Asuntos generales
El uso de listas de verificación como información de control y consulta, proporciona un sencillo formato estándar que sirve de instrumento de monitoreo y es más fácil de consultar que la información descriptiva de voluminosos manuales. Estas listas también son especialmente útiles para estimular un monitoreo constante de la realización y finalización de funciones. Su diseño y uso debe ser alentado como un complemento de los manuales de procedimientos, no como un reemplazo de ellos.
El diseño y método de producción dependerá del contenido y el público meta. Para las acciones administrativas centrales, como el suministro de materiales, las listas de verificación pueden ser usadas sólo por uno o dos miembros del personal, y podrían consistir de hojas de control escritas a mano o en computadora. Cuando se usan para estandarizar la acción de un personal numeroso -como los presidentes de distrito electoral, el personal de empaque de material, los presidentes de mesas de votación y oficiales de votación- es mejor que se produzcan como apéndices o secciones integradas en sus instructivos o manuales de procedimientos.
A continuación se citan algunos ejemplos de áreas en las que las listas de verificación resultan especialmente útiles:
Nominaciones
Procesar las nominaciones puede ser un procedimiento complejo, especialmente cuando para verificar los requisitos hay que obtener información de otras autoridades. El uso de listas de verificación ayudará a rastrear adecuadamente la etapa del proceso de cada nominación y proporcionará un formato estándar de información con base en el cual se acepta o se rechaza. (Para un ejemplo de una lista similar, ver Nominations/Registration Checklist, South Africa 1995 .)
Evaluación de sitios de votación
El uso de listas de verificación apoyará de manera consistente la evaluación de sitios de votación potenciales para determinar si satisfacen los estándares requeridos. (ver Polling Place Assessment - Australia, 1996 .)
Control de materiales
Llevar listas de verificación para monitorear el estado del diseño, los pedidos, el control de calidad, el suministro y la distribución de materiales electorales, es un instrumento de control necesario cuando el ambiente de suministro es complejo. El manejo de inventarios, envíos e incluso ciertos registros de conciliación, en un formato simple de listas de verificación ayuda a un desarrollo correcto de las actividades.
Supervisores de las mesas de votación
El monitoreo del desempeño de las mesas durante las horas de votación proporcionará a los administradores información sobre el progreso de la votación, problemas operacionales, advertencias de posibles impugnaciones e información útil para la selección de sitios y personal para elecciones futuras. Si los supervisores llenan listas de verificación del desempeño en sus visitas a las mesas de votación, la información recabada se puede conservar en un formato estandarizado. (Para ejemplos de estas listas en un formato detallado, ver Polling Place Liaison Officer's Report - Australia 1996 y Polling Site Check List - USA. Para un formato más sencillo que cubra actividades antes, durante y después del día de la votación, ver Voting Station Performance Checklist - New Zealand 1996 .)
Oficiales de votación
Para los oficiales de votación, el uso de listas de verificación es un recordatorio práctico de sus responsabilidades específicas y un instrumento útil para que los presidentes de las mesas puedan monitorear el desempeño del personal y asegurar que las acciones necesarias se han llevado a cabo. Se pueden usar listas sencillas de manera eficaz para tareas como las siguientes:
- Revisión de material, equipo y personal previo a la apertura de la mesa de votación;
- Acciones necesarias para entregar papeletas de votación a los electores -diseñadas como manteles individuales para los escritorios de los oficiales de votación (para ejemplos ver Ordinary Votes Check List - Australia, 1996 y Absent and Provisional Votes Check List, Australia ), o -cuando hay señales pegadas a las mesas que identifican las áreas de entrega de papeletas -impresas en el reverso de estas señales;
- Procedimientos de cierre de votación;
- Empaque y conciliación de los materiales con posterioridad al cierre de la votación (para un ejemplo sobre material para voto en ausencia, ver Close of Poll Checklist - Australia, 1996 );
Los manuales para funcionarios de casilla pueden ser más funcionales si son deseñados como una serie de listas de verificación. (Para ejemplos de manuales diseñados en un formato de series de listas de verificación, ver Duties for Polling Staff, USA, Chesterfield County 1996 , Absentee Polling Staff Duties, USA, Chesterfield County , Polling Place Operations, USA, Chesterfield County 1996 y 'Moved' Voter Checklist, USA, Chesterfield County 1996 .)
Escrutinio de votos
Las listas de verificación para el escrutinio de papeletas de votación pueden ser un recordatorio útil tanto sobre los procedimientos de escrutinio, como de los criterios para determinar la validez de las papeletas. Algunas tareas específicas que pueden detallarse en un formato de lista de verificación son:
- Pasos para abrir las urnas y conciliar las papeletas de votación;
- Pasos para revisar la admisibilidad de las papeletas en sobre, incluyendo los votos en ausencia y por correo;
- Criterios para determinar la validez de las papeletas;
- Empaque de materiales después del escrutinio.
