Enfoque en la información
Los manuales para los oficiales de votación no necesitan abarcar la misma amplitud de temas que los del personal responsable de la organización y administración de la logística electoral (véase Manual de Administración), pero deben cubrir cuatro áreas básicas:
- Información técnica sobre los procedimientos de votación.
- Asuntos de seguridad personal y de los materiales.
- Preservación de servicios y derechos del votante.
- Derechos y responsabilidades del personal, así como temas de administración y seguridad social.
Entre más simple sea el estilo de estos manuales, y entre más formatos simples de lista de verificación incluyan (ver Listas de Verificación), más probable será que los oficiales de votación los usen como apoyo para una toma de decisiones rápida y correcta bajo las condiciones de presión de la jornada electoral.
Contenido
Los temas específicos que deben cubrirse en un manual para oficiales de votación incluyen:
- El papel del oficial de votación, decisiones bajo su responsabilidad, y cuándo se debe acudir al consejo de personal con más experiencia.
- Salario, seguridad social, comidas, hospedaje, transporte, seguros, y otros derechos.
- Responsabilidades de acuerdo con el código de conducta del personal electoral (ver Código de Conducta del Personal Electoral).
- Responsabilidades relacionadas con la asistencia a capacitación y realización de actividades.
- Funciones previas a la apertura de la mesa de votación.
- Materiales que se entregan al personal y que éste debe conservar.
- Preservación de la seguridad de los materiales de votación, se estén usando o no.
- Instrucciones para el uso de cualquier equipo que vayan a utilizar los oficiales de la votación.
- Mantenimiento de la presentación y limpieza de la mesa de votación y los materiales.
- Información relacionada con el manejo de papeletas de votación (y cualquier sobre para papeletas utilizado), urnas, y descripción e instrucciones para el uso de máquinas de votar electrónicas o de otro tipo.
- Control de la entrada y salida de la mesa de votación.
- Personas autorizadas para estar en la mesa de votación.
- Mantenimiento del flujo y control de filas de votantes.
- Información y apoyo a votantes.
- Establecimiento de la identidad de los votantes y verificaciones requeridas para prevenir la falsificación y el voto múltiple.
- Uso y marcado correcto de las listas de votantes.
- Manejo de personas que no están en la lista de votantes.
- Entrega de papeletas y control de computadoras u otro tipo de máquinas de votación.
- Procedimientos para mantener el secreto del voto dentro de la mesa de votación.
- Manejo de papeletas (o sobres de papeletas, cuando son artículos contables) arruinadas, rechazadas, desechadas o canceladas.
- Seguridad de las urnas.
- Derechos de los votantes en la mesa de votación.
- Derechos y responsabilidades de los representantes de partidos y candidatos, y observadores independientes en la mesa de votación.
- Problemas comunes en las mesas de votación y soluciones estándar.
- Procedimientos para la conciliación y empaque de materiales, y su envío o preparación para el escrutinio, después del cierre de la votación.
- Papel de las fuerzas de seguridad.
- Procedimientos en casos de emergencia, accidente o suspensión de las elecciones, y medidas de seguridad personal.
(Para ejemplos de manuales, ver Preparation for Elections Manual - Trinidad and Tobago , Returning Officer's Manual - New Zealand, 1996 , Guide for Polling Day Staff - New Zealand, 1996 , Election Judges Manual, Paper Ballots, USA, Illinois , Election Handbook - USA, Indiana 1996 , Polling Official Duties - USA, Chesterfield County , Instructivo para Oficiales de Votación - Costa Rica 1998 , Poll Workers Manual - Elections Canada y Poll Workers Handbook - South Africa . Para ejemplos de manuales para el personal de las mesas de votación en los que se utilizan diversos tipos de sistemas electrónicos o mecánicos de voto o escrutinio de votos, ver Election Judges Manual, Machine Voting, USA, Illinois , Election Judges Manual, Optical Scanner Voting, USA, Illinois y Election Judges Manual, Punch Card Voting. USA, Illinois . . Para un ejemplo de manual para oficiales de mesa de votación que trate de cuestiones que pueden surgir con los votantes, ver Ifes Precinct Election Handbook - Russia .)
Si dentro de una mesa de votación se asignan funciones jerarquizadas en distintos niveles de destreza o responsabilidad, sería recomendable tener manuales separados para las diversas categorías del personal. Esto sirve para minimizar el riesgo de confusiones, y permite que aquellos funcionarios, cuya posición requiere de mayor escolaridad o habilidades, cuenten con una orientación más detallada. (Para ejemplos de estos manuales, ver Polling Place Procedures, General Staff, Australia y Polling Place Procedures, Specialist Staff, Australia .)
Presidentes o administradores de las mesas de votación
Puede ser recomendable prepararle a los presidentes o administradores de las mesas de votación un manual por separado, toda vez que sus responsabilidades suelen comprender funciones adicionales o de mayor jerarquía para las que puede ser de utilidad contar con orientaciones complementarias, sobre aspectos como:
- Administración, capacitación y bienestar del personal.
- Establecimiento y mantenimiento de la presentación de la mesa de votación.
- Control de quejas e impugnaciones.
- Seguridad y rendición de cuentas sobre todos los materiales y de la mesa de votación.
- Control de los registros de votación y de los informes de la mesa de votación.
- Relación con los administradores de la logística electoral y otros organismos.
- Papel en la selección del personal y del sitio de votación.
(Para un ejemplo de manual para presidente de mesa de votación, ver Polling Place Management Procedures - Australia .)
Si el escrutinio de papeletas es realizado en centros de escrutinio específicos y no en la mesa de votación y por personal distinto, es necesario elaborar manuales de escrutinio por separado. Si se lleva a cabo en las mesas de votación, los procedimientos correspondientes deben incluirse en el manual para oficiales de votación.
Oficiales para votación especial
El personal de las instalaciones para votación especial (ver Procedimientos de Votación) tendrá funciones muy específicas de acuerdo con la modalidad de voto que se emplee. Si hay diferencias considerables entre sus procedimientos y responsabilidades respecto a los del personal en una mesa ordinaria, es recomendable producir manuales separados para asegurar la claridad y precisión de las instrucciones.
Unidades móviles de votación
Los oficiales de las unidades de votación móviles (ver Otros Preparativos Especiales para la Votación), especialmente si operan durante más de un día, tendrán funciones específicas adicionales relacionadas con logística, seguridad y conciliación de materiales, y -frecuentemente- con procedimientos como voto anticipado o en ausencia (ver Voto en Ausencia y Voto Anticipado). (Para ejemplos de manuales para unidades de votación móviles, ver Mobile Polling Procedures, Electoral Visitors, Australia y Remote Mobile Polling Procedures - Australia, 1996 .)
Voto en el extranjero
Cuando el voto se emite en mesas de votación instaladas en el extranjero (ver Voto en el Extranjero ), los oficiales tendrán funciones específicas relacionadas con suministro y devolución de materiales y la administración del voto por correo o voto en ausencia. (Para un ejemplo de manual para oficiales a cargo de mesas de votación en el extranjero, ver Instructions to Overseas Issuing Officers, New Zealand .)
Voto anticipado
El voto anticipado (ver Voto Anticipado), ya sea por correo o en persona, también está sujeto a procedimientos distintos, relacionados con la identificación del votante, el uso de listas de electores y la determinación de la papeleta correcta a entregarse. Además, usualmente es necesario que el votante llene un sobre para la papeleta de votación, que posteriormente permita revisar y validar su elegibilidad. (Para ejemplos de manuales para voto anticipado, voto en ausencia y voto por correo, ver Pre-poll Voting Procedures - Australia, 1996 y Polling Place Procedures, Specialist Staff, Australia . (Para un manual detallado para oficiales de votación encargados del voto anticipado, desglosado en archivos por capítulo, ver Early Voting Handbook, USA, Texas: Early Voting , Early Voting Handbook, USA, Texas: Clerk's Duties , Early Voting Handbook, USA, Texas: Office Hours , Early Voting Handbook, USA, Texas: Mail Voting , Early Voting Handbook, USA, Texas: Mailing Ballots , Early Voting Handbook, USA, Texas: Ballot Receipt , Early Voting Handbook, USA, Texas: Signatures , Early Voting Handbook, USA, Texas: Fpca , Early Voting Handbook, USA, Texas: Ballot Applications , Early Voting Handbook, USA, Texas: Attendance Ballot , Early Voting Handbook, USA, Texas: Locations , Early Voting Handbook, USA, Texas: Special Types , Early Voting Handbook, USA, Texas: Challenges , Early Voting Handbook, USA, Texas: Fail Safe Voting , Early Voting Handbook, USA, Texas: Poll Watchers , Early Voting Handbook, USA, Texas: Ballot Board y Early Voting Handbook, USA, Texas: Supplies .)
Referendos locales
En algunas circunstancias, cuando se llevan a cabo referendos locales al mismo tiempo que las elecciones generales u ordinarias, la elegibilidad para participar en ellos puede estar restringida a determinadas áreas geográficas o sectores de la población. En estos casos, más que incluir instrucciones para el referéndum en todos los manuales para oficiales de votación, resulta más eficaz producir un manual específico para las mesas implicadas. (Para un ejemplo de manual para referéndum de elegibilidad limitada llevado a cabo en conjunción con una elección general, ver Guide for Local Restoration Poll Voting, New Zealand .)
