Aspectos básicos
Los planes de trabajo de la logística electoral deben derivarse del plan estratégico del organismo electoral (ver Planeación Estratégica). Es probable que esos planes de trabajo sean influenciados por la naturaleza del organismo electoral y lo predecible que sea el ciclo electoral.
Organismos electorales temporales
En sistemas que no tengan un organismo electoral permanente, todas las actividades relacionadas con la logística electoral, incluyendo el desarrollo de los planes de trabajo, se condensarán en el periodo de elecciones. Esto requiere que la elección sea notificada con suficiente anticipación a fin de permitir el establecimiento de las estructuras administrativas y que todos los procesos estén listos para el día de la elección.
La duración de este periodo puede ser particularmente importante en elecciones de transición, cuando los marcos legales y de procedimientos hayan cambiado o puedan volver a cambiar durante el periodo de elecciones, y los organismos electorales hayan sido recién constituidos. En estos casos, sería muy poco factible que una elección de calidad aceptable fuera organizada sin contar, por lo menos, con un periodo de seis meses entre el establecimiento del marco legal de la elección y la designación del organismo electoral en relación a la fecha de la elección.
Organismos electorales permanentes
En los lugares donde haya organismos permanentes, el desarrollo de los sistemas de logística electoral y la adquisición de los recursos necesarios puede progresar entre una y otra elección, conservando un estatus de mejora y disponibilidad continua. Los planes de trabajo que incluyan el ciclo entero que va de una elección a otra producirán, casi invariablemente, resultados de una mejor calidad y a un costo más bajo.
En los lugares donde los organismos electorales mantengan una estructura permanente sólo a nivel central, los planes de trabajo del ciclo electoral pueden concentrarse más fácilmente en el desarrollo de sistemas y procedimientos, la planeación de cómo satisfacer las necesidades de suministro y el desarrollo de una logística electoral en el ámbito local.
En los lugares donde los organismos electorales mantengan algún tipo de presencia a nivel local ( que puede ser mantenida, generalmente, de mejor manera en términos de costo-efectividad, si se maneja como una agencia utilizando otros recursos estatales), los planes de trabajo que incluyan el ciclo electoral completo entre una elección y otra podrán ser fácilmente extendidos para permitir que siempre esté lista, en términos de asuntos tales como:
- La identificación de los sitios de votación potenciales.
- La preparación de calendarios preliminares para las necesidades de equipo y materiales.
- La identificación de necesidades potenciales de personal.
- Mantener contacto con posible personal experimentado para manejar los sitios de votación.
- Contar con material pre-empacado para los sitios de votación.
- Mantener al día los programas de información a los votantes.
Integración de las tareas
Los planes de trabajo de la logística electoral deben integrar las actividades de todos los participantes clave, y proveer una estructura que defina las tareas, los tiempos y las responsabilidades de cada uno de los miembros del personal y de cada oficina del organismo electoral, desde un punto de vista global. Debido a que la logística electoral requiere integrar las actividades de un amplio número de personas de diferentes entidades organizativas -incluyendo contratistas de suministros, fuerzas de seguridad y personal electoral--, los planes de trabajo deben estar basados en principios de planeación para negocios ya probados que permitan que todo esté listo para las elecciones.
Un plan de trabajo debe incluir los siguientes ingredientes esenciales:
- La identificación de las tareas relevantes para el desarrollo de la logística electoral.
- La asignación de prioridades de estas tareas, para identificar aquellas esenciales para la conducción de la votación y aquellas que mejorarán la calidad del servicio pero que, en caso de falta de tiempo para su aplicación, pueden ser dejadas de lado sin afectar la integridad del proceso.
- El establecimiento de las interrelaciones entre todas las tareas: cómo embonan y cuáles tienen que comenzar o concluir antes de que el trabajo de otras pueda empezar.
- La determinación de plazos para llevar a cabo estas tareas que dé como resultado que todos los procesos estén listos en el momento requerido en el calendario electoral.
- Deben estar claramente identificadas las responsabilidades y rendición de cuentas para el cumplimiento de las tareas y la relación entre los diferentes proveedores de servicios (ver Asignación de Responsabilidades).
- Revisiones de avances --así como son vitales en relación con los puntos críticos del calendario de la elección, así también el monitoreo continuo y el reporte son necesarios para rectificar a tiempo cualquier deficiencia.
El monitoreo y las listas de verificación pueden ser utilizados para revisar los progresos o avances (ver Listas de Verificación). Es necesario tener especial cuidado en asegurarse que los servicios de votación que tendrán que entrar en operación antes del día de la elección, como la votación anticipada en cualquier modalidad, estén adecuadamente considerados en el plan de trabajo y el calendario (para mayor información sobre estos temas, ver Calendarización).
Desarrollo de los planes de trabajo
Al desarrollar un plan de trabajo para la logística electoral, es necesario considerar lo siguiente:
Los planes de trabajo deben orientarse a ofrecer un nivel de servicio realmente asequible. Aunque hay muchas formas elegantes y sofisticadas de organizar y desarrollar la votación, lo primordial es que funcione y que sólo hay una oportunidad para lograrlo. El énfasis debe estar en la planeación a fin de encontrar las soluciones más prácticas para alcanzar niveles aceptables de integridad en la elección.
Los tiempos para llevar a cabo las diferentes tareas también deben ser realistas y suficientes para que los administradores puedan llevarlas a cabo en términos de costo-efectividad; suficientes para permitir la participación de los votantes y los contendientes políticos; suficientes para permitir la integración efectiva de los servicios suministrados por proveedores externos como contratistas, agencias gubernamentales y/u organizaciones internacionales.
Se requiere cierta flexibilidad para permitir la adaptación a cualquier cambio en el entorno, ya sea por la imposibilidad de alcanzar algún objetivo o por los cambios en el marco electoral. Las medidas de contingencia son una parte esencial de los planes de trabajo de la logística electoral. Esto se vuelve particularmente importante ahí donde las elecciones no son a intervalos fijos, y una elección anunciada con poca anticipación puede interrumpir el desarrollo de una estrategia a mediano o a largo plazo, o donde la elección se lleva a cabo bajo un nuevo sistema. Los planes de trabajo de la logística electoral deberán lidiar con los ajustes por retrasos o extensiones en otras partes del proceso, tales como el registro de electores. Particularmente en situaciones de post-conflicto, se necesitará lidiar con negociaciones continuas en el marco electoral.
Garantizar que todo "esté listo" implica algo más que los procedimientos y los materiales estén en su sitio al momento de ser requeridos. La calendarios del plan de trabajo debe permitir asegurarse de que todas las facilidades que se requieran estén no solamente en su lugar sino funcionando. Para algunas tareas, tales como el desarrollo de nuevos sistemas y procedimientos, esto puede requerir un periodo de entrenamiento de algunas semanas. Hay que tener cuidado para no saturar con actividades la semana previa a la jornada electoral. Durante este periodo, la presión del personal debida a la cercanía del día de la elección puede provocar una crisis en lugar del escenario administrativo que se tenía previsto.
Plan de administración de la información
Una parte importante, y a menudo ignorada, del plan de trabajo de la logística electoral es el desarrollo de un plan interno de gestión de la información por parte del organismo electoral. La logística electoral requiere la transferencia de grandes cantidades de información acerca de los procedimientos y su contexto en cuanto a las condiciones y los posibles incidentes, desde las oficinas administrativas centrales hacia las regionales o locales y de ahí a los sitios de votación y viceversa. El método y la calendarización para difundir y recibir la información, son puntos indispensables para asegurar la consistencia, competencia y flexibilidad del servicio (sobre los métodos de difusión de información, ver Sistemas de Comunicación.)
