estación de votación sea conducido por claros lineamientos y que se lleve a cabo de manera profesional y eficiente, bajo la estricta supervisión de oficiales de casilla de alta jerarquía. Asimismo, se deben tomar precauciones durante el empaquetamiento de tal forma que todo el material dentro de la estación de votación sea recuperado y puesto en paquetes.
Una razón por la que se puede implementar incorrectamente el empaquetamiento del material de la estación de votación se debe a la complejidad de los sistemas que se utilizan. Aquellos sistemas que requieren que una serie de sobres se metan a sobres más grandes que van dentro de otros, que a su vez se introducen en cajas que van dentro de otras cajas cubiertas con bolsas, y todo ello solamente distinguido por etiquetas de identificación muy similares o con números, puede resultar muy complejo para el personal al final de la larga jornada, no importando qué tan intensa fuera su capacitación. Los sistemas simples de empaquetamiento que separan e identifican material esencial y , en la medida en que se permita, tienen como base un sistema de código de colores, ayudarán a un empaquetamiento correcto del material, tanto después de la votación o del conteo.
Sistema de empaquetamiento
El sistema de empaquetamiento del material del estación de votación tiene un número de objetivos básicos:
- Separar, de entre otros, aquellos materiales relevantes para el conteo y para la integridad de la votación;
- Separar los materiales relevantes a diferente tipo de elecciones en la misma estación de votación, de elecciones de diferente estructuras representativas en el mismo distrito electoral, o de cuando se entregaron papeletas en la casilla para más de un distrito electoral;
- Clasificar en grupos lógicamente los materiales, de tal forma que un paquete contenga dicho el material relativo;
- Proporcionar una seguridad adecuada del empaquetamiento, apropiado al riesgo de seguridad del ambiente, para proteger los materiales durante su transportación hacia los centros de conteo (si fuera el caso), para su transportación posterior para verificación de conteo, así como para el almacenaje del material hasta que se haya completado el periodo de impugnación de elección.
Dependiendo de los costos locales, la cantidad de material a ser empacado y de la seguridad que prevalece en el ambiente, el sistema de empaquetado podrá utilizar sobres, cartones, bolsas de plástico de alta densidad, contenedores con cerradura o una combinación de todos éstos.
Material para no ser contabilizado
Los materiales con los que se trata más fácilmente son aquellos no relevantes para el conteo o la integración de la elección. Dado que la prioridad mayor en el momento es el conteo, todo el material restante podrá ser empaquetado en un solo depósito claramente etiquetado, para su posterior ordenación. Dichos materiales incluyen:
- Manuales y guía de procedimientos que utilizan los oficiales de casilla;
- Posters, señalamientos así como demás información y material de referencia de votantes y de oficiales de casilla;
- Formatos sin utilizar (a no ser considerados en el conteo) tal como aquellos referentes a inconformidades de votantes, supervisión del servicio al votante y quejas, registro de votantes (posiblemente se incluirían los sobres, siempre y cuando éstos no constituyan material utilizado como control en la entrega de papeletas);
- Cualquier otro equipo menor , tal como insignias, plumas, lápices, cuadernos urnas sin utilizar y sellos, cintas adhesivas, cuerdas, plumones , lámparas especiales para verificar si el votante ya ha sido marcado con tinta especial, etc..
Material a ser incluido en el conteo
Es sumamente importante que los materiales a ser contados sean clasificados consistente y disciplinariamente para su adecuado empaquetamiento. Es posible agrupar lógicamente dichos materiales y auxiliar para retomarlos después. Cada clasificación separada de material requiere de una etiqueta claramente distinta y fácilmente reconocible pegada al paquete. Cada etiquete debe detallar el contenido del paquete (tipo de material y número de cada tipo de artículo). Cuando se utiliza más de un solo paquete para una solo clasificación de material, las etiquetas deben detallar anotaciones sobre el criterio de esta consignación. El directivo de la estación de votación se debe asegurar que estos paquetes ( y sus respectivas anotaciones) estén completados con precisión por parte de los oficiales de casilla y formalmente endosados.
Cada paquete debe tener sello de tal forma que cualquier manipulación indebida del paquete sea perceptible, utilizando un método de empaquetamiento lo robusto suficiente para prevenir rompimientos accidentales del paquete durante su transportación y acarreo normal. Dependiendo del tipo de caja utilizada, ésta podrá utilizar sellos de plástico, de metal (con el registro apropiado de sus números), de papel o cinta adhesiva. Cuando se utilicen sellos de papel o cintas adhesivas el directivo deberá firmar arriba de los sello. Los representantes de partidos políticos/candidatos y los observadores independientes que se encuentren presentes deberán ser invitados para firmar sobre los sellos y endosar el detalle del contenido del paquete (ver Papel de los Representantes de Partidos y Candidatos).
Los detalles sobre la forma de empaquetar el material a ser contabilizado dependerán del sistema de votación y de los procedimientos utilizados. Sin embargo, la clasificación siguiente proporciona un sondeo básico para categorizar tipos particulares de materiales dentro de un criterio lógico.
1. Las papeletas depositadas por los electores en las urnas apropiadas. Si las papeletas deben ser contadas manualmente, éstas permanecerán en las urnas hasta que sean requeridas para su conteo. Si se utiliza una máquina contadora en otra locación, será necesario procesarlas parcialmente dentro de la estación de votación (removiendo sobres durante la conciliación o algún pre-conteo que valide la verificación y la clasificación - ver Recolección de las Papeletas de Votación) y ser nuevamente repuestas en las urnas u otra caja que deberán estar selladas, para lo cual los representantes de partido/candidato y observadores presentes serán invitados a testimoniar formalmente el sello. Posterior al conteo, estas papeletas deberán permanecer atadas o empaquetadas en base a la clasificación definida por los que endosaron el paquete, para ser posteriormente vuelto a empacar o guardar tanto en una urna (si lo permite así la situación de seguridad) o en otro depósito más seguro. Este empaquetamiento conteo-posterior de papeletas debe ser también formalmente registrado y testimoniado por los representantes de partido/candidato y por los observadores presentes (ver Precintado de Papeletas y Precintado de Papeletas).
2. Otras papeletas. Para los sistemas en los cuales la papeleta por sí misma es el primer control de integridad, y por ello todas deben contemplarse en el conteo, dicho control puede incluir:
- Papeletas o tarjetas sin utilizar;
- Talón de las boletas entregadas (si se separaron para su entrega);
- Papeletas estropeadas (aquellas que el votante había solicitado pero sustituyó por otras);
- Papeletas desechadas o rechazadas (aquellas que se entrega a votantes pero no fueron depositadas por el votante en las urnas);
- Los sellos y marcas oficiales utilizadas para dar autenticidad a las papeletas al momento de ser entregadas a los votantes;
- Llaves de las máquinas de votación.
En aquellos sistemas en donde la entrega de sobres constituye el control básico de integridad, más que la papeleta misma, esta categoría incluirá sobres no utilizados, sobres desechados, talones foliados de aquellos sobres entregados (si fueron desprendidos). Sería útil empaquetar cada una de estas subcategoría por separado dentro de una caja.
3. Registro de votantes que salen de la estación de votación. Esto puede incluir:
- copias de todas las listas electorales entregadas a las estaciones de votación;
- Solicitudes para papeletas llenadas por los votantes (excepto cuando éstas sean adjuntadas a la papeleta misma dentro de la urna);
- Cualquier registro compilado en la estación de votación sobre votantes a los que se les entregó papeleta;
- Formas e instructivo para el registro de votantes en el mismo día de la votación (por medio de la cual se les entregó papeletas a los electores) o los certificados que expidieron autoridades civiles, certificando que los votantes habían sido omitidos erróneamente de la lista electoral;
- Máquinas de votación o registros computacionales y reportes sobre el número de votantes que votan;
- Formas llenadas relacionadas a las inconformidades de los votantes.
4. Reportes de los directivos de la estación de votación y registros de votación. Con el nombre que se conozca, sean libros de casillas, reportes de votación, registros de votación; o bien, en cualquier formato, sea como cuadernillo integrado o serie de formatos, en esta categoría se incluyen todos los datos relevantes de la dirección de las operaciones de la estación de votación. Ello incluye:
- recepción del material;
- Registros sobre el conteo de papeletas y conciliaciones;
- Registros de la entrega de cualquier papeleta especial;
- Registros sobre el sellamiento de las urnas;
- Reporte sobre cualquier inconformidad, incidente y disputas sobre la votación;
- Registros sobre pagos, asistencia, gastos y evaluación del personal;
- Reportes sobre el servicio al votantes y la adaptabilidad del establecimiento.
5. Registros sobre cualquier voto especial.
6. Información al votantes, representantes de partido/candidato y de observadores. Dependiendo del sistema electoral, el contenido de dicha información puede variar ampliamente. Por ejemplo, podría incluirse datos sobre la documentación acreditada que se les requieren a los representantes de partido/candidato y observadores para manejar la información de /hacia el registro de los votantes.
Durante el empaquetamiento de estos materiales, las materiales de votación relevantes a la elección para diferentes cuerpos de representantes, o diferentes distritos electorales que se lleva a cabo en la misma estación de votación, deben guardarse con precisa separación, con etiquetas para el empaquetamientos o sobres en base a un código de color, por ejemplo, de acuerdo a los diferentes colores de papeletas a utilizar.
Una vez empaquetado, todo el material debe mantenerse seguro para su transporte, así como cualquier documentación de control de dicha transportación previamente requisitada. (ver Preparación del Transporte de las Urnas). De ser posible, todos los materiales empacados en una estación de votación deberán encontrarse seguros en un solo depósito (las urnas deberán manejarse separadamente). Dichos almacenes deberán resguardar el material de una sola estación de votación por separado. Cada paquete y caja exterior de una estación de votación deberá estar claramente marcada con los datos de identificación de la estación de votación respectiva (nombre y/o número) y el distrito electoral al que pertenece. Al respecto, es importante extremar precauciones cuando más de una estación de votación ocupa una locación de votación.
Almacenaje de los materiales de la estación de votación
Seguidamente a la finalización del conteo de las papeletas, se implementarán los arreglos para clasificar los materiales y equipo de la elección , destruyendo o separando aquellos a ser guardados.
Los periodos en los cuales el material deberá ser guardado, la forma de realizarlo, y su conteo para mantenerlos o destruirlo usualmente serán especificados en el sistema legal electoral. (para mayor información sobre estos aspectos, consultar Distribución y Almacenamiento Posterior a la Jornada Electoral.)
