Aspectos básicos
La logística electoral genera una gran cantidad de información, no sólo internamente, sino también en interacción con las necesidades de información pública sobre las elecciones. Se requerirá una oportuna evaluación de necesidades y una planeación para ampliar o mejorar la infraestructura de comunicaciones existente a fin de atender una fuerte demanda y carga de trabajo. Si no existe la capacidad de comunicar información precisa de manera confiable, no será posible tomar decisiones informadas dentro de lo que muchas veces será un ambiente de cambios rápidos.
Será necesario establecer redes de comunicaciones entre los sitios de votación y las oficinas de la autoridad electoral. En muchas ocasiones, no existirán facilidades adecuadas para las comunicaciones en los lugares en que se instalen los sitios de votación, por lo que se tendrán que hacer arreglos para instalar líneas fijas o móviles adicionales de telecomunicaciones.
Habrá un gran incremento en el tráfico de comunicaciones entre las oficinas de la autoridad electoral. Las facilidades existentes tendrán que aumentarse para que vayan de acuerdo al incremento del tráfico de llamadas y a la necesidad de transmitir documentos y verificar rápidamente su recepción. Los requerimientos para los programas de información pública (v.gr., líneas de consulta telefónica directa) deberán integrarse a todos los planes de telecomunicaciones.
Necesidades de las redes de comunicación
Para las comunicaciones internas, el examen de la infraestructura disponible y sus posibles incrementos se aplicará a las siguientes necesidades:
- Comunicación telefónica, de documentos y muchas veces de datos entre las oficinas administrativas de la logística electoral a nivel central, regional y local.
- Comunicación telefónica y posiblemente de documentos o de datos entre todos los sitios de votación y su oficina electoral supervisora.
- Comunicaciones telefónicas entre el personal en tránsito y su base, tales como los equipos móviles de capacitación, unidades móviles de votación y los supervisores itinerantes.
- Comunicaciones telefónicas entre los oficiales electorales distritales, los comandantes de las fuerzas de seguridad y los servicios de emergencia.
- Comunicación telefónica y posiblemente de documentos y de datos entre los centros de conteo y su oficina de supervisión administrativa.
- Facilidades necesarias para los centros de información pública.
En los ambientes de alto riesgo, la interacción potencialmente intensificada entre los oficiales electorales, las fuerzas de seguridad, y los servicios de emergencia se simplificarán si se utilizan centros de operaciones conjuntos (ver Centros de Operaciones y de Seguridad).
Capacidades de infraestructura
Las estrategias para las comunicaciones deben estar basadas en evaluaciones realistas de la infraestructura. Por ejemplo, puede ser peligroso basar los sistemas de comunicación en teléfonos celulares o de línea fija en sitios donde no se ha probado la capacidad o garantizado la confiabilidad de la infraestructura existente. De igual forma, puede resultar muy riesgoso basar el reporte de resultados o el envío de documentos entre las oficinas centrales, regionales y locales de la autoridad electoral en sistemas de cómputo en aquellos sitios donde resulta dudosa la confiabilidad de las líneas de transmisión.
Planeación oportuna
En muchas sociedades, el incremento de las capacidades de las telecomunicaciones pueden requerir de mucho tiempo. Por ello siempre es aconsejable planear e informar oportunamente a los responsables de las telecomunicaciones sobre las necesidades respecto a la instalación de líneas telefónicas.
Involucrar a los provedores de telecomunicaciones cuando se desarrollan los planes de comunicación, ayudará a una identificación oportuna sobre la factibilidad de los planes propuestos y a evitar que se adopten soluciones inoperables, tales como el uso de teléfonos celulares en zonas de recepción deficiente.
Pruebas
Cuando se utilicen facilidades nuevas o aumentadas para las comunicaciones, es vital que estén debidamente probadas antes de su fecha de operación. Es importante que las pruebas abarquen no solamente secciones individuales del equipamiento, sino que simulen también toda la carga esperada en la infraestructura de las comunicaciones. Es imprescindible que se realicen una gran cantidad de pruebas para los datos de gran escala y las cargas de las telecomunicaciones.
Servicio
Se debe acordar con los proveedores de las telecomunicaciones que exista un servicio disponible para las llamadas de emergencia durante la jornada electoral. En el caso de medios de transmisión de información o datos críticos, puede resultar indispensable que se garantice la presencia de un representante para atender de inmediato cualquier contingencia.
Procedimientos de las comunicaciones
La efectividad de las comunicaciones mejorará si existen procedimientos generales para la transmisión de la información, ya sea que se trate de copias impresas o de datos automatizados. Es importante que todo el personal, particularmente aquellos contratados temporalmente para el periodo electoral, esté enterado de los procedimientos.
Seguridad de los bienes
Es vital un control estricto del equipo de comunicaciones suministrado al personal. Los teléfonos celulares, radios, aparatos de fax portátiles y, particularmente, las computadoras son aparatos muy codiciados que fácilmente pueden ser sustraídos. Para asegurar que todos los equipos de seguridad sean devueltos, se requerirá de sistemas efectivos, así como de una distribución, registro y rendición de cuentas personalizada.
Costo-efectividad
Para atender los problemas de las comunicaciones, se debe considerar las mejores soluciones en términos de costo-efectividad. Se pueden gastar cantidades considerables de recursos extras en estrategias que puedan ofrecer un poco más de velocidad y confiabilidad u otros aspectos que no son realmente requeridos. Las consideraciones en este sentido incluirían:
- ¿Es realmente necesario instalar una máquina de fax en cada sitio de votación? ; ¿Con que frecuencia será utilizada?; ¿Los resultados pueden ser tan efectivos como los de un teléfono?
- ¿Todo el personal de la oficina necesita teléfonos celulares, o es suficiente tener una cantidad adecuada de teléfonos para el personal que está fuera de la oficina?
- ¿Es realmente necesario tener un servicio de correo diario con todas las oficinas distritales o es suficiente hacerlo a intervalos más amplios con respaldo vía fax?
(Para mayor información sobre los procedimientos de las comunicaciones, ver Seguridad en las Redes de Comunicación. Para información más detallada sobre diversos aspectos de los requerimientos de las comunicaciones, ver Comunicaciones).
