En la elaboración de manuales para efectos de logística electoral es necesario tomar en cuenta varios asuntos generales de diseño y contenido. Algunos de ellos tienen implicaciones presupuestales, así que el diseñador del manual debe tratar de proporcionar la mayor facilidad de uso al menor costo. Algunos de los temas a considerarse son:
Flexibilidad de formato. Un ejemplo sería la producción de manuales en formato de hojas sueltas para posibilitar la incorporación de cualquier cambio o agregado al material de capacitación.
La naturaleza y capacidades del público definido. El estilo ling¸ístico y la densidad del contenido deben ser adecuados para el tipo de personal que utilizará el manual. Algunas medidas que pueden facilitar la comprensión son el uso de un lenguaje sencillo y no jurídico, de representaciones visuales más que textuales, y el desglose de acciones complejas en pasos sencillos.
Costos de producción y distribución. Para facilitar la consulta, ¿es realmente necesario diferenciar las secciones en color, o basta con usar tipografía en negritas e índices claros? Según la vida esperada del manual ¿cuál es la necesidad real de durabilidad y peso de las cubiertas o portadas?
Tipo y extensión de la información requerida. ¿Todo el personal necesita una explicación detallada de sus funciones en formato de manual, o sería más fácil de entender -y menos costoso- producir listas de verificación de tareas para los que tienen funciones sencillas? ¿Se debe hacer un manual único de gran extensión, o el personal tiene funciones y papeles lo suficientemente diferentes para que valga la pena producir manuales separados, de menor volumen?
Volumen del tiraje
La extensión del tiraje dependerá de la economía, y tendrá como prioridad asegurar que todo el personal relevante tenga acceso al material de consulta necesario para desarrollar sus funciones de manera eficaz. Dada la gran cantidad de manuales requeridos para los oficiales de votación, es preferible que el organismo electoral acuda al servicio de un contratista, en lugar de imprimirlos internamente. Para manuales de menor tiraje, como los del personal administrativo de la logística electoral, una opción viable es la producción de un original y su reproducción en masa mediante especialistas en fotocopias, si existe la infraestructura necesaria.
La cantidad básica de manuales requerida para los oficiales de votación se determinará con base en el personal estimado, sin olvidar que las oficinas administrativas de logística electoral también necesitarán copias de los manuales utilizados en las mesas de votación. La mejor guía para la cantidad extra necesaria es la experiencia previa, pero se debe imprimir al menos 10 por ciento adicional, para usarse en sesiones de capacitación y en las mesas de votación. También se deben imprimir copias extra para responder a cualquier solicitud por parte de los partidos políticos, candidatos y el público en general, como parte de la promoción de la transparencia en la administración de la logística electoral.
Manuales de logística electoral
El organismo electoral debería producir manuales para:
También puede resultar muy útil producir un manual para los contendientes políticos de la elección (ver Manuales para Partidos/Candidatos), que delimite los marcos legales y de procedimientos, así como los derechos de partidos y candidatos.
Los observadores independientes requieren una guía para sus actividades. El desarrollo de un manual detallado para cada proyecto de observación ayudará a asegurar su calidad y consistencia (ver Manuales para Observadores).
Las fuerzas de seguridad involucradas en las actividades de logística electoral también necesitan una guía para su papel en el proceso democrático (ver Manuales para Fuerzas de Seguridad), la cual se puede incluir en sus instructivos operacionales.
