Asuntos generales
Los sistemas eficientes de comunicaciones ayudan a que los observadores hagan evaluaciones informadas sobre las actividades de la elección. Los planeadores de la logística deben determinar la relevancia que se le debe conceder a la provisión de facilidades para la instalación de sistemas de telecomunicaciones en contraposición a sistemas más lentos, tales como el correo y las reuniones personales. Las restricciones presupuestales y tecnológicas pueden limitar la posibilidad de instalar sistemas de telecomunicación o un amplio suministro de equipo, como aparatos de radio y de fax; destinados a la observación. En estos casos, la disponibilidad y la confiabilidad de los sistemas locales se tornan muy importantes. La utilización de los sistemas de las fuerzas de seguridad puede proveer una comunicación confiable y con una amplia cobertura geográfica, sin embargo, se debe considerar el riesgo de perder confidencialidad.
Comunicaciones con el personal de campo
Los observadores de campo, particularmente en situaciones volátiles, siempre deben tener la capacidad de comunicarse con la oficina central de la misión; por lo tanto, la radio o los teléfonos celulares pueden ser necesarios en estos casos. El día de la jornada electoral, en cualquier lugar, es imprescindible que en los sitios de votación y, más tarde, en los centros de conteo, los observadores mantengan una comunicación permanente entre sí. Cuando los observadores están distribuidos en grandes zonas geográficas, los sistemas de comunicación elegidos deben ser funcionales de acuerdo con las condiciones climáticas y geográficas. Particularmente cuando se utilizan teléfonos celulares o radios, los sistemas deben ser probados exhaustivamente de manera previa para asegurar su funcionalidad en todos los sitios de operación.
Procedimientos de comunicación
Las comunicaciones eficientes requieren procedimientos regulados, ya sea por correo ordinario y reportes escritos o utilizando las facilidades de las telecomunicaciones. Toda la información sobre los planes y los procedimientos de las comunicaciones debe incluirse en los materiales y en las sesiones de capacitación para los observadores (ver Capacitación de los Observadores). Es vital que los observadores que operan bajo condiciones adversas o altamente peligrosas, estén bien capacitados sobre los procedimientos para las comunicaciones.
Estos procedimientos deben cubrir tanto los métodos como las formas de comunicarse. El personal administrativo necesita registrar y actualizar el directorio de comunicaciones, para que se pueda distribuir a todos los observadores la versión más actualizada. La fijación de tiempos regulares para establecer contacto y emitir reportes sirve tanto para los propósitos de información como para los de seguridad. Si se utiliza la radio, las señales de llamadas deben distribuirse lógicamente y deben estar estrictamente controladas.
Los formatos para los reportes por teléfono y radio deben definirse de forma tal que permitan:
- La identificación rápida del emisor.
- Una transmisión clara de la información.
- Darle prioridad a las emergencias.
Los procedimientos sencillos pueden evitar la obstrucción de las redes. Cuando la comunicación se realiza por teléfono o radio portátil, se deben establecer horarios para que siempre esté alguna persona atendiendo las llamadas mientras que los observadores están laborando.
