Consideraciones básicas
El acto del cierre del sitio de votación puede resultar un periodo de intensa presión para los oficiales electorales, particularmente si aún existe un considerable número de electores esperando emitir su voto dentro del horario especificado, o si existe presión para iniciar el escrutnio de los votos lo más pronto posible. Los sistemas claros y las instrucciones precisas, respaldados por listas de revisión de acciones a ser instrumentadas, serán de mucha ayuda para la toma de decisiones durante este periodo.
Utilización de supervisores móviles.
Cuando se utilizadon supervisores, se debe asegurar que se encuentren en el sitio de votación, más que en tránsito, al cierre del lugar y la preparación para el inicio del escrutinio de los votos. Será mucho más efectivo si ajustan su itinerario para asegurarse que estarán en los tiempos previstos en el sitio de votación, donde la administración ha sido menos efectiva durante el horario establecido para recibir los votos.
Preparación del cierre de la votación.
Bajo condicionales normales, el sitio de votación debe cerrarse exactamente en el horario especificado en la legislación electoral. Es muy importante que el administrador sincronize su reloj con el de la fuente oficial, a efecto de que más tarde no se presenten argumentos en relación de que el sitio de votación no cumplió con los tiempos legalmente establecidos.
Durante la última hora en que el sitio de votación se encuentre abierto, se pueden llevar a cabo ciertas acciones como medidas para preparar el cierre de la votación. Si aún hay electores durante este periodo, se puede comenzar a desmantelar o empacar el material y equipo que ya no se está utilizadon, y si el escrutinio se verifica en el mismo lugar, se debe reacomodar agunos muebles de acuerdo a las necesidades de diseño del conteo seleccionado. Sin embargo, únicamente se debe hacer si no afecta el servicio de recepción de votos por el tiempo que reste hasta el cierre de la votación. Ninguna otra preparación para revisar materiales y equipo de votación debe hacerse hasta que el proceso de votación se haya cerrado. Cuando el personal está facultado para emitir su voto en su propio sitio de votación, el administtrador debe asegurarse de que aquellos hayan tenido la oportunidad de hacerlo antes de que finalice el plazo para hacerlo.
Electores en espera al cierre de la votación
Un procedimiento electoral equitativo contendrá ciertas previsiones a efecto de permitir emitir su voto a los electores que se encuentren en el sitio de votación al momento del cierre. Si aún existen largas filas de electores esperando emitir su voto al cierre de la votación, generalmente será el reflejo de la ineficiencia del personal, más que de una falla imputable a los electores.
Como un servicio a los electores, los administradores del sitio de votación deben asegurarse, cuando sea posible, que los oficiales electorales movilicen a todos los electores al interior del sitio de votación, antes de que finalice el horario establecido para recibir los votos. Si los electores no caben en el interior del sitio de votación, se deben adecuar locaciones alternas para utilizarse como sitios de votación. Es factible señalar el fin de la linea de electores que llegaron antes del cierre de la votación, con una cuerda, cinta o algún otro aditamente similar, o bien, colocando a un oficial electoral o personal de seguridad en el punto apropiado.
En los sistemas de votación obligatorios, se puede proveer a los electores de un servicio adicional, si los oficiales electorales que vigilan los accesos a los sitios de votación, toman nota de los electores que llegán después de finalizado el plazo legalmente establecido para recibir los votos, para referencias durante cualquier acción relativa al voto nulo.
Extensión del horario de votación
Las reglas y regulaciones electorales deben definir las circunstancias bajo las cuales el horario de votación se puede extender y quien será el responsable de tomar tal decisión, que será de carácter contenciosa. El administrador no podrá tomar esta decisión por si mismo. En caso de hacerlo, se originarán imugnaciones al resultado de la elección.
Si un significativo número de electores se encuentran fuera o están llegando al sitio de votación después de finalizado el horario establecido para el cierre del lugar, se deben buscar líneas de acción a seguir por parte del administrador electoral en jefe, sobre cualquier extensión posible al horario de votación. El razonable y efectivo monitoreo, así como la elaboración de reportes de los sitios de votación servirán para identificar las probabilidades de que todo se lleve a cabo dentro de los tiempos establecidos antes del cierre de la votación. Es recomendable que los administradores electorales determinen la extención del horario de votación, inclusive a un día adicional. Esto se debe hacer de conformidad a las previsiones establecidas en la reglamentación electoral, la cual requerirá de una razonable consulta con todos los participantes políticos y las autoridades gubernamentales, y de ser posible, con las autoridades judiciales.
Puede ocurrir que tales situaciones afecten la seguridad del personal o la seguridad de los materaiales electorales, y que las fuerzas de seguridad sean insuficientes para ofrecer la adecuada protección o sea incapaz de brindar una rápida y eficaz respuesta. El sentido común y la autosuficiencia deben prevalecer en tales situaciones. Si la única forma para preservar la seguridad es permitir el acceso a los electores que no estuvieron a tiempo en el sitio de votación, se deben hacer los esfuerzos necesarios para separar sus papeletas de voto y los registros de votación, mientras esté pendiente la decisión de extender o no el plazo establecido o para una posterior adjudicación de validez al voto recibido extemporáneamente (para una mejor discusión de este tema, ver Manejo de Situaciones de Crisis y Votación en Múltiples Días .)
Acciones al cierre de la votación
A la hora exacta establecida para el cierre de la votación, el administrador debe anunciar oficialmente que la votación ha llegado a su fin, y los accesos y salidas del sitio de votación deben ser cerrados y asegurados (si el sitio de votacíon no se encuentra en un edificio, deberá asegurarse el perímetro del área utilizada). En situaciones de bajo riesgo, los oficiales electorales pueden encargarse de esta tarea; cuando el riesgo es alto, será mucho más pridente que las fuerzas de seguridad vigilen los accesos al sitio de votación.
Al mismo tiempo, se debe retirar la señalización externa que identifique el sitio de la votación, y retirar amablemente a los electores en cuanto terminen el proceso de entrega de votos.
A partir de este momento (a menos que se haya aprobado una extensión de tiempo) las únicas personas que deben encontrarse en el sitio de la votación son aquellos que se encuentran amparados a través de una autorización oficial derivada de la legislación electoral, en la cual normalmente se incluyen:
Los oficiales electorales asignados al sitio de votación;
representanes de partidos políticos y candidatos acreditados Papel de los Representantes de Partidos y Candidatos);
observadores electorales independientes acreditados;
fuerzas legalmente autorizadas/oficiales de fuerzas de seguridad;
personal del órgano encargado de la administración electoral authorised electoral management body staff or other official observers.
La restricción debe ser llevada a cabo rigurosamente a efecto de brindar integridad a los materiales y procesos inherentes a la elección.
Si las papeletas de votación a ser escrutadas en el sitio de votación o en algún otro lugar, al cierre de la votación, se deben llevar a cabo los siguientes procedimientos:
- se deben sellar las ranuras de las urnas inmediatamente después del cierre de la votación -cuando el equipo de cómputo se esté utilizando para la votación, se deben revisar y atestiguar los números relativos al último voto o transacción registrada al cierre de la votación, asegurar y sellar los equipos, o cerrar y/o asegurar que la pantalla de recepción de voto en la computadora no se pueda utilizar posteriormente;
- todos los materiales electorales deberán ser recolectados y se deberá conciliar los registros para la preparación del comienzao del escrutinio de votos (ver Recolección de las Papeletas de Votación);
- cualquier modalidad de voto especial--en ausencia, provisional/tendered o similar--llevado a cabo en el sitio de votación deberá ser recogido y conciliado con los registros de las papeletas de voto (ver Medidas para el Cierre de Votaciones Especiales y Consolidación de Resultados);
- el administrador del sitio de votación deberá elaborar reportes de las actividades desarrolladas;
- Cualquier otro material electoral no requerido para el escrutinio deberá ser empaquetada y preparado para su devolución al organismo electoral (ver Verificación y Empaquetado de Materiales y Recursos para la Recolección en los Sitios de Votación).
Cuando el escrutunio sea conducido en el propio sitio de votación:
Cuando el escrutinio se verifica en otra locación::
- se activarán algunas provisiones para el transporte seguro de los materiales y registros electorales al centro de escrutinio (ver Provisión de Controles de Seguridad y Seguridad de las Urnas Durante el Traslado);
- los registros de asistencia y pagos de todo el personal deberán llevarse correctamente, y (si los pagos son hechos a la conclusión de las obligaciones) los pagos pertinentes al personal deberán hacerse a través del administrador del sitio de votación;
- el material, equipo de votación y el mobiliario necesario se dispondrán;
- se llevará a cabo cualquier arreglo necesario para la recuperación de personal (ver Recursos para la Recolección en los Sitios de Votación);
- la subsecuente recuperación de todos los materiales electoral, las localidades sujetas a cualquier condición acordadas, el aseguramiento, y las llaves de acceso a los lugares se regresarán de conformidad a los acuerdos previamente pactados.
Los procedimientos especiales adicionales podrán requerir de localidades de votación que traten aisladamente con modalidades de voto especial (ver Medidas para el Cierre de Votaciones Especiales) y con sitios de votación en tránsito (ver Cierre de la Votación para Mesas Electorales Itinerantes).
Horarios variables de cierre
Algunos sistemas electorales permiten que el administrador electoral defina discrecionalmente el horario del cierre de la votación, siempre y cuando a su juicio todos los electorales de la lista nominal se hayan presentado a votar. Este proceso puede convertirse en una práctica con grandes riesgos, permitiendo sin embargo, que algunas instancias presenten demandas por abuso. Aún si la legislación electoral lo permite, comúnmente no es una práctica que quede bajo la responsabilidad del administrador electoral. "todos los electores registrados han votado", puede turnarse en "todos los electores que pensamos deben votar, han votado". No se permiten errores en la lista electoral, o cualquier otro servicio para redirigir a los electores a un sitio de votación que nos les corresponde.
Reportes y registros de votación del administrador del sitio de votación
Es muy importante que inmediatamente después del cierre de la votación, el administrador compila un reporte de actividades. Este reporte puede ser regresado al organismo administrador de la elección con otros materiales electorales. Si el escrutinio de votos tiene que ser llevado en otra localidad, se debe acompañar el escrutinio con las papeletas de voto.
Los contenidos de un reporte deben incluir:
- los registros relacionado con la votación en los sitios de votación;
- Servicio de registro electoral;
- información sobre el personal y el pago de honorarios;
- reportes sobre las locaciones y pormenores ocurridos en el horario de votación.
Si el escrutinio de votos se lleva a cabo en el sitio de votación, los registros correspondientes se pueden incluir en el mismo reporte (para una mejor discusión de la utilidad detallada en el reporte del administrador, ver Informes de los Administradores de las Mesas de Votación.)
