Conciliación de papeletas o sobres entregados a los votantes
En los sistemas de votación, en donde el control de papeletas entregadas constituye el mecanismo primario de integridad; el número de papeletas entregadas y el conteo de papeletas estropeadas (aquellas abandonadas por el votante y sustituida por una nueva que se encuentra dentro de la urna) deberá ser igual al número de votantes que se ha registrado como que ha votado. Aquellos sistemas que, como primer mecanismo de integridad utilizan el control de entrega de sobres, deben igual el número de sobres entregados a los votantes con el número de registro de votantes que emitieron su voto.
Esta conciliación preferiblemente se llevará cabo en la estación de votación, ser formalmente registrada por el directivo de la estación de votación y ser firmado al calce por cualquier representante de partido/candidato presente. Frecuentemente, debido a presiones de tiempo, esto último suele dejarse para después de que el material ha sido regresado del conteo. Este método frecuentemente lleva a disputas sobre el número de votantes con elegibilidad y con el número de votantes actual, las cuales son más difícil de resolver sin la presencia de aquellos responsables de la entrega de papeletas. Cuando se pueden utilizar métodos automatizados para el cálculo del número de votantes, tal como cuando la votación se realiza por computadora, o con lista de votantes escaneadas, será más efectivo llevarlo a cabo en locaciones centrales.
Fuente de datos
La cantidad del número de papeletas entregadas, o de sobres entregados, debe ser obtenida sin más a partir de los registros de contabilidad de papeletas o sobres. El número de registro de votantes a los cuales aparentemente se les entregó papeleta se puede obtener de varias fuentes, dependiendo del método de registro empleado, por ejemplo:
- Por el conteo del número de votantes marcados en la lista electoral como haber ya emitido su voto, más el registro del número de votantes que no se encuentran en la lista electoral pero que establecieron su derecho a votar y se les entregó su boleta en la estación de votación;
- Mediante el conteo de entradas en cualquier otra lista separada de votantes a los que se les entregó papeletas, o por la verificación del número de tarjetas de estampilla/marcación de los votantes a los que se les entregó papeleta, cuando éstas las retienen los oficiales que entregan las papeletas durante la votación;
- Por el conteo de solicitudes de papeletas por parte de votantes, cuando éstas se utilizan;
- Por el conteo del número de tarjetas de identificación que entregan los votantes, cuando este control se utilice.
Generalmente, la fuente más efectiva para obtener el número de papeletas (o sobres) entregados es a partir de la cuenta de aquellos votantes marcados en la lista electoral como que han votado, ajustándolo con el número de votantes de alguna lista suplementaria compilada del registro del día de votación, o por el papeletas provisionales o sujetas a consideración, o utilizando certificados entregados, cuando se hubiera establecido que los votantes habían sido omitidos erróneamente de la lista electoral. Cuando la solicitud para votar la debe proporcionar el votante, el conteo de dichas solicitudes constituirá la fuente primaria de conciliación. Cuando no se utilicen listas de electores, ni solicitudes, será necesario implementar algún otro método tal como el mantenimiento de una lista de votantes a los que se les entrega papeleta.
Fuentes múltiples de datos
Mantener múltiples fuentes de dicha información da creación a una gran posibilidad de errores y por ello, de percepciones y alegatos sobre una mala práctica. Los oficiales de casilla no son perfectos. Si se requiere mantener la misma información en dos o más diferentes medios, será altamente probable la existencia de discrepancias al final de la larga jornada de trabajo. Por ejemplo, cuando se utilizan y marcan las listas electorales, la práctica de mantener, incluso manualmente, una lista separada de votantes a los que se les entrega material para votar, constituye una fuente de uso ineficiente y puede crear problemas durante la conciliación en la estación de votación o en verificaciones posteriores cuando ambos registros sean diferentes. Incluso cuando se mantiene la verificación de tarjetas de marcación u hojas de registro que indican la fluencia de votantes y niveles de servicios a distintas horas del día de la votación, éstas se deben considerar claramente registros no-oficiales sobre el número de votantes que han votado.
Discrepancias
Cualquier discrepancia entre la cantidad de papeletas entregadas ( o en su caso, de sobres entregados) y el número de votantes registrados como que han votado, requiere de una investigación inmediata y reportar la resolución al directivo de la estación de votación ( o al cuerpo de oficiales directivo electoral, si esta verificación se realiza después del día de la votación). Cuando se ha encontrado que las discrepancias son el resultado de errores, dicho descubrimiento deberá preferiblemente ser firmado al calce por los representantes de partido/candidato. Cuando las discrepancias son significativas e inexplicables, será requisito una investigación posterior antes de que cualquier conteo sea finalizado.
Reconciliaciones posteriores durante el conteo del número de papeletas en existencia en la urna más el número de cualquier papeleta desechada/rechazada, en comparación con el número total de votantes registrados como haber emitido su voto, refinará la integración de esta verificación.