Consideraciones básicas
Los administradores electorales deben asegurarse de contar con una reserva adicional de personal para hacer frente a la posibilidad de que los funcionarios acreditados no acudan a la casilla el día de la elección, o en caso de que la casilla reciba más votantes de los esperados.
La organización y despliegue del personal durante este tipo de contingencia generalmente se instrumenta de manera más efectiva a nivel electoral local o distrital. Mientras más corta sea la cadena de mando, más ágil será la respuesta en una emergencia de personal. Mantener al recurso humano de reserva en un local centralizado podría dar como resultado una logística más compleja para llevarlo al lugar en que lo necesitan.
(Para obtener información sobre el reclutamiento de oficiales electorales adicionales para obesrvar contigencias el día de la votación, ver Personal de Emergencia.)
Ubicación del personal de emergencia
Las decisiones cruciales no se basan únicamente en la cantidad de personas que se reclutarán como recurso humano para emergencias (ver Personal de Emergencia), sino también el lugar donde se ubicarán durante las horas de votación. Se deberá buscar un balance de costo-eficiencia, considerando tanto los costos de personal y de logística, como la habilidad para cubrir rápidamente las emergencias de personal y mantener así un buen nivel de servicio a los votantes.
Los diferentes entornos, en términos de líneas de transporte, disponibilidad logística, áreas geográficas a cubrir y las necesidades del personal de contingencia, afectarán la forma en que se desplace dicho personal. Las soluciones posibles son las siguientes:
Se deberá presentar en cada casilla de votación un grupo pequeño de personal de contingencia: (Algunos ambientes en donde se discuten estos temas se presentan en Personal de Emergencia). La desventaja de esta modalidad es que limita la flexibilidad hasta cierto punto y es costosa. La necesidad de personal adicional generalmente no es igual en todos los sitios, sino que tiende a concentrarse más en unas pocas casillas de votación. Esta modalidad podría ser incluso un gran desperdicio de recursos, al tratar de prever el peor de los escenarios en todas las casillas.
Ubicación de los funcionarios de reserva en las oficinas de los jefes electorales distritales o en otras oficinas o centros de la autoridad electoral local. Si bien esto significa una gran flexibilidad para distribuir al personal hacia las casillas de votación que lo soliciten, su efectividad dependerá de la disponibilidad de transporte y del área geográfica que deberá cubrir cada oficina. El transporte deberá estar a la mano para tales emergencias -no sólo vehículos sino también sus operadores, quienes se asegurarán de regresar los vehículos a las oficinas para su uso posterior.
Asignar a miembros del personal de emergencia capacitado como asistentes de los supervisores itinerantes de campo (ver Otro Personal para la Logística Electoral ),, para que puedan ser reasignados a las casillas en caso de emergencia. Esto proporciona cierta flexibilidad de respuesta en las áreas de responsabilidad relevantes de los funcionarios itinerantes, quienes dispondrán de vehículos para viajar de una casilla a otra y por ello podrán realizar una adecuada detección de las casillas que requieran personal de emergencia. Esta modalidad se limitará a aquellas áreas que puedan ser cubiertas físicamente por los funcionarios itinerantes.
Contar con miembros del personal de emergencia localizables en sus casas por si se les requiere: Esto podría ser conveniente en aquellos lugares en donde los funcionarios provienen de la misma comunidad. Podría haber algunas ventajas económicas si a este personal se le pudiera pagar por llamado (al contrario del personal de emergencia que se reporta automáticamente y al cual se le paga, independientemente de si finalmente trabaja o no). Sin embargo, parece que esto sólo funciona efectivamente en lugares donde los sistemas de comunicación son confiables y donde son más comunes los medios privados de transporte (o donde el personal de contingencia vive cerca de las casillas de votación importantes), para que los administradores electorales puedan estar seguros de que el personal estará al alcance de una llamada telefónica durante las horas de votación.
Nombramiento del personal de emergencia el día de la votación
Los planes para las emergencias de personal también deben tomar en consideración el hecho de que las reservas de contingencia de funcionarios de casilla pueden ser insuficientes. Aunque con suerte esto no ocurrirá, los administradores electorales y el marco legal deben considerar esta posibilidad.
Podría utilizarse personal administrativo de las oficinas distritales electorales o de las oficinas de la autoridad electoral como funcionarios de casilla. Este personal tendría al menos la ventaja de estar familiarizado con algunos procesos de la votación. Sin embargo, esta fuente estará siempre muy limitada por lo que hace al número, y deberá evaluarse con mucho cuidado el efecto que tendrá su asignación a las casillas de votación sobre la suficiencia del apoyo administrativo que debe proporcionarse durante la votación.
Adicionalmente, el marco legal para la elección podría permitir a los jefes de las casillas nombrar funcionarios electorales adicionales el día de la votación, en circunstancias definidas tales como la incapacidad para trabajar de manera efectiva en la casilla debido al ausentismo, la fatiga o enfermedad del personal. Donde se hagan tales nombramientos, el jefe de la casilla deberá asegurarse de que estas personas firmen un contrato laboral, así como los lineamientos de conducta y compromiso de guardar secreto, o documentos similares que les sean requeridos a todos los funcionarios de casilla. Sería preferible que a este personal que no ha sido capacitado se le asigne a tareas menos complejas, tales como el control de salida o custodia de urnas. Los administradores electorales deberán asegurarse de que estas personas estén registradas en la nómina y en los registros de servicio.
Los nombramientos de este tipo deberán ser vigilados por la autoridad electoral para asegurarse de que están justificados y de que las personas contratadas son las indicadas por su imparcialidad para actuar como funcionarios de casilla. El presidente de la casilla buscará la asesoría del jefe del distrito electoral antes de tomar esta decisión. En ambientes altamente politizados es posible que no todos los participantes políticos estén satisfechos con la imparcialidad de tales nombramientos; por lo tanto, sería prudente tomar el camino más seguro, si bien más costoso, de un nivel más alto en el reclutamiento y nombramiento de este personal de reserva.
